流程自动化：提高效率的关键

发布时间：2024-11-19 10:52

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什么是流程自动化？

流程自动化是指利用软件和技术，自动执行业务流程和职能，从而实现既定的组织目标。

流程自动化概览

什么挑战让当今的业务领导者夜不能寐？首先，市场竞争空前激烈。再者，市场期望不断提高，客户需求瞬息万变。为了赢得竞争优势并实现快速发展，企业需把握任何潜在的优势。这不仅涉及提升竞争力和盈利能力，还包括增强企业的韧性和敏捷性。流程自动化正好能助企业一臂之力。

如今，越来越多的企业拥抱流程自动化，将其作为一个得力工具，帮助他们提升竞争力和盈利能力。事实上，根据 Gartner 近期对全球行业领导者进行的一项调查，80% 的受访者将自动化作为一项核心业务优先事项和成功策略。

流程自动化定义

流程自动化，是指利用软件和技术自动执行业务流程和职能，从而完成既定的组织目标，例如生产产品，招聘和启用员工或者提供客户服务等。

借助流程自动化，企业能够以更简单、更快速的方式，提升业务效率和敏捷性。观看演示视频，了解如何在不编写代码的情况下构建工作流并自动执行任务，以及如何利用预构建内容快速入门。

起初，业务流程自动化 (BPA) 只是业务流程管理 (BPM) 这个大领域中的一个分支。BPA 侧重于通过接管耗时的重复性任务，提高后端生产力。但现在，BPA 不再只是 BPM 的一个组成部分，它已经成为 BPM 背后的推动力，也是数字化转型之旅的核心基石。在 AI 和机器学习等技术的双重加持下，数字化转型就意味着，现代业务流程自动化的范围和可扩展性几乎没有限制。现代化的 BPA 解决方案可以同时与前端和后端应用相集成，从而简化各个流程，包括供应链、HR、财务和客户服务等等。

业务流程自动化示例

要实施流程自动化，最好不要选择临时性或一次性活动或任务。这项技术更适合处理那些具有明确步骤、顺序和规则的重复性任务。自动化可确保每次都能正确无误地执行业务流程，包括安排相应的人员，遵循正确的顺序，参考正确的信息，以及在规定的时间内完成。要通过减少冗余任务和活动来提高效率，第一步就是对业务流程进行规划和建模。尽管企业的流程自动化优先事项各不相同，但以下领域通常能从流程自动化中受益。

招聘：流程自动化工具有助于简化各种招聘活动，包括快速高效地上传简历和推荐信，迅速处理各项评估、拒绝或跟进活动，让你能够锁定并录用优秀人才。

员工入职和培训：从记录处理到合规与培训，流程自动化有助于简化各种招聘和入职任务。得益于此，企业能够更快培养出敬业且高效的员工。

付款和薪资核算流程：过去几年间，在多个地区工作的零工和远程员工数量激增。自动化流程可帮助企业简化常规的薪资核算活动，以及面向承包商和外部供应商的付款活动。

员工排班：管理员工排班本身就是一项挑战，而要协调多个地点和部门的排班则更是复杂。通过实时同步各部门的休假和出差信息，企业能够及时调配人力填补空缺，同时支持 HR 和薪资核算团队更有效地执行自动化管理任务。

简化并统一开票流程：虽然理论上发票生成应该是会计部门的职责，但实际并非总是如此。自动化的开票流程有助于减少错误、避免会计“混账”，甚至降低法律风险。

客户体验：在竞争激烈的市场环境中，如果你的客户遭遇困扰和延误，他们会比以往任何时候都更容易流失。流程自动化有助于打造更加个性化的客户体验，并快速、准确地引导客户完成各项流程。

合规与监管任务：各种业务流程都应遵守合规与监管要求，这一点至关重要。流程自动化解决方案会生成日志文件并留下可见的数据线索，更方便企业实时监控和审查这些活动。例如，在允许维修人员进入发电厂工作区域之前，管理人员可以确认所有可能存在危险的系统均已成功执行并记录了必要的停机安全协议。

核心 BPA 技术

机器人流程自动化 (RPA) 解决方案和工作流自动化解决方案是所有数字自动化转型的核心。

机器人流程自动化 (RPA)

RPA 并不是你在装配线上看到的那种实体机器人。事实上，RPA 工具和机器人被整合到业务系统中，目的是自动化和简化各种任务和互动。RPA 是 BPA 的主要组成部分。它涵盖了各种软件和机器人，这些软件和机器人经过编程，可以模仿和复制人类操作，完成重复性的业务任务。RPA 软件机器人可以进行系统导航，读取并输入数据，还能执行各种基于规则的任务。

工作流自动化

工作流自动化常常与 RPA 互换使用，但这并不准确。工作流自动化可以定义为按照既定的业务规则让工作相关活动中的任务、文档和信息流独立执行，通常是指整个工作流中的特定任务。

流程自动化中用到的一些技术和术语

流程自动化可以非常简单，简单到只包含几项核心任务，也可以是更高级别的智能流程自动化 (IPA) 和超自动化的一部分。下面列举了一些实现流程自动化卓越成果的方法和技术：

超自动化超自动化本身并不是一项技术，而是企业为尽快识别、审核和自动化尽可能多的业务流程和 IT 流程而采取的一项战略举措。因此，超自动化需要集成和协调多种技术、工具和平台，其中包括 AI/ML、RPA、现代 ERP 系统以及低代码/无代码开发工具。

智能流程自动化 (IPA) 麦肯锡 (McKinsey) 对 IPA 的定义是“将基础流程重设计与机器人流程自动化和机器学习相结合的一套新技术”。IPA 利用 AI 和下一代工具增强业务流程，帮助企业自动执行并简化可复制的重复性常规任务。这意味着，IPA 不仅可以模仿人类活动和任务，还能学习如何去做这些事情。AI 和认知技术可将决策功能整合到基于规则的自动化流程中，从而提高员工的绩效，加快速度、降低风险并改善客户体验。

低代码/无代码自动化低代码/无代码 (LCNC) 是指配备拖放功能、可视化工具和大量预构建内容的应用和集成工具。借助 LCNC 工具，即便是编程/代码技能有限甚至为零的用户，也能基于丰富的相关主题专业知识构建自动化流程。但是，LCNC 自动化技术也配备了强大的防护措施，确保 IT 团队能够实现全盘治理，并确保任何新的自动化流程或应用都能顺利集成到系统中，从而满足最严苛的安全与合规标准。

大数据大数据的“大”不仅仅是数据量大。定义大数据的标准有很多，数据量只是其中之一，除此之外还有复杂性和速度。结构化数据采用线性格式，就像我们在电子表格中看到的那样。所有数据按照列或行整齐排列。而非结构化数据可能包含较少的可量化信息，例如客户反馈、电子邮件、视频或图像。根据定义的业务规则，或利用人工智能和机器学习功能，可以集成大数据并将其直接用于业务流程自动化。然后，这些集成的数据可用于指导决策，加快流程，并减轻重复任务和评估的负担。

人工智能 RPA 技术最适合处理结构化数据，但很多非常有价值的洞察和情报都隐藏在半结构化和非结构化数据中，例如扫描的图像、网页、PDF 文档等。AI 技术能够处理这些半结构化和非结构化数据，并将其转化为结构化格式，方便 RPA 理解和使用。

自然语言处理 (NLP) 最先进的 NLP 聊天机器人不仅能从人类语言的信息内容中学习，还能学会解读语境和语气。在流程自动化中，NLP 工具有助于更好地指导互动，并解答内部和客户的标准查询。

机器学习大数据可提供机器学习技术不可或缺的海量数据，帮助它们制定决策。当机器学习（以及为其提供支持的算法）与 RPA、AI 及其他工具（如 NLP）集成时，就能识别趋势和模式，并从数据和人类用户那里不断学习。这样一来，流程自动化的准确性和实用性会大幅提高。

智能 ERP 系统多年来，企业一直使用 ERP 系统来管理并协调其日常事务和财务任务。但如今的 ERP 系统功能经过不断发展（在 AI 和机器学习技术的双重加持下），几乎可以为企业及其运营的各个领域提供智能洞察和支持。很多自动化功能甚至早已成为现代 ERP 系统的一部分。

业务流程自动化的好处

企业实施流程自动化的最大驱动因素在于，通过提高速度和效率，更好地拥抱敏捷性和创新，他们能够获得明显的收益。这些收益包括：

提升整体业务结构的敏捷性和韧性

提高运营效率，包括缩短周期时间和提高首次正确交付率

通过更直观的数据跟踪和监控，增强合规性

减轻缓慢的手动流程造成的负担，让员工有更多精力和时间去创新和发展

在企业内开展实时协作，加强团队合作，提高员工满意度，帮助员工成功

提高客户服务质量并缩短响应时间

流程自动化：数字化转型之旅的后续行动

实现端到端流程自动化，是数字化转型成功的重要一环。最近，麦肯锡对成功实现业务流程自动化目标的行业领导者开展了一项调查。他们发现，几乎所有成功案例中都出现了三个共同的战略要素：

自动化必须作为整个企业的战略优先事务，而不只是孤立地用于处理一些零散的流程流程自动化的重点是让技术服务于人类，而不是让人类受制于技术目前的市场环境尤其不可预测，因此企业必须高度关注可扩展性，这对流程自动化的持续成功至关重要

就像所有业务转型一样，流程自动化无需一步到位。最关键的第一步，就是做好准备应对变革，并向全体员工清晰传达既定的目标和里程碑。

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