使用极简工作方法，跟办公室的杂乱无章说BYE

保持工作台面简洁，避免杂乱无章 #生活技巧# #家居装饰技巧# #厨房布局指南#

“没人有时间整理东西，但人人都有时间找东西。”这种情形在办公室中随处可见，究其原因，是众多企业在优化过程中忽略了办公室优化。尽管许多企业有好的产品，却因办公室的浪费和低效而影响发展。员工的工作压力不断增加，带来不满、劳累和过重的负担，影响身心健康。

怎么会这样？——办公室的杂乱无章让你不知所措

随便走进一间办公室，你都能看到堆积如山的纸张，贴着“加急”标签的文件夹，写着电话号码、邮箱地址、日程表、待办事项、宣传广告、工厂样品的黄色便利贴，从DVD到U盘等各式各样的存储器，还有免费样品、杂物……工作场所不仅仅意味着工作的地点，它更是一个象征，就像是我们转移到外部的大脑。你脑中的东西会以一种近乎不可思议的方式复刻在你的办公桌上。在这一二平方米的小天地里，面对日益复杂的工作生活和持续增长的压力，你仿佛置身于拼贴画中，每日处于进退两难得境地。
在知识爆炸时代，知识每四年翻一倍。四年后30封邮件变成60封，再过四年后再翻一番，即120封，总共翻了两番。然而八年过后，要等再次翻倍可要不了四年了，因为翻倍的速度越来越快。如果你袖手旁观的话，你办公桌上的2个文件夹虽不会变成16个，但很可能会变成8～10个。自然，未完成的项目资料也会随之增加。无论你是干哪行的，很明显，你必须得做点儿什么，否则将会遭受身心疾病的困扰。
有研究表明，办公室工作人员平均浪费了他们32%的工作时间。细分这些浪费的时间，约三分之一是浪费在自己的办公区，只为找一份需要的文件；一半是由于办事过程协调不周造成的，这可能会引发过长的等待时间和办公运行的停滞；剩下的则归咎于办公室其他低效的工作。把这些浪费的时间加起来，相当于一年中有70天，员工只是来到公司，一整天无所事事，接着下班回家，什么正事儿都没做。以前流行“以大欺小”，现在却变成“以快欺慢”。你现在的速度只能在下一个比你更快更廉价的竞争者出现之前被接受。扪心自问，如果你的竞争对手完成同样的工作比你好20%，快20%，还便宜20%，会怎么样呢？你认为顾客还会继续选择你，只因为他们去年与你合作过吗？

怎么破？——登上办公室优化的五级阶梯

在工作中，要重视优化办公，充分调动生产力。谁能成功提高自己的办公效率，谁就能胜任更高要求的工作。
办公室优化是阶梯状的、持续的改进，由五级紧挨着的阶梯组成。

 为了能更好地理解五级持续改进的功效，请你先想象一个沉重的大球。在管理业务的组织工作中，你看到的问题越多，球就越沉。如果你想把球推上一个斜坡，需要费很大力气。在办公室里也一样。
第一级，为了整理干净，以及清除你工作环境中所有干扰你注意力和打断你工作的东西，你必须投入时间和精力。如果你在这一阶段就放弃努力，后果必定十分严重：球会滚回来。而且还不只是回到原位—球甚至会倒退一段距离。类比到办公室中，这意味着短时间内又会像以前一样杂乱无章，而且你不再良心不安，因为反正努力了也是白费。

 第二级的内容是约法三章。规定可以帮助你维持秩序。所有你立了规矩的地方都不用重新整理了。规定就像一个楔子对球加以固定，防止其滚落。你现在应该满意了，因为你已经取得一定进展并能长期维持。

 第三级的内容是优化工作流程，也就意味着把球再向上推一段距离。实现这一步的前提是，你能够遵守规定。因为未解决问题的数量减少了，所以球也相应变小了。

  第四级的意义在于，让同事也能更强地意识到优化的可能性。在办公室优化过程中，同事被定义为他们工作区域内的专家。因此现在的目标是，加强同事的自我责任意识和行为。现在，大家应合力把球向上推。

 第五级的任务是，通过制定目标给优化行动指明一个方向。这些目标关系到企业的战略定位。在行政管理中制定的指标可以帮助检测目标完成的进度。
这些步骤都浅显易懂，一步步做下来，你的办公室将摆脱杂乱无章的状态，变得井井有条。
据统计，遵循这五个步骤优化办公环境后，成效明显：
☞ 效率提高10% ～20%
☞ 空间节省20%
☞ 找东西的时间缩短40%
☞ 运作时间缩短25%
同时，办公气象为之一新：
☞ 同事满意度显著提升
☞ 办事过程中阻碍减少
☞ 满足客户要求更快
☞ 竞争力提高
概括地说就是，员工能够更快、更好，尤其是更轻松地工作，同时，公司也会更有竞争力。
怎么样，拥有整洁的办公室是不是比你想象的要容易得多？优化办公环境将大大提高你工作时的生活质量。今天就和杂乱无章告别吧！别担心，你可不会再怀念过去的生活！
一起来读读这本书吧！

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