你与工作效率之前差一步文件整理！【文件整理秘籍】

'透明文件夹': 整理文件，清晰分类，提高工作效率。 #生活技巧# #收纳整理技巧# #桌面整理神器#

你的桌面是否满屏的文件杂乱放着？

你是否每次都能很聪明的找到老板要的文件？

1. 定位——文件结构框架及命名规范

1.1 根据场景定义文件结构框架

以个人文件总框架结构为例：

日常用电脑进行的工作场景大分类：工作（Work）、个人（Personal）、生活（Life）。另外为确保三个主要场景的文件数量不会过多，导致寻找不变，会定期将文件进行归档（Archive）。如下即是最外层的框架结构，这个结构基本不会改变。

个人和生活类数据现在大部分都分散到笔记类应用，以及相应场景应用进行维护，Finder中的文件相对较少，也相对好整理。

以下规范主要针对工作文件。当然个人项目同样适用。

1.2 命名规范

1.2.1 文件命名规范

文件命名结构：序号_项目名称_文件名_版本号_日期.文件后缀

例如：1_XXXX项目_产品规划_V1.0_20171126.PDF

文件名由如下部分组成：

序号：同一个目录下有多个文件时为了固化显示顺序加一个数字序号

第一部分为：项目名称

第二部分为：文件名（规范的项目流程，可统一阶段输出物名称）

第三部分为：文件版本

第四部分为：时间戳+文件后缀

项目名称——命名方法：按项目统一的立项名称

文件描述——命名方法：按规范项目流程中节点输出物（可以重新梳理一下现有项目流程，并规范每个节点的输出物名称）

版本号更新基本规则：

主版本号.辅版本号

正式评审阶段一个较完整的版本可命名为1.0

在之前的版本0.N

评审结束后，更改，辅版本号+1

注：如果同一文档多人编辑，在最后加入名或缩写；

1.2.1 文件夹命名规范

文件夹命名结构：序号_文件夹名称_开始日期_结束日期

例如：1_XXXX项目_20160211_20161111

文件夹由四部分组成：

序号：为了固化显示顺序加一个数字序号

文件夹名称：项目名称

开始时间：项目的开始日期

结束时间：项目的结束日期

新建项目结束日期可为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期，这样就比较清楚自己每年工作的时间线。

（ 注意：根据项目阶段的不同级别，开始时间和结束时间可随机调整，不必每个文件夹都注明。）

1.3 核心文件名定义方法：根据工作流程定义项目文件结构&名称

看完上面，回到自己的电脑，准备开始，但你依旧发现无从下手，因为最核心的文件名总是不知道怎么起，这个问题产生的原因可能是你对自己工作流程不够清晰。

一个标准规范的项目流程应该有明确的项目阶段及项目输出物，我们可以根据项目过程规范我们的文件结构：

工作流与文件名的关系

1. 按照项目种类确定工作流；

2. 通用的项目，按照工作流确定每个流程节点的名称，按此定义文件目录结构及名称；

以产品经理的一个完成项目工作流为例：

原则：

1. 对于流程较复杂的项目，例如下图，子项目阶段、子项目步骤，文件夹中开始时间和结束时间可根据情况来定，不必全部填写，但整体的大项目和重要阶段最好补充清楚。

2. 文件夹尽量保持扁平，一般项目2级目录最好。

1.4 Finder个人收藏夹及标记设置规范

2. 保持——习惯

3. 升级——及时更新

以上规范，只是个人现阶段的一个方法，根据不同公司不同的项目流程，文件目录需要及时调整，但是大原则基本上是固定的。注意更新自己的文件管理规范。

行动建议

如果文章开头描述的就是你，那你可能需要先花一段时间集中梳理，但是不要着急：

1. 执行初期：可将命名规范、习惯卡片打印出来贴至工作台前，提醒自己时刻按此规则整理文件；

2. 每天整理10分钟：整理文件是个大工程，在初期，可先从个人、最近的工作开始着手，每天抽出10分钟。

3. 保持：一旦大功告成，后面的人生将无比轻松，无需整理，要坚持。

就像读哈姆雷特，一千个人心中有一千个哈姆雷特 。

文件管理也如是，每个人都应该有自己的一套文件管理规范。

祝你早日整理，终生轻松.

- 加油 -

END

作者：窦之之

來源：简书

网址：你与工作效率之前差一步文件整理！【文件整理秘籍】 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/363015

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