飞项：轻松、高效做日程管理，你需要这款日程管理app

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 1、有效的方法论,结合高效的工具,事半功倍

 《精要主义》(Essentialism)的作者格雷格•麦基翁曾说过:如果不能自己安排生活的优先次序,就只能任由别人替你安排。

 通过制定每日计划,有利于提高对生活的掌控度。而说到日程管理方法,市面上有不少书籍和文章宣称他们掌握了“最完美的日程安排方式”。但是事实上,每一个日程管理方法并非适合所有人。

 就像番茄工作法,个人认为更适合拥有整块自由时间的学生群体,职场人就显得不太适合,毕竟职场中难免会有突发状况,这样你就不得不中断番茄时间...

 所以,我个人认为无论是谁推荐的日程管理方法,都仅提供了参考借鉴,不代表是最完美的方法。但如果通过实践后,发现非常适合自己,就最好不过了。

 当然了,找到有效的日程管理方法后,如果再能结合上高效的日程管理工具,那么则会让你事半功倍。

 说到日程管理工具,从高中到工作,这十几年我用了近十款日程管理类app。

 这次对比了市面上比较常见,也是我个人比较常用的几款日程管理app,如果你也想找到安排日程的最佳工具,使自己达到最大的效率,可以考虑试试看。

 这三款日程管理app分别是:

 1、滴答清单(国外演变而来,日/周/月视图等功能需要付费)

 2、Todo清单(国内app,跨平台使用等需要付费)

 3、飞项(国内app,目前免费使用)

 滴答清单这个日程管理app在高中和大学时段比较常用,主要用来记录和提醒我处理生活的一些琐碎事,但因为反馈的bug经常修复迟缓,而且还是一些输入卡顿的问题,所以我也就没有耐心等下去,只能弃用了。

 而使用飞项和Todo清单做日程管理是这两年才开始使用的,两者都是我在应用商城搜索「日程管理」时,系统给我推荐的。

 而且,这两个日程管理app长得还有点像,主题色都是看着优雅清爽的绿色,而且界面也同样简洁干净,能够一眼看到所有待办事项和任务。

 但是,自用了几个月后,相较于todo清单,我用得最顺手的还是飞项,因为它不仅可以管理我日程中的琐碎事,还给我了不少意外之喜,比如说可以用来做任务管理,给同事派发任务,以及预约会议等等。

 当然了,由于每个人的使用习惯和需求不一样,对工具的选择也会有所不同。

 2、用飞项做日程管理,让生活井然有序

 有人会问,为什么已经使用了日程管理app去安排日程,但还是没有得到很好的提升呢?

 很大可能是因为有两点没做好:

 1、没有明确自己的目标是什么;

 2、没有按照轻重缓急去按照日程。

 在我的生活、工作中,有得出两种非常好用且能提高效率的日程管理方法,第一种是提前拟好计划,一个时间段安排一个任务。第二种是依据四象限法则安排日程,专注于必要的事项,也就是把关键的时间留给最重要的任务。

 那么,我是怎么用飞项结合以上两种方法做好日程管理呢?

 (1)明确周/月生活、工作目标,并拆解为可执行事项

 无论我们做什么事情,总要有一个目标——无论是个人的生活目标,还是在工作上的目标,又或是在学习上的目标。

 明确了目标,我们才能有的放矢的往一个方向去努力,因此,做日程管理也同样需要先制定一个清晰的目标。

 以我下个月的工作目标为例,基于本月所负责平台的阅读量,我希望下个月能够提升30%,所以给自己定下了50000阅读量的目标。

 明确了目标,就得拆分成可执行的工作,并进入日程管理中,这样才能保证目标能够被实现,具体拆解见下图:

 通过点击「事项脉络图」,还可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然,这对于做日程管理而言是非常可以提高效率的。

 最让我喜欢的一点是,飞项日程管理上的母子事项收合展示功能,这样我就能够在日程列表上直接看到整个事项的分解情况。

 (2)将日程待办事项代入四象限,让事项罗列更有逻辑性

 相信有不少人在做清单的时候,都习惯将所有待办事项单纯罗列出来,却没有分清轻重缓急,这就很容易陷入到琐碎的事情陷阱中,不利于我们整体管控自己的生活、工作。

 因此,我在飞项做日程管理、罗列待办事项的同时,会潜意识先搞清楚这件事的紧急性质,比如接待公司重要客户,而这将影响到公司的前景,那么我就会把“接待公司重要客户-黄总”定义为「重要且紧急」的事项。

 确定完任务的紧急程度后,我就会在飞项里创建对应的待办事项,然后通过调整事项的开始时间,将其调到当天日程列表的第一位,以提醒自己优先处理,做日程管理要注意日程事务的时间问题,真正做到把控时间,这样的日程管理才是有效的。

 (3)需要别人执行的事项,用飞项派发、进度可视

 而在我们的生活、工作中做日程管理,不单单只是做自己所负责的事情,总有些事情可以交给别人去做,或者必须对方去做,比如需要设计部的同事出一份节日海报。

 那么,我就会写上任务的名称,并在事项详情处交待好海报的需求、用处等,接着选择交稿的截止时间,最后通过「邀请协作人」,给微信好友或飞项协作人(已在飞项协作过)派发该任务。

 待设计部同事接受了事项邀请后,该任务就会同步到ta的日程列表中,并根据事项设置的开始/截止时间,提醒其处理海报需求,事项进入双方的日程列表,并且双方都可以查看其执行情况,这不正是做日程管理正需要的吗?

 待同事完成海报设计,勾选完成事项后,作为任务派发人的我也会收到相应的事项反馈,有助于随时监测事项的进展。

 (4)独立IM、划重点功能,让协作更高效

 其实,很多人在做日程管理的过程中只关注每件事情的开始时间结束时间,但是在日程管理中,过程的沟通也是非常重要的。当我们最终确定一张海报可以对外发布前,必然需要先审初稿、再定稿。通常,当设计师在事项的IM中上传了海报初稿后,我就会查看是否符合自己的需求,如果有些地方不太符合要求,我就会和设计师沟通。

 对于需要设计师重点留意的信息,我会对这些信息划重点,一则提醒设计着重留意,二则划重点的信息自动提炼,当信息过多的时候,设计师在「重点」一栏就可以快速获得本次沟通的重点信息,省时又方便。

 对于生活/工作中要重复处理的事情,比如每月定期还信用卡,交水电费,还有每周五开部门周会等,我一般会在第一次罗列待办事项的时候,就设置好「重复事项」,到点提醒我进行处理,避免遗忘。

 3、说在最后

 贴心的功能,简便的操作。

 既能让你轻松规划一整天,也可以给你的同事派发任务,并监控任务进度等。

 还等什么!快来Pick飞项,帮你做好日程管理,和烦恼说拜拜吧～

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