日常办公用品管理办法.doc

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日常办公用品管理办法
为合理使用资源,加强办公用品用具、计算机耗材等使用管理,有效降低运行成本,培养节俭的良好习惯,特制定本细则。
第一条 办公用品范围
主要包括:签字笔、铅笔、荧光笔、笔记本、稿纸、告事贴、回形针、胶水、透明胶、双面胶、橡皮、涂改涂、文件夹、抽杆夹、按扣文件袋、资料册、档案袋、文件盒、计算器、订书机、订书钉、计算器、铅笔刀、长尾夹、剪刀、文件架、打印纸(复印纸)、传真纸、墨盒、纸篓、电源插座等。
第二条 办公用品采购
1、常规采购
常规采购是指办公室每月常用的品种及用量基本固定的文具的采购。为节省成本、降低采购单价,所有办公文具由办公室统一在同一供应商处集中采购。文具选用注意在品牌、性能及价格取得平衡,原则上不首选大品牌文具。各办公室每月10日前作好本月所需办公用品用具清单计划(附表一)。购物清单经负责人签字后才能进行采购,单价较高用品需单独呈报总部审批。
2、非常规采购
在个别项目现场因开盘等原因需大量使用某些文具用品(如打印纸或其它偶然性使用物品)而办公室没有库存或不够时,需要临时进行采购。在进行此类采购前须先打呈批件至总部审批,通过后方可采购。
打印机、传真机、复印机如需更换新硒鼓的(经确认已不能再以加粉或换芯的形式重复使用),须打呈批件审批。日常加粉,可在月度文具报销时计入文具费用,呈批件经总部审核通过后方可进行费用报销。
3、办公用品每月费用标准
按全国办公用品上半年使用费用统计,人均每月约13元(含文具、打印纸及各类设备耗材)。各分公司在进行采购时请按此标准执行。
第三条 办公用品入库与领用
1、办公室人员办公用品发放
办公用品管理人员在每个新员工入职时即为其建立个人文具领用登记卡(附表二),每次领用都须作好相应记录,日常易耗品(如签字笔、告事贴等)及耐用品(如订书机、剪刀等)须分开记录。耐用消耗品不能重复领取,如有故障或损坏,应以旧品换新品(签字笔在重复领用时亦要求拿用完的笔芯来领取新笔芯或笔)。如遗失应由个人赔偿或自购。
在人员离职时须审核耐用品的归还情况,如有遗失或损坏的须进行赔偿。没用完的易耗品原则上也要求归还。
新员工入职初次发放文具如下表(视实际情况可适当增加或减少发放物品),后续领用须以旧换新(铅笔、橡皮、笔记本除外),如有遗失的将不另发新文具。
物品名称
数量
单位
备注
文件架
1
个
签字笔
2
支
铅笔
1
支
橡皮擦
1
个
笔记本
1
本
2、项目现场办公用品发放
在项目初次领用办公用品时为该项目建立项目文具领用登记卡(同个人登记卡),登记办法与个人领用登记卡相同。现场办公用品由现场经理在进场时一次性领取,进场正式运作后原则上不再发放办公用品(合同不是公司负责打印的项目,打印纸按每月1包的标准发放;合同须公司负责打印的项目打印纸及碳粉按月单独打呈批件申请采购),如有再次开盘的可适当申请补领笔、文件夹等常用文具。非易耗品非人为损坏的可凭旧文具申请更换,人为损坏的需自行购买。进场文具领用清单如下(视实际情况需要可适当增加或减少发放物品):
序号
物品名称
数量
单位
备注
1
文件夹
3
个
2
拉杆文件夹
5
个
3
资料册
2
个
4
透明文件袋
5
个
5
涂改液
2
支
6
荧光笔
2
支
7
签字笔
支
销售员进场每人配1支,原则上不再续发
8
铅笔
2
支
9
笔刨
1
个
10
直尺
1
把
11
剪刀
1
把
12
订书机
2
个
13
钉书钉
5
盒
14
起钉器
1
个
15
胶水
2
支
16
透明胶
2
个
17
双面胶
2
个
18
A4硬皮抄
1
本
19
告事贴
2
本
20
长尾夹
1
盒
21
A4纸
1
包
22
计算器
台
按销售人员半数配备
第四条 办公用品费用报销
办公用品及耗材费用须在次月以呈批件形式申请报销,累积多个月份的费用将不再进行审批。
附表一:
XXXX公司XX分公司
办公用品申购计划
采购月份:2011年 月 经办人签名: 电话: 传真:
序号
物品名称
规格
申购数量
单位
规格
说明
单价
金额小计
1
0.00
0.00
2
0.00
0.00
3
0.00
0.00
4
0.00
0.00
5
0.00
0.00
6
0.00
0.00
7
0.00
0.00
8
0.00
0.00
9
0.00
0.00
10
0.00
0.00
11
0.00
0.00
12
0.00
0.00
13
0.00
0.00
14
0.00
0.00
15
0.00
0.00
16
0.00
0.00
17
0.00
0.00
18
0.00
0.00
19
0.00
0.00
合 计:
0.00
批示
部门经理
公司领导
备 注:
附表二:
办公用品领用登记卡
部门:
领用人:
非易耗品
日常易耗品
序号
日期
物品名称
数量
领用签名
日期
物品名称
数量
领用签名
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

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