济南达内培训丨产品经理需要掌握的4种有效沟通工具，你都知道吗？

发布时间：2024-11-18 14:36

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产品经理是个路由器,沟通时间占工作时间的比例很大,产品经理如何利用沟通工具完成有效沟通、提升沟通效率,是今天要讨论的话题.

我以前有个刚工作不长时间的需求同事小路,不爱说话,和研发同事讨论需求用飞信,啪啪的打字效率远远比不上直接用语音来得快.

最关键是和他沟通的研发同事就坐在旁边的几米处,能几分钟说明白的事情,两个人用即时通讯工具聊上半个小时才能聊清楚,这种情境下,用文字沟通不但效率低,还可能会影响沟通质量.

他们之所以喜欢用这种沟通方式,可能有两个原因,一个是性格都太内向,不爱说话,另外一个原因就是喜欢用啪啪打字的方式营造一种努力工作的表象.让自己的主管可以看到自己在非常努力的工作.

作为一个需求人员或产品经理可能用到的沟通工具有电话、邮件、即时通讯工具、会议、私聊等.不同的沟通工具使用的沟通场景不一样,所以一个产品经理应该学会正确、有效的使用沟通工具.

1、电话

电话沟通的场景:时效性要求高,希望马上得到沟通结果;短时间沟通,一般不超过15分钟.

比如作为需求人员在现场和用户沟通需求,如果用户提出了很多不合理的需求,可能会影响研发进度,这个时候你需要第一时间和产品经理通过电话说明大概的情况,详细的见面在聊.

比如你发了一个会议通知或者非常重要的邮件给大家,需要大家必须回复邮件或者必须参会,则需要跟一个电话,确保通知到每个人.

2、即时通讯

现在即时通讯工具的沟通功能很多已覆盖了电话,是不是可以取代电话?目前来看还不行,这类工具还是有流量的费用,你不确定对方是否喜欢通过这种偶感你方式沟通,另外不太熟悉的人之间甚用这类工具.

需求在现场,研发在公司,一些需求或者方案的讨论就通过即时通讯工具组织大家来完成,效果非常好.

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另外即时通讯工具还有一个发语音的功能要慎用,因为不太确定对方是否方便听语音,另外语音对听的人而言获取信息的效率会比较低,不如直接看文字快.如果内容很多就改用电话或者微信电话沟通,只有一种情况可以发语音,对方发语音给你,你在方便的情况下可以发语音给对方.

即时通讯还有一个用处就是组建项目群,开会通知、问题广播、快速的文件共享都可通过这种方式来完成

即时通讯工具,但实际上并不是真的如电话一样实时,主要的应用场景如下:熟人间的问题讨论,时间可长,可短,可以用来组建项目群,但需要慎用发语音的功能.

3、邮件

邮件的主要作用是用来做非实时的沟通.

比如在做需求评审前,需要发一个会议通知给相关人员,同时带上需求说明书和原型的附件.需求评审完成后也需要将评审的结果形成会议纪要,通过邮件的形式发给相关人员.

邮件的特点就是知会,建议发邮件时根据邮件的重要性在邮件标题上加上特殊标记,以引起收件人的注意,而且写邮件时要注意在正文中把关键的文字突出展示,特别是涉及到针对某个人的事情,一定要高亮显示.

目前针对比较重要的邮件一般都会发完邮件后再跟一个微信通知或电话通知,这样才能保证信息到达.

邮件还有两个比较重要的功能抄送和暗送要学会使用,哪些人是主送,哪些人是抄送,一定要搞清楚,主送的人是要重点关注,甚至要对邮件进行回复,抄送的人只是知会.

暗送这个小功能有一些使用的场景,但要慎用,如果你把一个投诉团队成员的邮件暗送给领导,看起来是给了团队成员面子,但是领导如果在不知情的情况下回了邮件,就比较麻烦了.

4、会议

会议是针对细节问题进行讨论的沟通方式,主持会议的人要对开会议程和开会时间进行控制.

常见的的会如需求/方案评审会、每日站立会议、产品周例会,开会时要指定一个人做会议纪要(每日站立会议一般不需要),会后将重要的结论形成会议纪要发邮件给大家.

现在越来越多的远程协作,这个时候做需求评审可以通过远程桌面的方式进行沟通,再配合类似微信这样的即时通讯工具,沟通效果会更好.

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