工作效率不高？10个简单方法帮你改善

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本文转自：职透社 ID:JobSight

运用时间管理技巧来支持你的整体工作效率，这对你完成任务的整体能力是至关重要的。通过一次一个地对日常工作流程进行简单的调整，你可以开始看到你的工作效率发生了变化。这里有10个小贴士可以帮助你高效地完成任务。

是什么决定了工作效率？

工作效率包括时间管理、组织和优先排序技能，以便在工作日内完成你的项目和任务。能够把时间花在特定的任务上，并以高质量的产出结束一天的工作，这可能是衡量你工作效率的一个整体标准。同样，如果你没有适当的组织、时间管理、跟踪任务或确定优先顺序的方法，你的效率和生产力可能会受到影响。通过一些有用的策略，你可以创建一个有利于你的工作效率的环境。

如何提高你的工作效率？

时间管理和组织技能通常与整体工作效率相关，当你实施支持你的工作效率的策略时，你可能有更高的机会开发和改进你的产品产出。

时间管理策略，如Pomodoro法、两分钟规则和时间阻塞，只是你可以用来提高工作效率的几个策略。此外，你还可以应用组织策略，例如按重要性和紧迫性排列任务的优先顺序。

以下10个小贴士为你提供了提高工作效率的方法

1.一次专注于一项任务

2.定期休息

3.首先专注于你最重要的任务

4.设定小目标

5.使用两分钟规则

6.把你的日程安排在不同时间段上

7.提高会议效率

8.委派任务

9.使用番茄时间管理策略

10.减少干扰

01

一次专注于一项任务

虽然当你同时处理项目或任务时，你最终可能会把事情做好，但一次专注于一件事实际上可能会帮助你提高工作效率。当我们一次专注于一项以上的活动时，我们倾向于将更多的时间用于任务之间的转换。这可能会导致一些未完成的任务以比每个任务都是单一焦点的质量更低的质量完成。

此外，一次专注于一项任务直到它完全完成可以帮助你提高工作效率，因为当你一次只专注于一个项目时，你是在一次设定一个目标，而不是多个目标。这可能会激励你在进入下一项任务之前先完成一项任务。如果你致力于多任务处理，但是你发现你开始的任务比你能完成的任务多，那么你可以考虑按重要性排序你的任务的优先顺序，这样你就可以开始你要求最高的任务，以更轻松、更省时的任务结束你的一天。

02

定期休息

避免花时间休息很有诱惑力，但如果你忽视了给自己几分钟的休息时间，可能会导致疲劳或精疲力竭，从而对你的整体工作效率产生负面影响。如果发生这种情况，你可能没有精力或动力继续取得进步。考虑在工作日安排几次短暂的休息。大多数工作场所都有一个强制性的时间表和专门的休息时间，所以员工在每工作几个小时后可以至少休息五到十分钟。这些短暂的休息可以让你重新充电，理清头脑，为下一项任务做好准备。

03

首先专注于你最重要的任务

在任何其他任务之前专注于你最大、最耗时的任务实际上可以帮助你保持更专注，而不是先做更小、更短的任务。考虑根据这些任务来计划你的任务清单，你可以把你的时间用在早上，当你第一次来上班的时候，或者在一天中你最警觉和精力充沛的时候。

04

设定小目标

与其实现需要多个渠道和更长时间才能实现的大目标，不如考虑在你的一天中规划出小目标。提交所需的文书工作，回复这四封客户电子邮件，或者将你的团队完成未来项目所需的所有资源汇总在一起，这些都是你可以在八个小时的工作时间内设定并实现的每日小目标。同样，你也可以用这些短期目标作为里程碑来衡量你朝着更大目标前进的进度。

05

使用两分钟规则

两分钟规则包括完成两分钟或更少的任务，以及花两分钟开始做你可能已经推迟的小任务。在这些短暂的时间里，如果有一项任务你可以在两分钟或更短的时间内完成，或者有一项任务你可以组织起来开始做，那么这就是你会去做的时间。

例如，记录你已经完成的任务、回复一封快速邮件、写下你的下一个目标或者打印出你即将完成的项目任务的大纲可能只需要两分钟，但你完成这些小任务所花的两分钟往往会在一天结束时累积成一个完整的待办事项清单。

此外，小任务仍然是你整体工作效率的重要组成部分，所以练习两分钟规则可以让你在处理更大更复杂的任务期间专注于那些小任务。

考虑一下休息时间和开始下一个项目之间的两分钟，或者准备午餐的两分钟，考虑利用这段时间记录下一步需要做的事情，第二天的日常目标，或者回复自你上班以来一直在等着你的语音邮件。

06

用时间段来安排你的日常表

在你的日程表中使用时间段也可以帮助你提高工作效率。通过这个策略，你可以为你处理的每项任务设置时间限制，考虑90分钟或60分钟为一时间段。你可以选择打印出你的日程表，并突出显示你想要的时间段。

因此，如果你要挤出90分钟来做一个项目，请在打印的日程表上注意这一点。在这个时间段结束后，以同样的方式隔离你日程安排的另一部分。

时间分割的目的是创建直观的日程安排，以帮助你跟踪你正在处理的任务的时间段。同样，它也是一种让你在每段时间里只专注于一项特定任务的方式，这样你就更有可能在预定的时间框架内完成它。

除了安排你的工作时间外，你还可以包括每个任务块之间的休息时间，以便你可以在完成和开始新项目时精神饱满。

07

提高会议效率

如果你全天都有安排好的会议，考虑一些方法，让这些更有成效的活动对你的整体工作进展做出贡献。考虑站着开会，你和同事站起来参加会议，这有助于提高在会议期间讨论重要议题时的警觉性和专注度。

你还可以使用时间跟踪来记录出席会议和结束会议所需的时间。例如，考虑对需要讨论的最重要的要点或主题做笔记，并为每个主题留出特定的时间。然后，与你的团队合作，只讨论主题列表中包含的内容，同时将主题讨论限制在分配的时间内。

同样，如果你可以合理地通过电话或基于网络的平台参加会议，你可能会增加会议不会占用你太多时间处理个人事务的机会。

08

委派任务

考虑使用委派方法在团队成员之间划分任务。例如，如果你的待办事项清单上有各种各样的任务，可以考虑将其中一些任务分配给其他人，如果这些任务不需要你去做就可以完成的。

委派任务还可以让你单独处理可能专门分配给你的其他任务，而团队的其他成员可以将他们的时间投入到这些任务中，否则这些任务会占用其他更重要的项目的时间或资源。

例如，如果你有需要回复的电子邮件，但同事可以像你一样关注回复中的细节，考虑在你处理其他人无法(或被允许)完成的相关任务时，将任务交给他们。

09

使用番茄时间管理策略

提高工作效率在很大程度上取决于你的时间管理，而波莫多罗方法是一种你可能会发现有助于更有效地管理你的时间的策略。

与安排休息时间类似，番茄时间管理方法使用计时器，你将自己专注于一项任务20分钟(不过你可以增加到30分钟)，一直工作到计时器停止，然后休息5分钟。

这一策略可能是有效的，因为它为不间断、有重点的工作提供了更多的时间，然后提供了一种在返回完成任务之前后退几分钟的方法。

10

减少干扰

打扰真的会让我们一整天都处于观望状态。即使你可能很享受与同事的关系，但由于谈话、非正式和快速的会议或话题讨论而忘记时间，可能会阻碍你的工作流程，降低你的整体工作效率。

考虑使用一些策略来限制你一天中被打扰的次数。你可以选择关闭办公室门工作一天中的一部分时间，或者如果你在开放式办公室环境中工作，你可以使用降噪耳机来帮助限制办公室聊天和互动的声音。耳机也可以是一种礼貌但安静的方式，让你的同事知道你需要专注于你正在工作的项目。

在实施帮助你提高工作效率的策略时，尽可能保持一致是很重要的。让你自己学习和发展你的技能，你的生产力也会持续提高。

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