三个助力提升工作效率的几款常用管理小工具

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首先给大家介绍的是工具一，即时间管理紧急重要矩阵。

从早忙到晚，

终于有空坐下来歇一歇，

回顾一下今天的To do list，

竟发现只做了一些零碎的小事情，

今天最重要的事情还没有开做呢！

等着被领导批吧！

在工作过程中，我们经常因为各种原因工作思路或者工作状态被打断；一堆细碎杂事铺天盖地袭来，看似每件都十分紧急、重要，偶尔出现“丢三落四”的现象，或者不知从何下手。想必很多人跟小编一样，忙碌一天下来却发现非常重要的事情还没有做！因此，工作任务的安排要注意轻重缓急，这正是时间管理的一个重要法宝，也是时间管理紧急重要矩阵所提倡的。将个人手头上的工作或事件按照重要和紧急两个维度进行划分，分为四个象限，分别是：重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。

1、第一象限是重要又紧急的事

举例：应付难缠的客户、准时完成工作、疾病治疗等等，这些事需要首先做。

2、第二象限是重要但不紧急的事

举例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。我们应该把大多数的时间放在这些事情上。这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但是，它具有重大的影响，对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。

3、第三象限是紧急但不重要的事

举例：电话、临时会议、突来访客、附和别人期望的事都属于这一类，这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。这些事情尽量少做。

4、第四象限是不紧急也不重要的事

举例：忙碌琐碎的事、广告邮件、私人电话、聊天等，这类事情最好别做。

5、敲黑板（重点）：四个象限的关系

时间管理紧急重要矩阵很容易理解，一目了然。就是需要我们有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理第二象限重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。所以我们要明确第一象限的事情必须优先去做，第四象限的事情不要去做。第三象限的事情是没有意义的，但是又很难缠。

因此，必须想方设法走出第三象限，把有限的时间和精力投资到第二象限重要但不紧急的事务处理上，以获取时间的最大回报。这些都需要很好地安排时间，那么一个好的方法是建立预约。运用时间管理紧急重要矩阵对事物建立预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。那么，从现在开始，预约自己的时间吧！

取得“学习强国”积分是一个日完成项目，我们制定了日得分目标计划。因此我们创建WBS（工作分解结构），主要过程是分解，将目标分解成能进行实际操作的“活动”（工作内容），即最低层级。

定义第一层级-目标，1学习目标30个积分/天。

分解第二层级-任务，分别为1.1登录、1.2阅读、1.3答题、1.4视听。

分解第三层级-工作，我们选取“1.3答题”任务进行下层讲解，“1.3答题”任务的下层工作可以分解为“1.3.1每日答题”、“1.3.2每周答题”、“1.3.3专项答题”、“1.3.4挑战答题”。

分解第四层级-活动，工作“1.3.1每日答题”的下级行动内容为“1.3.1.1进入每日答题内容，取得10题正确获得5个积分”。与此类似，我们将全部任务可以分解出达到目标的行动计划。

PDCA循环，即PDCA循环(PDCA Cycle)，它是全面质量管理的思想基础和方法依据，也是企业管理各项工作的一般规律。这个理念是由美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。

PDCA分别代表了四个单词，含义如下：

P（Plan）--计划，根据任务的目标和要求，制定科学的计划；

D（Do)--执行，实施计划；

C（Check)--检查，检查计划实施的结果与目标是否一致；

A（Action)--反馈，处理，对总结检查的结果进行处理。成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结；未解决的问题放到下一个PDCA循环里。

PDCA循环的特点：

1、大环带小环。如果把整个企业的工作作为一个大的戴明循环，那么各个部门、小组还有各自小的戴明循环，就像一个行星轮系一样，大环带动小环，一级带一级，有机地构成一个运转的体系。

2、阶梯式上升。戴明循环不是在同一水平上循环，而是周而复始的进行，阶梯式上升的。每循环一次，就解决一部分问题，取得一部分成果，工作就前进一步，水平就提高一步。到了下一次循环，又有了新的目标和内容，更上一层楼。

PDCA循环运用的非常广泛，无论是质量体系的内在循环，或是自我的工作管理，或是生活中的蛋炒饭，我们都能运用到。

案例一

PDCA循环之黄金蛋炒饭

案例二

PDCA循环之工作管理

案例三

PDCA循环之质量改进

工作和生活，都是一件又一件的事，每一件事都可以看作一个小小的改进循环，如果讲方法论，PDCA就是一个简单实用的办法，它能让我们的生活与工作都在不知不觉中越来越好。一颗期望把蛋炒饭做到尽善尽美的心，一个把工作事务做得更加条理的行为，一定能够让我们重新认识身边的事物，从中获得知识与思想的提升，并且以此作为修身的前提，每天进步一点点，改变自己的生活，提升自己的工作。

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