时间管理系列：用任务管理应对多线程生活

发布时间：2024-12-04 07:16

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编注：本文为 sainho 的个人专栏「」系列连载。把时间管理分解成简单的步骤，你会发现它如此有用且易学。

在《》一文中，我们完成了时间管理的第一阶段，利用日历，弄清自己的时间都去哪了、还剩多少有效时间。随之而来的问题就是：我该如何去利用这些时间呢？

如果把时间比作本金，那待完成的任务就是各类理财产品。时间管理的第二阶段——任务管理——就是要将时间（本金）合理地分配到任务（理财产品）上去，保证自己的时间得到充分的利用。

但怎么算得上「时间得到充分地利用」呢？

各种工具（各类待办事项类应用）和方法论（如 GTD、四象限法则）层出不穷，利用各种眼花缭乱的功能或者理论，将自己与「提高生产力」画上了等号。反而使得我们容易淹没在工具的选择和对比中，忘记了使用它们的目的；或者觉得「任务管理」是被神话的概念，进而嗤之以鼻。

这一篇我们不去单一地评判任务管理工具和方法，而是跳出对比的视角，以复盘的心态，看看任务管理到底能做些什么，又做不到什么。

开始任务管理的时机

想象一下，如果你是一名中学的学生，你的一天行程就是课程表，任务就是上课和完成当天作业，此时的你只需要用好日历，就能让自己的时间井井有条。上了大学之后，开始参加社团，有了更多时间做自己的业余兴趣，发现有些事情没有明确的开始和结束时间，有时候需要修改事情的时间安排。这时候，日历开始逐渐不能满足你的需求。毕业开始工作之后，工作也不像坐在教室上课那样简单，需要同时面对多个项目、多位客户。此时单纯靠大脑的记忆和日历，变得力不从心，于是你开始进行任务管理。

对多数人来说，是在工作后意识到了任务管理的必要性，这个现象该如何解释呢？论任务数量，中学和大学学生未必比工作的人轻松；论可支配的自由时间，上班又介于大学和中学之间。

其实从中学、大学到工作，核心的变化在于我们在逐渐地面对多线程的生活。

什么叫「多线程生活」？在中学时代，我们有着单一的角色——学生，在学校和家里都只用应对课业。所以无论任务数量多少，只需要的线性地应对，抓紧时间完成作业即可算得上成功。大学时期我们的生活复杂度上了一层，需要应对社团或者实习，但我们的时间线仍然是线性的，只是在不同的场景中需要转换自己的角色。而进入社会后，则开始要学会在很短时间内，随时准备切换自己的角色，去应对来自生活、工作方方面面的事情。

有一派观点认为，人是没法多线程处理任务的，因为人不可能把注意力放在两件事上。这在生物学上无疑是正确的，但是从现实来说，我们切换角色的频率是如此之高，一条钉钉或者微信消息，就能把家中的你立刻拉进工作状态，这难道不能称之为「多线程生活」吗？

遗忘曲线（图片来源：wikepedia.com）

多线程生活，首先考验的就是我们大脑的记忆能力。美国认知心理学家乔治·A·米勒的论文《神奇的数字：7±2》，揭示了大脑的短期记忆容量是有限，同时艾宾浩斯遗忘曲线告诉我们，短期记忆不加以巩固，绝大部分在几个小时内就会忘掉。如果你没有良好的任务管理习惯，随时记下自己在某个场景下的任务，当你快速经历「工作-生活-工作」这样的转换时，就可能遗忘上个场景中的任务。

多线程生活也让大脑的组织能力受到挑战。学生时只考虑完成课业，面对多线程的生活，我们必须几乎「并行」处理各项事务，但在实践中，我们确实只能将注意力集中在一件事上。问题也就随之而来：如何判断任务的先后顺序呢？

由此看来，任何任务管理工具或方法论都必须回答：如何记录和组织任务，以应对多线程生活。

任务管理的两种模式

正如投资里分为价值投资与趋势投资两种思路，虽然都是「如何记录和组织任务」这个核心课题，但不同的任务管理工具也给出了不同的解答。

待办清单型任务管理

在《不起眼的日历，是入门时间管理最好的选择》文中提到，我们时常会遇到那些不适合在日历中管理的任务，而待办清单类的任务管理工具就是最直接的解决方案。

使用待办清单的思路十分直接：大脑记不住的，写在纸上；要应对不同的场景，就多列几张不同的清单。Apple 的「提醒事项」，微软的「Microsoft Todo」，就是典型的待办事项应用。

苹果自带的提醒事项（图片来源：apple.com)

而提到待办清单，就不得不提到Getting Things Done（GTD）。GTD 提供了一套简明且完整的待办事项处理流程：

收集厘清组织回顾执行

这套流程直接指导了许多任务管理应用的设计，其中最典型的就是 OminFocus。OmniFocus 官网的介绍中，就写明它是「The to-do app built for pros.」。默认的收件箱、项目、检查透视，就是与 GTD 流程进行对应，使得用户在使用过程中，其实就是在实践 GTD。类似的应用还有 Todoist 和 2Do，虽然功能上各有千秋，但本质形态上，它们都属于增强型待办清单这一大类。

当然开发者也并不拘泥于 GTD，标签的引入，使得在厘清和组织任务上，可以不局限于「一个项目/场景一张清单」的设计，配合上过滤、筛选功能，让过用户可以随自己的需求生成待办清单。

Todoist 中的过滤器（图片来源：todoist.com）

受 GTD 影响的任务管理应用如此流行，使得不少人将 GTD 与任务管理，甚至时间管理划上等号，其实是高估了它的作用。GTD 是任务管理的一种思路，但并不是唯一解，更谈不上等同于时间管理。GTD 自然也有其短板，每个使用待办清单应用的人都会面临一个问题：清单有了，却不知道从哪开始执行。

其实在 GTD 的「执行阶段：选择最合适的行动」这一章中，介绍了不少给任务排序的方法。例如「四标准法」：

情境有多少时间有多少精力重要性

还有「三分类法」：

执行事先安排好的工作处理突发事件安排自己的工作

除了书中介绍的，比较知名还有艾森豪威尔法则（四象限法则），它将任务分为四类，按优先级分为：

重要且紧急重要不紧急紧急不重要不紧急不重要

其实无论具体的分类方式如何变化，归根到底都是延续了史蒂芬·柯维提出的「要事第一」原则，追求对任务的「完美排序」。这就带来了两个新难题：

一套分类体系需要时间去理解和掌握；对任务进行事无巨细地分类本身就耗费时间。

我们暂且不去讨论如何解决这两个问题，但是它们的出现就让我们反思：它们为什么会出现？

其实问题出在待办清单过于重视对任务的记录，反倒忘了任务管理最基本的问题：我该如何去利用这些时间呢？

待办清单可以将我们的大脑从纷繁的事项中解救出来，但没能跟我们的时间挂上钩。使用待办清单暗含的逻辑是：有了清单，排好了顺序，你就照着它开始做吧。这不能说是一种错误的思路，但起码是一种对人的意志力考验比较大的思路。

时间轴型任务管理

待办清单应用的基本逻辑是：日历做不了的，我们来做。而时间轴型任务管理的思路则是：日历目前做不了的，我们通过改进日历让它能做。

Sorted3 的时间轴（图片来源：staysorted.com）

典型的时间轴型任务管理应用有 Sorted、Things 3 和 Fantastical。在讨论日历的文章中说到过，日历早就不是一个独立的应用，而是嵌入到邮件、待办清单等各类应用中，Todoist 和 OmniFocus 中都有日历视图，并且可以显示外部日历中的行程。反过来看，Sorted 或 Things 3 等应用也有「项目-任务」的分类层级，也可以给任务分配标签或者开始、截止时间。这两种任务管理有什么不同呢？

与待办清单应用相比，时间轴型任务管理更看重如何分配任务到具体时间。

Sorted 中关键的交互操作都在它的时间轴界面完成。只要给任务填上了日期，就会像日历事项一样显示出来。亮点功能「Hyper-scheduling」也是为了快速调整日历视图中项目。Fantastical 自不用说，本身的设计和使用逻辑都是脱胎于日历。而 Things 虽然没有日历视图，但是默认的「今天」、「计划」、「随时」和「某天」列表，其实就是在暗示要以时间为线索，去安排自己的项目。

Things 3 中的今天视图（图片来源：culturedcode.com）

在时间轴型任务管理中，更看重中对任务的组织，而且是以时间为线索去组织，对任务属性的分类只是铺垫。从结果上来看，OmniFocus、Todoist 等应用的最后产出是待办清单，而 Sorted、Things 则是被合理组织的日历。相比之下，无疑后者是更直观地解决了「合理地给任务分配时间」这个需求。

但这种任务管理思路也并不是完美无缺的。将任务列在时间轴上，还是会遇到和使用日历时一样的问题：遇到一次计划变更就需要修改一次。为了应对这个问题，Sorted 提供了「自动计划」功能，而且 Sorted、Things 可以通过筛选标签，实现类似自定义待办清单的效果，但终究不如 OmniFocus、Todoist 那种「一个场景一张清单」的逻辑来得简单。

如果说待办清单类应用的麻烦之处在于分类任务时繁琐，时间轴型任务管理的问题就在于，使用过程中需要不断修改。

我适合哪种任务管理？

目前市面上的任务管理工具，大抵逃不过待办清单与时间轴两种思路。作为使用者，我们又该如何挑选呢？

想选择一款适合自己的任务管理工具，最终还是要回到之前文章中讨论到的问题：

我的一天是什么样的？我的任务是什么类型的？

对于桥型工作者来说，任务可能来源于不同的项目，时间安排可能随时调整。待办清单能让你随时保持专注，聚焦于眼下的任务；而对于岛型工作者来说，工作节奏和时间安排相对有序，不会面临太多更改，使用时间轴任务管理可以最大化地利用时间，让自己一天的安排变得条理分明。

而对于需要处理目的地型任务的人来说，任务本身很难被完美地分类到某个清单中，甚至去划分任务本身就有难度，此时选择时间轴型的任务管理，关注处理任务的时间而非如何分类任何，无疑是更合理的选择；而对于路径型的任务来说，任务本身比较规律，分类清晰，通过待办清单的整理、分类和组织，就能实现批量处理的效果，最大化节省时间。

就像投资时你需要根据本金来考虑自己的投资策略，无论是哪种任务管理思路，都要考虑时间本金的限制。你安排的任务预计所需的时间，无论如何不应该超过自己一天的可用时间。否则任务管理就没有可行性，变成了一种空谈。

任务管理的「能」与「不能」

对任务管理的需求诞生自多线程生活，我们身处其中，每个人都必须回答「我该如何利用我的时间」。

面对这个问题，不同的人给出不同的答案。待办清单型应用希望将多线程生活的复杂度降低，拆解成一张张清单，你只需照着清单去执行，遵循「要事第一」原则，自然不会浪费自己的时间。时间轴型应用则关注时间对我们的影响，将我们的生活重新降维成线性的单线程生活，从而化解了多线程生活的压力。

只要是能与自己的实际情况相结合起来运用，这两种思路，都是实践者对「合理利用时间」的有力回答。通过这两种思路，每个人都可以形成了自己对待时间的模式。

但「合理利用时间」之后呢？如果说

工作成果 = 工作效率 X 有效工作时间

这个等式成立，通过任务管理，我们能尽可能提升有效工作时间，但对提高工作效率本身，是起不到任何作用的。无论你的清单列的多么合理，时间安排的多么合适，任务管理终究不能提高你的专业技能，帮你做出工作上的选择。这便是任务管理的局限。

做好任务管理之后，为了提高等式中的另一项乘数——工作效率，我们将进入时间管理的第三阶段：精力管理。

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