怎么有效的安排时间，消除浪费？

合理安排时间，避免无效时间的浪费 #生活技巧# #节省生活成本# #生活优化# #生活效率提升#

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从企业家的角度探究商业本质

01

诊断时间，是每一位经营者、管理者都应该扪心自问的问题。

我把时间都花在了哪里？它们有没有带来好的结果？我是不是在浪费时间？

但是，有时候，我们也会发现，时间的浪费并不是出自于我们个人的主观意愿，而是出在了组织身上。

组织是怎么在浪费所有人的时间呢？

02

第一种情况，就是在组织中一而再，再而三的出现错误。

我举个例子：年度计划。

我们曾经对自己的学员做过不少的现场调研，在超过上千家企业中，只有不到10%的企业会有意识，有规划地做年度计划。

有一部分企业觉得年底要冲刺，年度计划不着急，等着明年开年再来做。

然后，这份年度计划就年复一年存在了“计划”当中，遇到什么问题大家指望老板，老板也不是神仙，又只能临时开会再去研究。

有一部分企业是到年底了，突然想到我明年应该计划干什么呢？

于是急急忙忙拉上一大波人开会，看上去大家开的热热闹闹，实际上整个管理层用于冲刺的时间被打乱，没办法做更多的在那个时间应该做的事。

这样的情况几乎是一次又一次的出现在企业当中，造成了所有人时间的浪费，根本原因就是组织的疏忽和缺乏远见。

所以，对于企业里重复出现的问题，我们可以把它设计成一种例行工作。

所谓例行，就是把本来要靠专家才能处理的事，设计成人人都可以处理的工作。

就像我们自己每年10月会开始进行年度计划，但其实每周管理层都有固定的分析会，财务有报告会，每个部门的员工每日、每周、每月都要按照自己工作的量化结果和思考，递交报告。

到了年度计划的时候，我们心中其实已经有了足够的准备。

德鲁克老爷子有一句名言，战略不是研究我们未来要做什么，而是研究我们今天要做什么，才有未来。

但它有一个前提，那就是我们要在“过去”有一套合理、系统的工作方法。

03

第二种情况，人员过多，会议过多，同样会造成时间的浪费。

我问大家一个问题：

一个项目1个部门去执行，2天能做到，2个部门一起做，要几天能完成？

一个工作2个人可以在2天内完成，4人一起做，要几天能完成？

如果简单从数学上讲，正确答案是1天。

但在组织的现实情况中，这个答案可能是4天，甚至是永远也无法完成。

为什么人多了，反而大家的时间变少了，或者是完成工作的时间变多了？

大家可以猜猜其中的原因，讲一个我们服务过的例子。

这家企业在从B端转向C端市场的时候，因为没经验，所以针对同一个市场分设了三个部门。

本意是希望跑出一个好的模式，但这三个部门各自为政，各有各的工作办法和制度，管辖他们的负责人也不是同一个人，他们都觉得自己会在公司和市场中胜出。

然后，就是不断的招人，不断的扯皮，要资源。

人越来越多，会议越来越多，老板的精力也被牵扯其中，成为了裁判员，但结果一个都没拿到。

老板非常生气，在接触到我们之后，了解了整个系统和业务逻辑，选择让我们单仁牛商来接手。

三个部门按照岗位职责进行精简，归为一个单位，人少了，会少了，老板也不用天天当裁判，反而业务有了进展。

对管理者、经营者来说，如果你发现自己不得不把大量的时间，（注意是大量时间，比如超过1/4的时间，合理的时间是正常现象），都去花在处理各种“纠纷、摩擦”上，要面对不同团队和部门之间的争执和合作协调。

那可能就意味着，人数过多了。

人一多，难免就彼此侵犯，成为绩效的阻碍。

在一个合理、精干的组织里，每个人都应该知道自己的时间要用在哪里，要做什么，不至于相互冲突。

在遇到重大问题的时候，花一些顾问费向专业的机构和专家去请教，从时间的纬度看，也远比自己去摸索便宜的多。

另外，伴随人多造成浪费时间的一个重要标志，就是无休止的会议。

开会是合理的，我们之所以要开会，只是因为某个情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，而是要集思广益，特别是有很多信息需要同频。

但是，我们也得明白，开会就代表有些人不能工作了，特别是中层。

如果一个管理者自身超过1/4的时间都在开会，那就代表着组织并不健全。

当然，像总裁办、董事会是例外，因为它是最高的审议机构，那工作就是来开会落实、集思广益的。

在一个开放、珍惜时间的组织中，我们想要杜绝会议对时间的浪费，也有简单的办法。

比如说在开会前，先向涉及的相关人员分发一份开会通知：

什么时间，什么地点，因为什么事邀请了谁谁谁去参加。

如果你需要了解这个问题，或者愿意参与讨论，请届时准点出席。

如果无法出席，我们会在会议结束后呈送记录，供你参考，并希望你提出宝贵的意见。

这样既照顾到所有人的感受和知情权，又能节省他们的时间。

04

当然，对于经营者、管理者来说，无论我们怎么去节省时间，真正自由的时间还是不多的。

组织越大，管理者自由的时间就越少。

合适的办法是把这部分自由的时间集中起来，而不是零零散散的进行分配。

就像你去看碎片化的知识，等于没有获取知识，碎片化的时间，也等于没有时间。

把零碎的时间汇聚起来，比如说空出一个上午或者一天，虽然这些时间看上去不多，但一段连续性，不被打扰的时间，也足可以让我们集中精力去解决一些真正需要解决的问题。

当然，除了消除浪费和统一安排时间之外，也不要忘记回顾我们的时间记录。

关于时间的控制与管理，就像经营企业一样，没有一劳永逸的方法，而是持续不断地记录、分析，根据自己可以支配时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。

也别忘记“授权”，对于有心有力的同事，我们应该大胆授权让他们去干。

一个简单的授权流程是：

一、麻烦你帮我做一件什么事？

二、麻烦你把我的要求重复一遍。

三、你觉得我让你做这件事的目的是什么？

四、做这件事会不会出现意外，出现什么情况你应该向我汇报，出现什么情况你可以自己决定？

五、如果让你自己做这件事，你有什么更好的想法和建议，你还需要什么支持？

05

总而言之，时间永远是我们稀缺的资源，也是我们做一切事的尺度和起点。

相比于复杂、不确定的经营管理来说，“认识我们的时间，减少浪费，合理安排”是任何人只要肯做，就一定能够做到的事。

还是用德鲁克老爷子的话来说，把自己的时间掌握好，就是一条通向贡献和有效性的道路。

责任编辑| 罗英凡

本文图片均来源于网络

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