《无压力的工作艺术》让每一天都井井有条

发布时间：2024-11-21 05:45

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信息化时代给我们带来的最大改变便是“时间碎片化”。我们随时会被未知的消息打断手头的工作，也会被铺天盖地的信息干扰决策……

时间成了稀缺资源，如果能一天有48小时就好了，当然这是不可能的，但今天我要介绍一本书《搞定1：无压力的工作艺术》。如果大家对时间管理熟悉，想必都听说过“GTD”，而最先提出GTD方法的就是本书作者。

什么是GTD？英文全称是——Getting Things Done，翻译过来就是“把事情处理完”。

它能帮助我们做什么？它能帮助我们抓住事情的重点，并快速把事情做完。把信息“外包”给清单，从而让我们解放大脑，减轻压力。

下面就详细介绍书中方法，它分为横向——掌控生活的5个流程、纵向——自然计划法。

横向——掌控生活的5个流程

这5个流程分别是：收集、理清、整理、回顾和行动。

先举个例子：比如说我们发现厨房一团糟，我们该如何做呢？

首先要确认摆放不到位的所有东西（收集）；决定保留什么，扔掉什么（理清）；把东西归位——放回冰箱、扔进垃圾箱，或放进水池（整理）；然后核对你的食谱，以及已有的食材和厨具（回顾），然后把黄油放进锅里融化，开始做饭（行动）。

下面在详细说下每一步的步骤。

收集

悬而未决的事务存在两个地方，即任务所处的实际位置和你的大脑。大脑中的未竟之事会折磨你的心志，从而分散你的注意力。——卜拉马·库马里斯

寻找和收集所有没有完成的事情无论大小、轻重、缓急，只要是等待处理的、需要改进的、需要引起注意的事，都收集起来。

收集要注意的是：

1.使用外脑：收集工具可以是纸质的、电子的、录音的等等，只要不是记在你的大脑中都可以。

2.集中记录：不要过于分散，尽量把所有收集到的未竟之事放在一起，方便统一处理。

3.定期清空：每日、每周定期处理和更新。

理清→整理

出错好过模棱两可。——弗里曼·戴森

清理前先问两个问题：它是什么？是否能采取行动？

否：

回收箱，无用的信息，可以删掉；

备忘录，暂时用不到，日后可能需要的，放入备忘录中；

参考资料，日后可能派得上用场的信息，放入资料库中。

是：

项目清单，需要多步骤完成的，放入项目清单中，进行拆分；

立即执行，如果采取行动最多需要两分钟，就应该在做出决定时实施行动；

委托清单，需要委派他人的，提醒等待即可。

当日清单，两分钟内不能处理的非项目任务，放入日程安排。

等待清单，如果是上一步任务没有完成，无法进行的，尽快完成上一步。

我们可以把日常的事务都分成以上八类，我们还能看出一个完整的存储系统共需要8张清单，分别是收集清单、备忘录、参考资料、项目清单、委托清单、当日清单、等待清单。

回顾

生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题，肯定无法得到满意的结果。——詹姆斯·费尼莫尔·库珀

添加情境，给当日清单编入情境，比如“在家里”、“在电脑旁”、“与领导开会时”。这样遇到合适情境就能按照清单完成任务。

每周回顾：1.收集、加工所有“材料”；2.回顾整个系统；3.更新清单；做到彻底、清楚、实时和完整。

执行

四标准法：根据情景、时间的多少、精力的多少、重要性，来选择下一步行动。前三个标准是采取行动的制约因素，第四个标准用于评估行动的价值大小。

三分类法：

执行事先安排好的工作，根据当日清单逐一完成。

处理突发事件，当出现突发事件时，首先要确定这件事比手头工作更重要，否则先做完手头工作。

安排自己的工作，清理收集清单，顺手解决两分钟内能完成的事情，把其他事情也分类归档。

六层次法视野

地面：当前行动→行动清单

一楼：当前项目→需要完成的工作

二楼：关注点及责任范围→兴趣和义务

三楼：目标→1-2年的计划

四楼：愿景→3-5年的发展前景

五楼：目的和原则。整个人生的全景

目光放远了看，哪些才是最重要的呢？

纵向——自然计划法

自然计划模式分别有五个步骤：定义目标、展望结果、头脑风暴、组织整理、着手执行。

下面就举个“计划出去吃饭”的例子。

因为饥肠辘辘要填饱肚子；为了庆祝特殊日子。（定义目标）

吃饱；大家玩得开心，值得纪念。（展望结果）

附近有哪些店？；哪里环境好呢？（头脑风暴）

分辨优劣。（组织整理）

去了最近的那家；安排好了口碑最好的。（着手执行）

是不是和我们平时做事的流程差不多，下面我再具体地说下书中的详细方法。

定义目标：问自己为什么要有这个目标。

好处：界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点、拓宽选择。

展望结果：成功是什么样的一番景象？听上去怎样？感觉怎么样

好处：更有动力，容易聚焦任务。

头脑风暴：允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。你要做的是有任何想法，就立刻记录下来。

基本原则：不判断、不质疑、不评估、不批判；追求数量、不求质量；把分析组织工作置于次要的地位。

组织整理

1）明确事件的重要组成部分

2）整理分类（按照下面一个或多个标准）

3）构成因素

4）先后顺序

5）重要程度

6）足够详细的描述

着手执行

根据实际情况付诸行动，完成任务。

好了这本书的主要内容就说完了，当然还有很多细节因为条件限制就不细说了。这是本值得在实践中反复阅读的书，每次阅读都会对时间管理理解得更加透彻。作者本身就是GTD方法的受益者，既是行政管理培训专家和教育家，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。希望大家也能使用GTD改善生活和工作质量。

感谢阅读。

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