【讲义】办公室环境的优化与维护.pdf

公开场合不大声喧哗：维护办公室的安静环境。 #生活技巧# #工作学习技巧# #职场礼仪教程#

办公室环境的优化与维护 办公室环境是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。从广义 上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公室环境 是指一定的组织机构中的办公室所处的环境,它包括自然环境和人文环境。 一、办公室环境的构成要素 办公室环境主要包括硬环境和软环境两部分。 （一）硬环境 硬环境主要包括办公室(会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备 及室内布置等外在的客观条件。 1.绿化环境。应在办公室摆放一些鲜花或绿色植物，摆放位置应以不妨碍视 线交流及人员活动为宜，尤其不应摆放在行走必经之地，如过道上。室外环境也 不能忽视，要做好绿化工作，绿草铺地或种植花木。 2.空气环境。主要是做好室内通风和空气调节的工作。空气环境由办公室中 空气的温度、流通、湿度与清洁4 个基本因素组成。空气环境的好坏，直接影响 该环境内人的行为和心理。要做到通风换气条件好，室内相对湿度、温度合理， 在经济条件许可的情况下，可安装通风、空调设备，遮阳隔热设施及湿度调节装 置。提倡在办公室或会客室内不吸烟。 3.光线环境。办公室人员的许多工作主要在室内进行，室内的光照应以自然 光源为主，人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。尽可能将会客室安排在面南 的方向，如担心光线直射，则可设置百叶窗或窗帘予以调节。使用人造光源时， 最好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯或地灯，特别是不要以之直接照射来宾。 4.声音环境。为使人们的工作不受干扰，会客室或办公室及周围的环境应该 保持肃静、安宁。此外，在室内布置上也应适当考虑以下几方面：地上可铺放地 毯，以减少走动的声响。窗户上可安装双层玻璃，以便隔音；茶几上可摆放垫子， 以防放置茶杯时出声；门轴上可添加润滑油，以免开关门时噪音出现。 （二）软环境 软环境主要包括办公室的工作气氛、人员的个人素养等社会环境。 办公室工作是要由人来做的，工作效果的好坏，人的因素很重要。因此，软 环境准备要注意以下两点： 1 1.改善工作场所的人际环境。办公室工作人员要目标一致，行动统一，有较 强的凝聚力，只有这样大家才能不计个人得失，互为支持，配合得当，共同完成 各项日常工作，即创造“人和”的环境。要职责明确，各尽其职。 2.提高办公室人员个人素质。办公室人员一方面要加强道德修养，另一方面 要提高礼仪修养，要具有能与各种不同类型的人打交道、共事的本领。 二、日常环境的管理 日常环境的管理包括3 个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公 室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。 （一）保持你所参与的公共区域整洁 1.要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时 通知保洁员进行打扫和清理。 2.正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁， 发现问题自己动手或及时找人维修。 3.对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、 文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。 4.注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的 有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。 （二）保持你的上司的工作环境的整洁 1.经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、 博古架和各种陈设要保持清洁。 2.每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适 合上司习惯的温度和湿度。 3.经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放， 将一些无用的文件及时清退或销毁。 4.对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生 机；对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 5.上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 6.经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理， 时刻保持良好的状态。 2 （三）整理个人工作环境 办公桌是每一位办公室人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时， 既要使自己感觉舒适，又要保持桌面

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