提高做事效率的3种高效时间管理方法

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提高做事效率的3种高效时间管理方法

    现代人的日常，总是忙忙碌碌，要么从早到晚地疲于工作、加班加点；要么忙于学习或各种社交。总之，一个人忙得就像陀螺一样，也就没空规划自己的时间！但，你知道吗？实际上一个人越忙，越是需要管理时间的。

    具体应当怎么做，才可以在有限的时间里实现高效率，自主驾驭繁忙的日常呢？根据亲身实践，我总结了几个必不可少的时间管理方法：
 

    每日任务清单法
 

    这个时间管理法，也有一个大家熟悉的英文名：To-dolist，即：将一天中的待办事项按照优先级或属性分类，再逐一列出来（比如写在纸上），作为当日工作／学习的指引。每完成一项To-do的同时，在表上打钩或直接把该项To-do画去，直至完成当日所有（或尽量多的）To-do为止。对于无法按原计划完成的任务，也要在To-dolist上注明原因。
 

    4种来自哈佛等美国顶尖名校学生最常用的To-dolist模板介绍：
 

    To-dolist模板1：这是一种最简单直接，尤其适合刚接触To-dolist的“入门选手”，或者日理万机的大忙人的时间管理方法，该模板由“事项序号、具体任务和完成状态”三列组成表格。为了便于大家参考，我在模板中填了一个例子，如下图所示。

    To-dolist模板2：这个模板是第一列按照“优先级”进行分类——通过将一段时间的事项按照重要程度划分成高、中、低三个优先级，从而实现更精准地把握有限时间，尽量把时间首先分配给最重要的To-do事项。

    第二列“截止日期与时间”是基于第一种模板的进化。“状态”栏注明的只是某个To-do的当前进度（比如“完成”“未完成”），而“截止日期与时间”能让我们更清楚地意识到，到底还有多少时间来完成某项任务，在必要时可以增强我们的紧迫感和提高我们的效率。

    这个模板可以用于单日的任务与时间规划，也可以用于超过一天甚至几天的区间。当作单日To-dolist使用时，所有事项的截止日期都是“今天”，因此可以忽略不填，只需注明时间节点的不同，比如“上午11点前”“下午2点前”。当用作一段时间的To-do规划时，截止日期便各有不同了，比如“本周一早上9点前”“本周四中午12点前”。

    To-dolist模板3：这种模板是基于待办事项的类别属性的，它非常适用于在校学生，目前身兼多职、需要在不同事项之间“游走”的人，当然，这些事项分类是可以根据实际情况灵活变动的。如果你是上班族，就可以把“作业”换成“工作”；如果你最近比较“宅”，没有太多社交活动，而是把更多时间放在“修炼内功”上，就可以把“会议／约见”换成“个人精进”，下分运动健身、读书、学习某项技能等To-do。

    To-dolist模板4：这是一种比较轻松的Todolist模板。因此，如果你最近比较辛苦，不想再用一张“一本正经”的To-dolist给自己增加压力了，就可以试试这个模板。在具体操作中，你只需要把To-do分门别类写在这个表单上，不用注明截止日期和时间，当完成一个事项后，直接用笔将其画去即可，非常简单直接。所以，无论是从模板的架构元素还是使用方法来看，这份To-dolist都可算是四种模板中最轻松的一种。
 

    周计划／月计划表
 

    To-dolist固然非常有用，但也有其局限性，因为这个工具主要是对短时间内微观任务的实时规划和管理，但对覆盖更长时间段的宏观目标计划却起不到很大用处；时间管理的关键，不但在于高效利用眼前的每分每秒，更在于规划好每个以周、月、季度、年为单位的时间段内，都应该做哪些事、完成哪些长远目标。
 

    而周计划／月计划表是To-dolist的补充和延伸，两者相辅相成，建议搭配使用。
 

  四象限记录法
 

    四象限记录法（简称“四象限法”）是一种划分“优先级”的时间规划工具。将一个阶段内（可以是一天，也可以是更长时间）的所有待办事项根据“重要”和“紧急”程度，归入四个优先级象限。第一、第二象限的事项相对重要，第三、第四象限次重要。平时，应把更多精力用于完成第二象限的任务，从而避免第一象限“过于拥挤”、平添无谓压力。
 

    四象限法的精髓是：尽量减少第一象限的事项，用更多时间和精力把第二象限的任务提前完成好。
 

    时间管理的工具不胜枚举，以上向大家介绍的，仅是我自己用起来最得心应手的几种方法。实际上，如果你打开任何搜索引擎输入“时间管理”，都可能发现比上述方法看上去更厉害的妙招。但是我要说，时间管理只是手段，绝非最终目的，大家千万不要在如何管理时间上掏空了心思，关键是要选择一到两种最适合自己的方法，坚持规划和执行，让时间变得越来越“多”。

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