项目经理的个人时间管理

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不要用战术上的勤奋掩饰战略上的懒惰。—— 雷军

作为项目经理，你可能每天都忙忙碌碌。时间久了，也习惯了，甚至对忙碌上了瘾，一闲下来便觉得浑身不自在。有的忙碌是被迫的，而更多地忙碌其实是自找的。

可遗憾的是，辛苦的过程却未必能换来等价的结果，有时候甚至是你越忙找上门来的事情就越多。这会让你心里不平衡，为啥我做了那么多，回报却那么少呢？

雷军的这句直白的话仿佛道出了答案，并且让「很忙」成为了一件好像不那么光彩的事情。如果你的岗位是行政助理，那么忙碌可能是工作的常态，可如果你是项目经理，长期这种状态就有问题了。

为此，我们为项目经理量身定制了这篇文章。希望能帮助你改善工作状态，提高工作价值和回报。当你准备向更高的职业目标挺近的时候，这些方法和道理越早知道越好。

坚决不要做事

在上一篇如何估算项目活动时间中，我曾建议项目经理尽量不要做具体的工作。在这里我们还是把这一点作为第一条列出来。原因就是这是一个非常普遍的现象。

很多项目经理都是从优秀的业务人员中提拔上来的，对具体的业务操作非常娴熟，基本功比较扎实。这在技术密集型企业尤为突出。于是，当看到项目成员做的不那么好的时候，总忍不住亲自上战场。可鬼子那么多，将军就一个。显然这种打法是行不通的。

我们常常用看戏来比喻这种现象。项目经理本来应该是导演，后来成了演员，在台上挥汗如雨，加班加点。而团队反而坐在台下导言的位置上指指点点，评头论足。这样怎么能不忙呢？

项目经理有一个很重要的技能叫教练技术。如果你在某些业务能力上很突出，那么学会教会别人。千万不要有教会徒弟饿死师傅的想法。项目是需要团队协作的工作，重在互相配合，而不是靠某一个人。教练的目的是补强团队的短板，实现整体效益最大。因此，教会不会饿死，但教不会一定会累死。

如果在某些领域你也并不擅长，那也不要紧，找专家啊。什么是专家呢？请参见上一期的文章。

时间管理的前提是有时间可管，项目经理只有先学会不做不该做的事，才能闲下来管理时间。

做正确的事

当项目经理从不该做的事情中解脱出来之后，就需要考虑哪些是该做的事。我们认为，项目经理最该做的事情，有以下三件。

干系人沟通

项目管理中，管人是最难的。因为人是多变的，善于掩饰自己的动物。所以项目经理需要经常和对项目有重要影响的干系人保持沟通。通常情况下重要的干系人包含三类：

客户。客户是提要求，验收结果，付钱的。所以和客户保持沟通的重要性是不言而喻的。那沟通什么呢？对于很多需要迭代开发的项目，沟通的内容主要是项目需求，因为这种项目很难一开始就把需求提的特别清楚，因此需要反复确认。对于大多数项目，主要沟通的是项目的执行方式和需要的支持等。

项目领导。不同公司对这个角色的称谓不一样。有时候是项目总监，有时候叫项目主任。这是项目经理的直接领导，也是对其帮助最大的人。和项目领导沟通的内容主要是例行汇报、项目问题和困难、需要公司协助支持的事项。

部门经理。大多数企业都是矩阵结构。在此情况下，项目的资源大多来自于各职能部门。当公司对项目实行分级管理的时候，重要的项目通常会分到更多、更好的资源。但最终说了算的还是各部门经理，因此，保持良好的私交很重要。不多说了，相信大家都明白。

团队建设

山头要靠兄弟们打，项目要靠团队干。因此，团队建设的重要性不言而喻。有些外企喜欢说team building，然后拉出去一顿胡吃海喝。其实团队建设不是吃吃喝喝那么简单。

在项目不同时期，团队建设的目的和方法也会有些区别。这里就先不展开细说了，等到「人力资源」部分时，我们再和大家详细谈谈团队建设的各种方法。

风险识别

马云说，我每天想的最多得就是未来会变成什么样，我们会遇到什么挑战。这其实是一种风险意识。所有优秀的企业家都具有这种品质。项目经理也是一样。

人无远虑，必有近忧。项目经理不能懈怠于眼下的顺风顺水，而要多考虑一下项目还会遇到哪些可能的风险，如何应对。并且对风险触发因素保持敏感。比如，国际工程项目，很多时候就需要密切关注项目所在国的政治局势。因为社会的动荡会对项目执行造成严重的负面影响。凡事预则立，不预则废。

救火队员式的项目经理，怎么能不忙呢？

一次只做一件事

会议或谈判中，思维快速地在不同事情之间切换确实是一种能力。但做事就不同了。据斯坦福大学的研究表明，当我们频繁地在不同工作任务之间切换时，效率和产出将变得更低。

另一个研究表明（记不清在哪看到的了），当我们在两件事情之间切换时，每切换一次都会损失掉10秒钟的反应时间，而当任务越多时，切换损失的反应时间越长，并且每件事情的效率也都会下降。所以，只有专注才会高效。

但是，项目经理能否有机会专注地做事情，取决于前面两点。一次只做一件事的好处，除了高效之外，还会减少错误的发生，提高质量。因此，所谓效率，不是把事情做的很快，而是一次把事情作对。

制定休息计划

我们常常习惯于制定工作计划，而实际上，休息计划同样重要。

这不是我说的啊，人民日报都发文了——

很多项目短则数月，长则数年。这是一个持久战。项目经理要给自己制定每天的、每周的和每月的休息计划，以确保工作的可持续性。个人觉得最重要的是每天的休息计划。这包括工作期间的休息，午餐后的小憩，会议空档的休息等等。项目经理一定要养成休息的习惯，千万不要死扛。

关于休息的频率，因人而异。有些人天生就属于亢奋型的，有用不完的精力；而有些则属于能量较弱，容易感到疲惫的。大家可以根据自己的情况灵活调整。

减少选择

这里所说的选择，是指项目经理的个人工作习惯，而不是项目本身需要做的选择。无论你是否选择困难症晚期患者，当面对太多选择时都是一种对时间和精力的消耗。所以，为了减少选择，扎克伯格永远只穿一种颜色的衣服。

那么，项目经理如何减少选择呢？我们建议，对经常需要重复性操作的事情寻找模式和方法，并进行固化，给自己留不超过3个选项，然后针对不同情况进行选用。比如：

项目经理需要经常参加一些会议。会议所需要准备的从服装、到汇报材料的模板、到汇报思路和方法等等，都可以总结成几种固定的模式，然后根据不同的会议选择不同的组合。

项目经理需要经常向专家咨询。整理自己的一个咨询专家库，然后对专家的信息按照各自擅长的领域进行分类。当遇到问题的时候，可以快速找到对应领域的专家进行协助，而不是纠结该找谁。这些工作都是日常逐渐积累的。

以上所有的建议，其实都只有一个目的，就是尽量把时间用在有价值的事情上，提高单位时间价值和回报率，而这就是我们的「懒人」战略。

网址：项目经理的个人时间管理 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/219731

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