高效行为管理工作方法

发布时间：2024-12-16 17:22

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GTD就是Getting Things Done的缩写，是一种行为管理的方法，也是David Allen《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》的书名。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并依次执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

高效行为管理工作方法——GTD

基本原则：

搜集：把你需要处理的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都至少清空一次。

处理：处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程，从最上面开始，一次处理一项，不把任何东西放回收件箱，如果任何一项需要做，委托别人完成或者延期。否则把它存档、扔掉或者使它成熟待下一步的处理。

组织：Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目。

下一步行动(Next actions) - 对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。

项目(Projects) - 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”，使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

等待(Waiting for) - 当你已经指派一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能(Someday/Maybe) - 这些事情你需要在某个点去做。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统。

回顾：如果你不每天回顾检查，那么你行动和提醒的列表将会变的毫无用处。为了解决这个问题，你可以按照顺序依次执行列表上的事情。并以星期为周期回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统。

执行：如果你把时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的，如果你可以把要做的事情变得简单、容易、有趣的话，那你就不会被太多的“开放性回路”所压倒。

高效行为管理工作方法——GTD

主要理念：

GTD的核心理念在于只有将你要做的事情都写下来并安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD 其实就是两点：

1. 清空你大脑的内存：通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。

2. 把任何任务和项目具体成行动：不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。

高效行为管理工作方法——GTD

操作方法：

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。

而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行：你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

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