14条“超级整理法”彻底提高你的工作效率！.pdf

整理你的工作空间，提高工作效率。 #生活知识# #自我提升#

14条“超级整理法”彻底提⾼你的⼯作效率！ 昨天向⼤家征集了有哪些好的习惯或者⽅法或⼯具，可以帮助提⾼⼯作效率。很多朋友给出了⾃⼰的⽅法，⽐如整理外部环境，让⼯作环境更清 爽；整理⼯作内容，让⼯作更有条理；提⾼⾃⼰的专注⼒，甚⾄取消关注⼀些娱乐的公号；还有⼀些朋友说借助软件来提升⼯作效率：如 swipes（⼀种任务管理软件）、番茄钟等。 我发现⼤家分享的⽅法中，“学会整理”占了很⼤⼀部分，⽽这也是我所认识的很多很能⼲、把⼯作处理得井井有条的⼈⾝上都有的⼀个共同的特 点。今天向⼤家分享14条整理⽅法，希望对你有所帮助。 1 ⼯作环境的整理 对于上班族⽽⾔，⼯作的场所应该就是⾃⼰的办公桌了吧。既然要学习整理，⾃然必须从整理⼯作场所中的物品开始。 把⾃⼰的把⾃⼰的桌⼦桌⼦、、抽屉抽屉中的中的物品列物品列个清个清单单出来，出来 并且从这些物品⾥ ，把平⽇⾥经常使⽤的东西挑出来。并并把这些把这些物品按照使⽤频物品按照使⽤频率来率来排序排序：每 天都要使⽤的、⼏天才会⽤⼀次的、每周⽤⼀次的、每⽉⽤⼀次的物品等等。 2 对⽂件进⾏分类 每个⼈所处的⾏业和职位千差万别，但是⼯作这件事情本⾝，⼤体可以分成这四个类别。 因此，在在分分类⽂类⽂件的件的时候时候也也必须遵从必须遵从这些这些类别进⾏类别进⾏分分类类。在这⾥，总结⼀下这四种分类，就是： 1. 今⽇要做的事情。 2. 5 分钟就可以做完的事情。 3. 有期限的事情。 4. 没有期限的事情。 把已有的⽂件分放到这四个类别中的某⼀类⾥。 3 断舍离 ：纸质资料电⼦化 减少使⽤纸张，让⼯作环境变得更加整洁，是对资料进⾏数据化的⽬的。⽽能够⽴即搜索到 ⾃⼰需要的信息，是对资料数据化的另⼀个⾮常重要的 ⽬的。因此， 为 了便于检索 ，对于真正有⽤ 的信息请数据化后保存 。 总结⼀下所有纸张的整理⽅法： 1. ⽴即扔掉。 2. 扫描或是⽤⼿机相机进⾏数据化。 3. 记录到表格中。 4 时间“课程表” 整理的过程中，还有⼀件最重要的事情那就是，时间的整理。使⽤⽇历的⽬的，是为要做的事情分配好⼀个时间。 要往⽇历中输⼊的，都是⾄少需要花费30 分钟时间去做的事情。也就是说，与其说是往⽇历中输⼊计划安排，不如说把它看作⼀张为⼯作分配时 间的时间表。 什么叫真正的时间管理，这⾥的重点是，在规定好的时间⾥，把精⼒集中在此时该做的⼯作上。在规定好的时间⾥，把精⼒集中在此时该做的⼯作上。 以上四条，还只是为了建⽴起⼯作环境与时间可视化的准备阶段。以上四条，还只是为了建⽴起⼯作环境与时间可视化的准备阶段。 5 数据的整理 数据的整理，是提升⼯作速度必不可少的⼀项内容。 如何随时随地调取需要的数据，所有的数据都应当保存到云端上。这是为了创造⼀个不论从哪个终端连接，不论⾝处哪种场所，都可以即刻进⼊⼯ 作状态。 如何归纳电脑中的数据，需要在尽量简洁、尽量减少⽂件数量的同时，不不 断摸索着找断摸索着找到最到最适合⾃⼰适合⾃⼰的分的分类⽅式类⽅式。。并确并确定好定好给⽂给⽂件件和⽂和⽂件件夹命夹命 名名的规的规则——检索⽅便则——检索⽅便，也就是以便于寻找为标准。 6 学会运⽤云端 把所有的信息转存为电脑数据，并保存到云端是极其重要的。现今，重要事项的保存环境已经不再是纸张了，把真正重要的事情转换成电脑数据并 保存下来，才是最令⼈放⼼的保存环境。 云端硬盘还可以共享某个⽂件，也适合需要多⼈共同完成的⼯作。使⽤云端硬盘，在每次⽂件更新的时候，就可以避免出现因⽂件增多⽽不便整理 的⿇烦。 以前在购买新电脑的时候，转移数据就要花上整整三天的时间。现在，只要云端上存储着所有的数据，就不会再出现从前那样的情况。不不论论使⽤使⽤ 哪哪⼀⼀台电脑台电脑都可以即都可以即刻刻进⼊⼯作进⼊⼯作状态状态。。考虑了这些情况之后，可以说，只要在云端上存储好数据，就可以⽐之前⼯作顺利得多 ，被浪费掉的时 间也会不断减少。 7 ⼀⽬了然 的⽬录 为了能够进⼀步地提⾼效率，另⼀个需要提前做好的准备就是创建⽬录。即建⽴了能够⼀眼看出在哪个地⽅存放了哪些数据的结构。 为数据制作⽬录，不仅可以让⾃⼰知道在哪⾥有什么物品，对他⼈来说也是如此。 现在，利⽤服务器共享数据并进⾏⼯作的⽅式，已经变得司空见惯了。数据管理，已经不再是只要 ⾃⼰看得懂就够了。因为⼤家都在寻求着能够能够 让让数据⼀⽬了数据⼀⽬了然然的的结构结构。在要找数据的时候也不必再去询问别⼈，对于推进⼯作来说，也节约了时间。 以上，以上，我们已经学习我们已经学习了如何整理⼯作环境中的了如何整理⼯作环境中的物品和物品和数据。数据。 8 使⽤⼯具事半功倍 真正做着收⼊会不 断提

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