最快速的整理法，一张纸整理术实现100%高效率工作

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你擅长整理吗？“整理”这个词有很多含义：

● 整理桌子、打扫房间

● 梳理头脑中的思绪

● 提高吸收知识和信息的效率

● 快捷有效地向别人传递观点

…………

工作上、学习中、我们的人生里处处都有不得不整理的时候。在丰田（TOYOTA，日本汽车制造公司）和P&G（宝洁公司）等大型公司中，一种“一张纸整理术”得到了彻底执行。

丰田式一纸页报告书

丰田汽车及P&G公司均贯彻一条原则，那便是“所有资料限于一张纸以内！”。

“只要突出中心、简明扼要地对事物进行整理，所有企划、资料、报告书等都一定能够做到去繁从简、一目了然”。如果不能做到这一点，就说明缺乏整理工作所需要的“思考能力”、“应用能力”及“提高工作效率的意识”。

在一张纸上写上6个要素：

1、背景

2、现状

3、目标

4、课题

5、解决文案

6、计划

基本上就能把信息快速整理清楚，并且也让人容易理解。

一页纸整理术，内容基本是各种咨询工具的变形，比如金字塔原理、5W1H、SWOT等等，旦本质上是在锻炼你洞察事物本质的思考能力，可以培养你整理事务的“操作能力”以及“提高效率的意识”。你手上的工作也能因此变得更加简单易行。

一、给要解决的问题拍一个预告片

【如同电影拍预告片一样，我们也要先提出一个“假设”】

面对问题，首先他提出了假设，然后根据这个假设判断素材的重要性，决定哪些素材可以删去，哪些素材需要保留。有了他的这一步，让我从先前一眼望不到头的状态中跳出来，瞬间感觉前方柳暗花明。

“提出假设”其实也就是要你建立预期。只有看见了“出口”，才有可能朝着那个方向整理课题。

二、 一张便笺整理好5个要素，实现100%高效率工作

看起来很简单，做起来更简单，逻辑却不简单：

【用5个图标和一个空白栏来制作模板】

如果能在一开始就提出“假设”，你便能在短时间内整理完毕策划书和汇报用的资料等。在你提出“假设”的时候，能够助你一臂之力的就是这个“S便笺”（其中“S”的含义我在之后会跟大家介绍）。而“便笺”就是指我们平日里使用的便笺纸。

这个简单的模板利用插图（下图）表示5个要素，图标下面还设置了填写用的空间。

你把一张便笺纸（宽5cm，长10cm左右）分为5个要素栏，然后在每一栏里填入对应的要素，你今后需要解决的问题就一目了然。

在开始工作之前，准备好“S便笺”，然后填入下面这5个要素：

【使用“S便笺”后，3个S清晰明了】

在“S便笺”中填入工作的五个要素后，你就能看到“3个S”。

这3个S分别是：

Solution（问题解决）Story（故事）Simple（简洁）

在开始工作之前，你通过填写“S便笺”中的五个要素栏，你就将如何解决客户所面临的困难（Solution），解决困难之后会有怎样的理想效果等内容整合成了一个连贯的故事（Story），工作的预期效果便清晰可见，事情开始变得简单明了（Simple）。

这就是“S便笺”这个名字中S的由来。然后，你按照这个“S便笺”开展工作，一切都会进展顺利，最终获得成功（Success）。

三、使用“16分割笔记”来收集（整理）信息支持假设和充实假设。

【通过用两页笔记本纸来收集整理信息】

我们用“S便笺”来建立了假设。接下来，我们需要的是能支持和充实这个假设的信息。

在收集和整理信息时，我一般使用的方法是“16分割笔记法”。“16分割笔记法”是一个简单的工具，将普通记事本的左右两页（对开页）作为一张纸，分为16个方格来使用，它同时具有了记事本的“机动性”，又有便利贴的“方格单元”，还有笔记本的“作业性”等三个优点。

我想写一篇介绍斯蒂芬·金的文章，就是《肖申克的救赎》的作者，但是这个人太牛逼，导致我的思绪非常混乱，我就要先把我脑子里能想到的列出来（当然了，不一定要把16个格子都填满，根据你的实际需要来定）：

看起来也不难，下面我来教你们具体的操作方法以及需要注意的细节。

你还可以使用“颜色编码”。

例：

红色：重要黄色：有兴趣蓝色：正在做绿色：需要记录金色：特别的主题

你也设定一组自己的颜色编码试一试吧。

以上是解决问题的通用方法根据不同的问题还有不同的一张纸模板。

★例如： 最快速的职务交接法“一张纸交接地图”模板

★ 一本书15分钟搞定的“阅读克星（Killer Reading）”模板

★ 制作理论报告书用的“1•2•3 Mapping”模板

★ 更高级的“故事型汇报”模板

这些模板的具体使用方法请见《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》

网址：最快速的整理法，一张纸整理术实现100%高效率工作 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/300480

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