如何整理收纳办公室文件？

发布时间：2024-12-08 12:02

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一、先整理，后收纳

大家常说收纳整理，其实真正的顺序是整理在前，收纳在后。

整理是个动脑的活儿，收纳是个体力活。

整理，是思考物品与自己的关系，并决策物品的去留。

收纳，是将物品收容纳入合适的空间，摆放到固定位置。

没有经过整理，就开始收纳，实际上是在屯物。

收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品，但是不解决根本问题。

不管是哪个流派的整理方法，通常经过整理之后，物品数量会大幅减少。

我们应在整理之后的基础上，决定买什么收纳用品。否则就连收纳用品就成为多余之物。

有一天整理名片，整理完了之后发现名片一张都不用留。要联系的人早联系了。不联系的人，对方离职跳槽多年了也还是没有联系。

「万一有一天要用了怎么办？」

这个万一不会到来的。

退一万步说，如果你有极大的动力、压力和需要，要去找到一个人的联系方式。怎么可能没有名片这种小事，能够阻挡到你？怎么样都能通过社交圈找到对口的人。

扔完了名片之后，名片夹没有用处了，于是收纳物品----名片夹，也可以扔了。

二、文件整理的基本原则是「全扔」

文件类的整理，有一个基本理念是全扔。

全扔可怕吗？不可怕的。没有这个信念，啥都扔不掉。

全扔难以操作吗？不难。因为咱们以前没有想过全扔，所以没思考过全扔的方法。

在全扔的原则下，有以下类东西是需要保留的：

现在手头正在用的文件。

短时期内需要用的文件，比如在项目执行期间3个月，相关文件在期间内需要使用到。

万一扔掉会非常困扰的文件。例如，需要长期乃至终身保存的文件，身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。这部分已经进入贵重物品范畴，应当拎出来和其他贵重物品一起保存。

工作中需要保留为存证的文件：如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。

注意：

在工作过程中，还会产生一些想要保存的文件：例如奖状、聘书、证书等。

这部分如果不具有贵重物品性质，而又出于心动想要保存的情况下，应当与回忆物品一起保存。

三、文件的具体收纳

现在我们就开始收纳了。

文件：有电子件的不保存纸版。盖章合同请财务统一保存。你算算看有多少文件，在买个合适且心动的文件夹收纳。不要多买文件夹。

单据：发票需要报销的请单独放入发票夹子。买一个发票收纳盒子。由于你非常清楚要装的东西有多少，所以不用多买。

小票：全扔以后应该是没有了。如需记账，请记账后扔。

会员卡、购物卡、积分卡：拍照整理到印象笔记等app以后，可以全扔。商家使用时报卡号就可以了。如果你不放心，不要拖延，立刻给所有商家打电话确认是否一定要实体卡使用，绝大多数商家都可以报卡号使用。如果这个付出都不愿意做的话，说明你没有那么喜欢你的卡哦。不喜欢又不心动的东西，不要留在身边。

请竖着直立收纳，找几个方便的且你心动的小盒子，竖着收纳起来。能立的尽量全部立起来。我办公用品少，放个清洁用品抽屉示意。

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