生活工作一团糟？2个高效时间管理工具推荐！

发布时间：2024-11-21 07:06

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导读：本文作者张开眉，易效能时间管理践行者。从剑桥到伦敦，从伦敦到阿姆斯特丹。如今在荷兰，分享见闻，学习与思考。

你是不是觉得每天工作和生活事情多到爆，根本忙不过来，而且脑子一团糟？你是不是觉得日历上的任务特别多，每天都做不完？

其实，你可以做到井然有序，减少焦虑。今天想和大家分享在践行易效能时间管理过程中，2个对我很有用的时间管理工具，主要用于事件的收集与分类。

01|大脑是CPU, 不是硬盘

我们的大脑是CPU，而不是硬盘，不可能记住所有的事情。最理想的情况就是，我们有一个系统，告诉我们，什么事情要优先，今天现在可以做什么，然后我们直接去做。

所以我们首先要收集所有停留在脑子的想法，想做还未做的事。这就是易效能倡导的清空大脑，清空大脑需要让工具帮你记录，你才有内存可以去思考和创作。千万不要用大脑做事件的记录。

02|举个“栗子”！

易效能时间管理专家叶武滨在线下课堂上常常给大家举例子，如果说三个水果，你看看能不能马上排出大小？

3个词可以：西瓜、苹果、草莓。

那如果试试说10个水果呢？

10个词：苹果，香蕉，草莓，蓝莓，柿子，无花果，芒果，椰子，梨，葡萄。

你看看你大脑一下子能排列几个的大小？

你生活中和工作中的事件有没有超过10个呢？我想大多数人都有超过10个待办事项，不仅不能一下子想起来，更别提在大脑里搞清楚轻重缓急了。

因此我们需要借助工具。

03|2个时间管理工具

所以今天为大家推荐2款清空大脑，对事件进行分类的工具。

第1个工具：Omnifocus

对于苹果系统用户，尤其是如果你平时用手机比较多，那么在易效能课堂上，叶老师会推荐使用Omnifocus，它的付费版有很多的功能，还可以建立项目。

不过这个App的局限性是，你只能在IOS平台上使用。如果你用的是windows，你就需要去Omnifocus的网页版。

如果你用的是苹果手机，iPad和Mac，那么Omnifocus一定不会让你失望。

第2个工具：表格管理法

对于那些不用苹果系统，或者平时上班时间主要使用电脑，不怎么使用手机（或者上班时间不方便用手机）的小伙伴们，在公司办公或者在自家电脑上，可以怎么样随时随地记录自己的想法，分类事项，合理安排时间呢？

今天给大家介绍一下我自己制作的一个时间管理工具。

因为我自己是一个表格控，特别喜欢用表格来思考问题。

这个工具是我用Google Sheet制作的。这个工具主要有两个功能：

1）易效能事项收集和分类

你首先注意到的应该是这个红色的框框，这个框框可以很直观地告诉我我近期有多少事情需要处理：分别是“今天之前需要完成”，”今天要完成“，”明天要完成“。

往下看，你就可以马上看到我的收件箱了，这里记录了我一些想法，我随时都会记。

比如说我在走路的时候突然想到需要去买电池，但是我现在不能马上去做，那么我就会把这个想法马上记录下来。或者我在上班的时候，突然冒出一个想写的文章话题，那么我也会马上记录下来，这样我可以马上回到专注工作状态，不让这个突发奇想占用我太多的大脑内存。（这个功能在Omnifocus的收件箱功能也同样能实现）

收件箱下面是事件的分类：事件分类我会在电脑前专门分类一些时间来做。因为并不是所有在收件箱的事情我需要去做。

在分类的过程中，我会删除那些不需要去做的事情，把我确定要做的事情放到不同的项目中去。你也可以根据易效能的4D原则去处理，做、删、延迟、委托。

我的分类：我的事项分类主要有生活和工作两个大类，然后每个大类里面都会有不同的项目。

每个事项都会有事项描述，负责人，时间线，还有做备注的地方。

2）事项预测

（可以帮助你之后在1CalendarS日历上进行排程）

在这里我可以看到今天之前需要完成但是还没有完成的事情，今天需要完成的事项，还有明天，下面一周，下面一个月的事项。对我来说，这样一个规划，可以让我减少焦虑，专注做事。

当然啦，这里收集的事项主要是那些对于事项开始和结束时间点没有具体要求的。如果说一个会议必须周一早上9点开始10点结束的会议，这种就要放在日历上面。但是如果对具体时间没有要求，只是需要周一完成，那么就可以放在这样的工具上来进行管理。

最后，强烈建议大家使用共享文档，这样在手机端下载共享文档App之后，也可以在手机端操作。比如说，我在电脑上使用的是网页版Google Sheet，不管我在哪里登陆，所有信息都即时同步。我在手机端下载了Google Sheets App，也可以随时随地记录我的想法，并且同步到云端。

最后分享易效能的一句话 一个人可以走得很快，但一群人可以走得很远。

时间管理是日积月累的能力，希望大家都能用好工具，来达到效率的提升。

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