办公环境整理术，小技巧助你高效工作

定期整理办公环境，提升工作效率 #生活技巧# #组织技巧# #高效办公#

把时间花在找东西上很可惜

　　据统计：一个现代上班族，平均每天会接收到大约190种信息，一年花在找东西上的时间大约是150小时。

　　如果按照每天的工作时间是8小时来计算的话，150除以8约等于18. 75，也就是说，一个人一年中有将近19天的工作时间花在找东西上。

　　所以不要小瞧你每次找东西那几秒钟的时间，找的次数多了，累积起来也是不少的时间。而且如果你经常在工作中间突然需要某个东西，而中断手头的工作，去寻找所需物品，等你找到物品后重新回到做事状态也需要一些时间。

　　如果现在您的办公区域还是一团混乱的话，只要经过一些整理，不仅可以节约出不少时间，而且还会多出不少空间。

开始整理你的办公桌吧

　　那么开始整理你的办工桌吧。整理办公桌时要遵循以下几个要点：

常用的东西放在桌上

　　除了电脑和电话以外，常用的东西还有签字笔、订书机、即时贴等等。要是每用一次都把这些东西放回抽屉，那么拿进拿出的也浪费时间。最好把它们放在桌上的笔筒里，这样的话想用时随时能拿到。

　　而那些不需要频繁使用的，如透明胶带、修正液等，就可以放进抽屉里，以免占用了宝贵的桌上空间。

东西摆放在固定的位置

　　每天使用的东西，应尽量摆放在固定的位置，用后即还原，这样办公桌上就可以保持井然有序。

　　有一门学科叫做“人因工程”，研究的就是如何整理办公环境，能够让人可以持续的保持高效工作。我们都可以短时间内高度集中精力，但是如果让我们长时间的集中注意力，我们会发现随着工作时间的延长，工作效率都会慢慢下降。所以“人因工程”研究的就是如何设置办公环境，比如灯光的强度，座椅的高度以及办公工作台的物品摆放位置等，根据这些环境的设置可以让人更容易持续保持高效率。

　　书写工具和记事本等，就应该集中摆在桌子右侧（如果你不是左撇子的话）。如果用立式笔筒，既节约空间，东西又好找，还不会丢失。

　　签字笔、手机、钥匙等重要物品，一定要摆放在固定位置。

抽屉里摆放的东西也应有固定位置

　　办公桌基本都有抽屉，往抽屉里摆东西时也应固定位置。

设一个名为“其他”的文件夹

　　把那些看上去不易分类的文件保存进去，日后有时间时再研究到底该如何分类。

　　以上是我个人管理电脑中文件夹的方一法，当然，方法因人而异，我的出发点是“分类和搜索时，尽量不花费时间”、“不需要记忆”，也许每个人都能找到适合自己的好方法。

为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面

　　上班族恐怕都会有这样的经历：正在处理手头的工作的时候，突然别人通过网络发过来一个文档需要你处理，此时的你将会很痛苦，因为别人要强行将你的注意力打断，逼迫你做出这样的决定：我是应该继续手头的工作，还是先处理这个文档。无论你的决定如何，你的注意力都被打断了。

　　如果你打算稍候在处理别人发来的文档，那么这个文档你应该保存在哪里比较妥当呢？很多人已经有了很完善的电脑文件夹体系，每个类型的文档都分门别类。这个习惯很好，可以保证你寻找文档时不会花费太多时间。但是也有一个问题，就是如果别人发来文档的时候，你直接按照你的文档体系保存在应该存放的位置，你会发现等你处理完手头的工作之后，你要再去找到这个文档需要花费很多时间。而且你内心当中要记住还有个文档要处理，这就是给你潜意识一个压力，耽误你高效处理手头工作。

　　而且有些时候一个文档不见得一次就可以处理完，那么下次再处理的时候还要经过一层一层的文件夹把它找出来，你还要花费脑力记住有一个文档你还没有处理完。

有什么办法可以解决这个问题么？

　　我的处理办法就是在电脑桌面上建立一个“正在处理”的文件夹，无论是自己正在处理的，还是别人传给你需要你稍候处理的文档都放在这里。

　　所以如果你有什么文档要处理，你只要在桌面上打开这个文件夹即可，这样可以节省很多时间。

　　而且你不需要花费脑力记住还有一个文件需要你处理，因为所有需要处理的文件都摆在这个文件夹里，你完全可以安心完成手头的工作，等你完成之后再根据重要性决定接下来要处理哪个文档。

　　当然，文件一旦处理完毕，就保存进已进行分类的文件夹里。

　　通过一个简单的文件夹，即可大幅减少你的寻找需要处理的文档的时间，同时还可以减轻你潜意识的紧张感。

时间GPS系统

　　如果你想妥善管理自己的时间，提高工作效率，请重视钟与表的存在。钟表有三个重要的意义：

显示现在时间

钟表如同卫星定位导航系统（GPS）一般，需先标定现在的地理位置，才能判断后续正确的行进方向。知道现在的时间，才可据此调整工作进度；

了解失去时间

以当前时刻为基准点，估算现在与上一个行程或上一件工作的相距时间，以了解自己在过去流逝的时间里，究竟完成了多少工作，或是浪费了多少时间；

计算剩余时间

　　以当下时刻为基准点，估算由现在至下一个行程或下一件事务的所剩可用时间。唯有确实掌握剩余时间，才能积极有效地进工作。

如何利用钟表来提升自己的工作效率呢？

　　以下提供几点建议：

　　随时戴上手表

　　一只准时的表是个人的最佳工作秘书，它可以告诉你现在的时刻，供你计算出从现在到过去与未来的时间。手机并非绝对不能使用，但请当成手表的备用即可。由表上得知现在的时间，会督促自己工作。

　　在办公室内挂时钟

　　你可以在办公室的合适角落挂上时钟，方便自己的视线越过访客的肩膀，即可巧妙得知时间的变化。适时结束会谈，是为自己与访客节省时间的明智抉择。适当地改变工作方式和技巧，亦有助于加快自己的工作速度。

　　在办公桌上放时钟

　　时钟会督促自己加快工作，也告诉自己何时应去开会，何时应做适当休息。工作与休息时间的合理分配，是提高工作效率的关键。

　　在会议室里挂时钟

　　在此处挂时钟的用意在于提醒同事，除了要准时出席，也请准时离席。

　　上班的主要目的不是开会，过多的会议只会消耗同事的士气，占用实际执行业务的时间，唯有尽早开完会，才有时间去做该做的事。

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