4类典型日程表，一看就会的时间管理tips

日程表中的会议时间管理技巧 #生活技巧# #组织技巧# #日程表设计#

大象按：衡量时间的价值，不在于长度，而在于质量。同样的时间管理方法，效果却因人而异，比如老板常用的日程表，对员工来说就不太合适。

今天大象邀请了秋叶PPT创始人@秋叶 ，解析四种典型日程类型，分享他的时间管理经验。希望能帮你走出时间管理误区，拥有可自由支配的效率人生。

不同情况的人，如何搞定日程管理？

我为你总结了4类典型日程安排范例，其中一定有适合你的，希望能帮你量身定做自己的日程表，做好时间管理。

你是哪一类呢？

第一类：被单位安排得明明白白的人

这种人的工作时间非常流程化，要做的事情都是定好的，没什么自由空间。例如银行工作人员、流水线工人等等。

先来分析一份银行柜台职员的日程表，到底哪些时间是可以利用的？

如图所示，真正能利用的时间，是路上4小时的通勤时间。

所以我们的建议1是：把每天4小时的通勤时间利用起来。

建议2：节约到单位的时间

建议3：争取转岗或换工作

一般情况下，往返上下班时间低于2个小时，这是一个人有幸福感的上下班时间。一旦超过2个小时，幸福感会急剧下降。

另外，我们要考虑到，像这样的工作，本质上是流水线，长期很难有好的发展。所以我们应该积极地提升自己，想尽一切办法，比如在周末时间或通勤路上，抓紧时间提升自己，然后跟领导谈是否可以转岗或晋升。如果看不到前途，那你可能需要考虑换一份工作了。

第二类：被客户/领导搅得不明不白的人

这种人的工作有一定的自由度，但突发的事情很多，规划好的日程经常被领导或客户搅乱。如培训师、设计师等等。

来看一份秋叶PPT团队的设计师/培训师 伟崇的日程表：

你会发现他的日程表安排得特别好，从早到晚，看上去很不错，但有一个比较大的问题是：日常排得太满了，完全没有预留空档时间去应对各种计划之外的事。

如果客户打了个电话，要求伟崇下午必须到现场改PPT，这样就会打乱他的计划。那该怎么办呢？

对此我的建议1是：每天的日程，预留出一段“看电影”的时间

什么叫看电影的时间？

如果想应对很多突发的事件，我们就得留下余量。 一部电影一般是1.5小时~2个小时，检查一个日程表合不合理，最简单的就是，你是否留出了一段看电影的时间，空着不安排？

所以我们常说，每天工作8小时，实际上如果能将6个小时排进去、安排好，按质按量完成，那么你的产出其实就是合格的。还有2个小时用来对付各种各样的意外状况。

如果预留出来的“电影时间”没有被干扰，那么你不仅可以用这段时间来学习，还可以用它来完成真正值得做的重要的事。

建议2：活用长周期的日程

如果你的时间，被计划外的工作打断，那么你要学会在长周期里面，将工作安排进去——看下你的长周期日程表，哪些工作是可以在日程表里进行腾挪的。

需要注意的是，我们可以延迟工作，但不能拖延这些工作的截止日期。

建议3：善用利用碎片时间

伟崇应该把一些不重要的事情想办法用碎片时间完成。

第三类：有一定自由，又有一定不自由的人

如领导、老板等。

可以来看下我的日程表：

这样密密麻麻的日程，我自己看着都害怕，那怎么合理安排呢？

建议1：把自己的时间，分配给真正有价值的大目标上

建议2：日程表要与精力周期匹配

在精力好的时间段，一定要做更重要的事情。

建议3：列出计划内的任务清单

把你计划内的要完成的所有任务用清单列出来。

建议4：依然是留出一部电影的空档时间

可以是2个小时，或者是零碎时间加起来有2个小时，用于应对突发情况。

第四类：

你的日程都是你的，但往往把它荒废的人

大学生的时间很自由，一旦这个学期的课很少，或者遇上寒暑假，有些人就放羊，把时间荒废掉了。例如学生、自由职业者等。

（此处没有日程表）

为了不让这些日程荒废掉，你该如何安排？

我的建议1：规律作息，保证精力管理的后盾

所谓的“精力管理”——不管你现在有没有工作的压力，你都应该给自己一个有规律的生活。

建议2：将目标进行拆解，排进日程中

一定要给自己找点事情做，千万不要因为没有压力，就不给自己一个明确的、有产出的目标，否则很容易颓废、做什么事都提不起劲

建议3：根据目标，专攻技能

如果你有明确的目标，却又发现你离目标有能力上的差距，那就赶紧学技能。

如果做到这些，你的时间就不会轻易浪费了。

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