我自己实践了三年的高效能人士第四代日程管理丨识堂推荐
《高效能人士的自我管理》:提升自我效能与时间管理 #生活常识# #时间管理建议# #时间管理书籍推荐#
大象按:制定计划、编制自己的日程表是时间管理、提升效率的一个好方法。那么实用又清晰的日程是什么样子的呢?应该如何制定呢?如何将日程糅进日常实践呢?让我们来看看 @橙子虾 在印象识堂分享的“第四代日程管理”心经。
今天文章的核心就是围绕着第四代日程管理。
那,什么样的日程才叫做 “第四代日程” 呢?
而第四代日程管理的实践步骤又是怎么样的?
最后第四代日程管理发挥作用的核心思维是什么?
如果你熟读《高效能人士的七个习惯》,会发现我所讲的和书籍原文有少许出入,那是正常情况, 因为当中有些是我个人的实践经验和思考。
为什么叫第四代日程管理
我写的初稿原本是直接进入“如何上手第四代日程管理”的。
不过自己阅读下来,发现不铺垫第四代日程的由来,是有点难理解为什么是叫第四代日程管理,而重点又在哪里。
所以,这里花几百字来讲明白每一代日程管理的方法和核心,以便大家区分和理解。
如字面的意思叫第四代,那就存在第一代、第二代、第三代。
第一代:着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。核心:把事情写在纸上是用于抵抗遗忘的,生怕自己忘记做某件事情。
第二代:强调备忘录与日历结合,反映出时间管理已注意到规划未来时间的重要性。核心:给上面写好的备忘录,加了一个时间限制,让自己知道某件事情应该在什么时候完成。
第三代:依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再制定逐日实现目标的计划,将时间、精力根据计划来分配,争取最高的效率完成目标。核心:事件和时间都有了,增加一个事件紧急程度的原则,就可以所有重点地工作。
第四代:以个人为出发点为最高原则,明确自己在社会中的所有角色,以角色要达到的目标来指导日程的安排,实现平衡自己生活中的各个方面。核心:利用人生各种角色的目标指导日程排序,能使每件日程最大限度地与自己的价值观一致。
将以上的各代日程管理概括起来就是:
第一、第二代都是工具性指导原则。先是用纸和笔记下来,再放到日历中,明确一件事在什么时间完成。
第三、第四代则是思维性指导原则。除了依然会用到第一、二代的工具之外,主要是区分事件的重要程度,再用个人的目标价值和事件紧急程度结合,权衡取舍,在生活和工作之间取得平衡。
理解什么叫第四代日程管理之后,下面开始讲解有效上手第四代日程管理。
还是从模仿开始学习第四代日程管理
书中原文是这样说的:
第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题,那么可以把自己想到的先记下来。 作为一个个体,你有属于自己的各种角色。你可以写下自己在家庭的角色:丈夫或妻子、父母或母亲、儿子或女儿…… 列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情,还可以将自己再教会或者社区事务中的角色也写出来。
按照这个说法我们可以试着把自己身处工作中的职位写出来:新媒体编辑、平面设计师、程序员、部门主管、副总经理……
还有一些我们家庭中扮演着的角色:儿子、女儿、男朋友、父母亲……
如果是我自己的话,目前的身份是这样的:
@印象笔记的思维导图
明确好自己目前的关键身份角色后,就可以根据每个角色建立相应的事件收集箱,这和GTD公开的收集箱相似。唯一的区别是我们预先就知道这个事件,将会是由哪个身份来完成。
这里使用的收集箱形式,可以是纸笔、笔记软件、日程软件、清单软件……
而我的习惯是使用笔记软件,为何是笔记软件?因为我有时候会有大量的文字编辑。如果你甚少编辑,更注重的是提醒与执行,建议使用清单类软件。
下方是我最近一直在使用印象笔记的清单视图:
@印象笔记清单视图
除了印象笔记清单,你还可以选择微软ToDo、嘀嗒清单、ios的提醒事项等等。
分类收集事项看似平淡无奇是吗?不就是一个分类收集吗?这有啥呢?
来到这里依然是工具性的指导原则,还停留在收集的阶段。而收集通常就是这么枯燥无味的,因为还没有权衡各个事件的优先次序。
接下来的才是重点,事件的优先完成次序是根据一个怎么样的原则来判断的?真只有四象限时间管理吗?
@四象限时间管理
原书《高效能人士的七个习惯》是这样提及的,首先是第四代日程管理方法的六个标准:
和谐一致: 个人的理想于使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致; 平衡功能: 管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面; 围绕中心: 理想的管理方法会鼓励并协助你,注重于虽不紧急却极重要的事; 以人为本: 个人管理在于人,不在事; 灵活变通: 管理方法并非一成不变,视个人作风与需要调整; 便于携带: 管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。
其次是自我管理的四个步骤:
确认角色: 就是要写出你自己的关键角色; 选择目标: 思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事; 安排进度: 为每一项目标安排具体的实施时间。 每日调整: 根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当的调整。
说了那么多书上的原话,看起来不懂啊!
是的,其实我刚开始的时候也觉得这些说法很虚。后来实践了很长一段时间,并反复思考了里面的一些指导性原则,才明白下面的这两个在原则很有可能就是第四代日程管理的核心。
而用人话概括上面的内容,是两个权衡日程优先次序的原则:
一、若事件的完成时间越长,则该事件相对越复杂,又或者本身就是一件硬性规定的长时间事件。
这类事情,适合拆解成各个步骤,衡量每个步骤的时间,再将每个步骤放进有空时间的日程表里,按照进度完成,但总的完成时长不变。
如图示:
如:该事件完成的总时长为16个小时,那拆分为步骤1、步骤2、步骤3、步骤4、步骤5。
最后5个步骤被安排在不同的日子,总的完成时间依然是16个小时。
二、影响的维度分两个,范围越大越重要,时长越长越重要。
如一件事项影响自己之外,每增加一个影响范围,就越优先;
如一件事在一个影响范围上,影响的时长越长,就越优先。
影响范围图示:
我们通常思考一件事该如何安排时,过于专注该事件可能会导致我们忽略了该事件对其他人的影响,从而造成不必要的麻烦,甚至是伤害。
因此当我们思考一件事该如何安排时,先想想这件事会影响哪些人,是同事、是朋友、还是家人?
影响时长图示:
除了考虑被影响到的人,还要想清楚该事件的影响时长。
好比,我以前决定要注册安全工程师。无发生任何违规事情的话,证书是一辈子的,同时这个考试是一个硬性规定长时间事件。
它既符合影响时长越长越重要,又符合硬性规定长时间事件,因此它在我这里就显得很重要了。
这个考试就适合拆解的方式,各个阶段分开学习、复习、二次复习、真题模拟等,放进有空闲时间的时段里,一点一滴地完成。
看到这里,你是不是想问,真的会有人这样“机械化”地思考吗?真的有用吗?
你们知道有一本书叫《奇特的一生》吗?
主人公每做一件事都会记录起止时间,天天都记录,直到有一天在心中就能对时间精准把握。
我以前也曾效仿过,你看看这些记录:
@完成并封存的笔记
@项目完成时间记录
@项目完成时间记录
@项目完成时间记录
以上是我以前还在做消防系统设计的时候做的记录。
起初是觉得毫无意义的,但仍然天天坚持这种笨拙的方法。越到后面就越容易掌握自己的工作,不再担心时间够不够。
当一个项目发到手上的时候,在脑海中浮现的不是以前满是抱怨的操作,而是一个个被拆解的步骤与时间,胸有成竹大概也是这样的感觉吧。
后期公司重回正轨,便升任至部门主管,也是靠着这些累积下来的经验,才让自己对工作和生活更加得心应手。
第四日程管理的核心思维是什么?
刚才有点说远了,接下来我们回到整篇文章的核心。
第四代日程管理的核心思维是什么?
这里我仅能代表自己的理解,不代表史蒂芬柯维先生的本意。
首先回顾上一章节说到的两个权衡的原则:
一、若事件的完成时间越长,则该事件相对越复杂,又或者本身就是一件硬性规定的长时间事件。
二、影响的维度分两个,范围越大越重要,时长越长越重要。
如一件事项影响自己之外,每增加一个影响范围,就越优先;
如一件事在一个影响范围上,影响的时长越长,就越优先。
聪明的你,多少能看出一些门路了。是不是隐约都着重说明了一个判断标准?
上面的时间、影响的范围、影响的时长是不是都可以被数?
其思考的原理,就是把一些平时看来无法判断的人性问题附加一个量化的维度,使其能够被量化,利用量化后的数据来判断事件的优先顺序。
被量化后的好处之一是,使我们更容易比较这些事件花费多少时间资源和耗用多少人脉关系,从而得出一个相对客观又符合当前情况的判断。
但这种量化的方法不是绝对的,我觉得至少在人的问题上不是绝对的。因为不同的人面对同一件事的看法是不尽相同的,在A君看来是非常着急,而B君觉得可以暂时缓一缓。
因此这方法是起辅助作用,不作为一个固定不变的标准。本身第四代日程管理的出发点就是以人为本,并说到管理方法并非是一成不变的,是要灵活变通的。
希望学完第四代日程管理的你,能演化出一个更适合自己的方法。
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