最快速的整理法,一张纸整理术实现100%高效率工作
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你擅长整理吗?“整理”这个词有很多含义:
● 整理桌子、打扫房间
● 梳理头脑中的思绪
● 提高吸收知识和信息的效率
● 快捷有效地向别人传递观点
…………
工作上、学习中、我们的人生里处处都有不得不整理的时候。在丰田(TOYOTA,日本汽车制造公司)和P&G(宝洁公司)等大型公司中,一种“一张纸整理术”得到了彻底执行。
丰田式一纸页报告书丰田汽车及P&G公司均贯彻一条原则,那便是“所有资料限于一张纸以内!”。
“只要突出中心、简明扼要地对事物进行整理,所有企划、资料、报告书等都一定能够做到去繁从简、一目了然”。如果不能做到这一点,就说明缺乏整理工作所需要的“思考能力”、“应用能力”及“提高工作效率的意识”。
在一张纸上写上6个要素:
1、背景
2、现状
3、目标
4、课题
5、解决文案
6、计划
基本上就能把信息快速整理清楚,并且也让人容易理解。
一页纸整理术,内容基本是各种咨询工具的变形,比如金字塔原理、5W1H、SWOT等等,旦本质上是在锻炼你洞察事物本质的思考能力,可以培养你整理事务的“操作能力”以及“提高效率的意识”。你手上的工作也能因此变得更加简单易行。
一、给要解决的问题拍一个预告片
【如同电影拍预告片一样,我们也要先提出一个“假设”】
面对问题,首先他提出了假设,然后根据这个假设判断素材的重要性,决定哪些素材可以删去,哪些素材需要保留。有了他的这一步,让我从先前一眼望不到头的状态中跳出来,瞬间感觉前方柳暗花明。
“提出假设”其实也就是要你建立预期。只有看见了“出口”,才有可能朝着那个方向整理课题。
二、 一张便笺整理好5个要素,实现100%高效率工作
看起来很简单,做起来更简单,逻辑却不简单:
【用5个图标和一个空白栏来制作模板】
如果能在一开始就提出“假设”,你便能在短时间内整理完毕策划书和汇报用的资料等。在你提出“假设”的时候,能够助你一臂之力的就是这个“S便笺”(其中“S”的含义我在之后会跟大家介绍)。而“便笺”就是指我们平日里使用的便笺纸。
这个简单的模板利用插图(下图)表示5个要素,图标下面还设置了填写用的空间。
你把一张便笺纸(宽5cm,长10cm左右)分为5个要素栏,然后在每一栏里填入对应的要素,你今后需要解决的问题就一目了然。
在开始工作之前,准备好“S便笺”,然后填入下面这5个要素:
【使用“S便笺”后,3个S清晰明了】
在“S便笺”中填入工作的五个要素后,你就能看到“3个S”。
这3个S分别是:
Solution(问题解决)Story(故事)Simple(简洁)在开始工作之前,你通过填写“S便笺”中的五个要素栏,你就将如何解决客户所面临的困难(Solution),解决困难之后会有怎样的理想效果等内容整合成了一个连贯的故事(Story),工作的预期效果便清晰可见,事情开始变得简单明了(Simple)。
这就是“S便笺”这个名字中S的由来。然后,你按照这个“S便笺”开展工作,一切都会进展顺利,最终获得成功(Success)。
三、使用“16分割笔记”来收集(整理)信息支持假设和充实假设。
【通过用两页笔记本纸来收集整理信息】
我们用“S便笺”来建立了假设。接下来,我们需要的是能支持和充实这个假设的信息。
在收集和整理信息时,我一般使用的方法是“16分割笔记法”。“16分割笔记法”是一个简单的工具,将普通记事本的左右两页(对开页)作为一张纸,分为16个方格来使用,它同时具有了记事本的“机动性”,又有便利贴的“方格单元”,还有笔记本的“作业性”等三个优点。
我想写一篇介绍斯蒂芬·金的文章,就是《肖申克的救赎》的作者,但是这个人太牛逼,导致我的思绪非常混乱,我就要先把我脑子里能想到的列出来(当然了,不一定要把16个格子都填满,根据你的实际需要来定):
看起来也不难,下面我来教你们具体的操作方法以及需要注意的细节。
你还可以使用“颜色编码”。
例:
红色:重要黄色:有兴趣蓝色:正在做绿色:需要记录金色:特别的主题你也设定一组自己的颜色编码试一试吧。
以上是解决问题的通用方法根据不同的问题还有不同的一张纸模板。
★例如: 最快速的职务交接法“一张纸交接地图”模板
★ 一本书15分钟搞定的“阅读克星(Killer Reading)”模板
★ 制作理论报告书用的“1•2•3 Mapping”模板
★ 更高级的“故事型汇报”模板
这些模板的具体使用方法请见《聪明人的一张纸工作整理术:完美图解》
网址:最快速的整理法,一张纸整理术实现100%高效率工作 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/300480
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