【干货】五个时间管理小秘诀！快快收藏吧！

快乐生活的秘诀：定期给自己放个小假 #生活乐趣# #日常生活趣事# #简单快乐的生活哲学# #快乐生活的艺术#

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◎文丨创新工场董事长 李开复

我整理了一些管理时间的小秘诀，希望能帮助大家更好地管理时间。

1

事分轻重缓急

每天管理时间的一种好方法是，早上确定今天要做的紧急事和重要事，睡前回顾一下，这一天有没有做到两者的平衡。

建议每天对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

在《高效能人士的七个习惯》一书中，作者史蒂芬•柯维提出，“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事，但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。

每个人都有许多“紧急事”和“重要事”，想把每件事都做到最好是不切实际的。建议大家把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。必须做的事要做到最好，但尽量做的事尽力而为即可。懂得用良好的态度和宽广的胸怀接受那些暂时不能改变的事情，多关注那些你能够改变的事情。此外，还要注意生物钟的运行规律，按时作息，劳逸结合，这样才能在学习时有最好的状态。

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图：

要保护自己的时间，尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。

潘正磊是微软总部产品部门中以效率和执行能力著称的总经理。她大学毕业后就加入微软，是晋升最快的经理之一。这是她讲的自己刚进入微软时学习“保护时间”的故事：

“我刚加入微软时，职位是软件开发工程师。我所在的小组开发的产品成长很快，几个月内就生成了三个版本，每个版本又需要支持六种语言。这18个组合的要求都略有不同，而且我还需要和很多其他不同的组打交道。每天，我办公室里总是人来人往，每个人都带来不同的问题。他们一来，我总是停下我正在做的事，先解决他们的问题。我每天忙得不可开交，却做得十分不开心。我觉得每天工作时间很长，却没有学到更多的知识，也没有提高。在与我的老板沟通后，我清楚地意识到我的时间是最宝贵的，我需要提高效率。

在老板的指导和支持下，我先设置了‘回答问题时间’，其他人只有这时才能来找我，其余时间我则可以专心编程。这样一来，我就拥有整块时间来有计划地完成我想做和需要做的事。

另外，我们设立了一个目标，就是要让其它组能自力更生，不能事事都来找我们。经过一段时间“授人以渔”的训练，我终于能够腾出时间去学习新的技术和管理经验了。”

如果不是有这个经验，潘正磊不但不会有现在的成就，而且可能还在同一间办公室里每天回答着各种问题直到精疲力尽为止。

2

列待办或完成事项清单

管理时间也可以使用一些管理方法，比如，有名的GTD(Getting Things Done)时间管理法：

总结起来，管理时间的两个很重要的步骤就是列待办事项清单和完成事项清单。

待办事项清单用来提醒你做事情，完成事项清单用来审视你的时间安排。

待办事项清单强调目标，而完成事项清单重在展现成就。

列待办事项清单，你会知道什么时候该做什么事，这样你做事就会更加有条不紊。而每日列完成事项清单时，你会看到自己一天做了什么事情，哪些事情有必要做，哪些事情可以稍微推后等等。此外，当看到一天完成的事项很多时，你的满足感会提升，你就越有可能坚持下去。

关于怎么列待办事项清单，可以如前所述，每天把该做的事情列出来，并对该做的事排好优先次序。

那么要怎么列完成事项清单呢？

可以参考以下步骤：

第一组，认真回忆并记录今天都做了什么，并注明花费的时间。

第二组，先坚持一个星期，每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组，每周或每个月总结这段时间做了什么，进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在记录过程中或记录完之后，看着这些内容，你就知道时间都去哪儿了。这样，你会知道如何更有效地管理时间。

3

注重提升效率

当大脑疲于工作的时候，对着任务就开始犯困，于是拖拖拉拉地做着，也不一定做得了多少。这个时候反而不如放松或者稍微休息一下。可以参照番茄工作法进行调整：

想要有效率，可以在身体和精神两方面做好准备：

1. 提高体力

有没有发现动脑子的时候饿的快？脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间，去健身房吧。运动运动，工作起来你会更有效率。

2. 做事专注

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好，所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间，在该段时间内专心做一件事情。在这个过程中，如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子，不妨先写到纸上，继续专注做你手头的事，做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

在工作，被电话、客户、邮件、同事等打扰的情况非常多，这时可以采用记录工作法，在被打扰后迅速回到工作状态当中，具体措施如下：

1、如果手头的工作任务重要而紧急时，可委婉说不：告知对方自己有重要而紧急的工作任务需要完成，完成后会过去找TA。

2、如果对方任务不紧急，而且只是短时间打扰你时，可以在交谈之前先把正在进行的工作任务记录到手边的本子上，短时间交谈后继续回到当下任务，完成到一定阶段后，再去完成同事交代的工作任务，并主动更新状态给对方。

3、如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝，可让对方给自己几分钟的时间，把手头上的工作和思路做个简要的记录，再马上配合同事完成他的工作。回到位置后，查看之前记录的工作进度，继续完成。

4

利用高效时间

在时间管理中，必须学会运用80∶20法则，即让20%的投入产生80%的效益。

也就是说，要把握一天中20%的精华时间（对有些人来说是早晨，对另一些人来说是下午或夜里），将它们用于最为关键的思考、学习和工作。

每天的时间不可能安排得满满当当，其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间，都不可轻易浪费。你可以随身带一本你想读的书，或者带一张“To Do List（工作备忘）”或“To Think List（思考备忘）”，有时间时，就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟，一年就有7300分钟的多余时间呀！

5

给自己一个合理的最后期限

如果一个任务规定一个月完成，人们通常会等到月末才加班加点。如果一个任务没有期限，人们往往会无限期地拖延，直到有一天这个任务确定了完成期限为止。因此，在管理时间的时候，最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。

苹果公司开发Mac OS 8操作系统时，本来计划两年内完成，但每次认为还差半年就可以完成时，总会有人发现新的问题，以至于这个项目看上去永远都是半年以后的事情，结果，苹果公司花了十年时间才真正完成该系统的开发。

在微软，Windows 2000操作系统的研发起初也拖延了两年多，直到微软请布莱恩•瓦伦汀（Brian Valentine）来拯救项目为止。布莱恩•瓦伦汀一上任就制定了一个合理的最后期限，根据这个期限， Windows 2000的开发团队砍掉了将近一半的功能特性（包括比尔•盖茨最在乎的结合Windows 95和Windows NT的源代码的计划），然而产品却及时推出了。

完成一项艰难任务的正确打开方式是：从Deadline往前推-分解目标到每一天-每周一小节确保跟上时间进度-最终完成任务。从现在开始做第一步。

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只要你愿意，你的一天将是四十八小时，而不是二十四小时。

时间就是上帝给你的资本。命运之神是公平的，他给每个人的时间都是公平的，他给每个人的时间都不多不少；但成功女神却是挑剔的，她只让那些能把24小时变成48小时的人接近她。下面就是她的助手时间使者透露出来的成功秘笈：

1.直奔主题，聪明人要远离琐碎，保持焦点

由于我们一次只能踏上一条船，“船”的选择便显得格外重要。为此，经济学家告诉我们，要保持焦点：一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。西屋电脑公司总经理迪席勒办公室门上的标语是：“不要带问题给我，带答案来。”

2.80/20原则

要把精力集中在最出成绩的地方，所谓“好钢用在刀刃上。”只要你细心地总结一下，你就会发现：你得到的80%的帮助来自于你20%的朋友，与此同时，你投入的80%的精力却只得到20%的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。一位年轻的推销员售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了他的销售图表，发现他的80%收益来年历20%的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而他则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月赚了 1000美元。他从未放弃这一原则并最终成为这家公司的主席。

3.现在就做

当一位企业巨子被问到“成功的秘诀”时，他只说了四个 字：“现在就做”。拖延或日推迟开始是大量时间被浪费的主要原因。许多人习惯于“等候情绪”，也就是花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的。记往，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间的现在。

4.“不得不走”

不要被无聊的人缠住，也不要在不必要的地方逗留太久。在现实生活中，一个人只有学会说“不”，他才会得到真正提自由。成功的人大多是有个性的人，他们敢作敢为，敢于说“不”。他们的心里有一个闹钟，当“不得不走”时，它就会及时地响起。他们懂得限制时间，不仅是对自己，也是对别人。 脱口秀明星拉瑞•金说：“我发现在生命中得到的愈多，不论是职业上或金钱上，你就可以挑选得愈挑剔，我现在已经没有非去不可的午餐了。”

5.避免争论

在这个“共生的时代”，宽容的心态与合作的意识会使人如沐春风。宽容的人会本能地避免争论。因为无谓的争论，不仅会影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来往往解决不了什么问题。说的越多，做的越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。有经济头脑的人，总是尽可能地配合别人，比如开会守时、自觉遵守社会秩序。因为他深知，你耽误了别人的时间，别人就有理由耽误你的时间，一个人的不自觉会导致很多的人不自觉，“榜样的力量是无穷的”。

6.成本观念

经济学非常讲究成本。对待时间，就要像对待经营一样， 时刻要有一个“成本”的观念，要算好账。在生活中有许多属于“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例，如为省一元钱而排半小时队，为省两毛钱而步行三站地等等，其实都是极不划算的。在国外，给小费有时是为了赢得时间。在经济学中，休闲也是有成本的，它的机会成本就放弃了工作所能带来的收益。因此成功人士十分推崇积极休闲，因为“不同的歌声会带来不同的心情”。在他们看来，积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流，比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及知心朋友间的聊天等都很有好处。

7.精选朋友

朋友也要精选。多而无益的朋友是有害的，他们不仅会浪费你的时间、精力、金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友会危及你的事业。要与有时间观念的人和公司往来。而恋人的选择则更要谨慎，因为爱人是一生的事情，合适的恋人会不自觉地成为你的“爱人同志”，不仅使你的生活浪漫而温馨，更会使你的追求富有意义并充满动力。一份真实而美丽的感情会为你节约时间，并使你有勇气面对现实、迎接挑战。

8.巧用电话

要尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。要善于利用现代办公设备为自己服务。许多事物和表格都可以借助电脑，提前予以格式化，用时则只需几分钟就可输出。一封节日贺信可与电子邮件同时发给许多人。

9.集腋成裘

生活中有许多零碎的时间很不为人注意，其实这些时间虽短，但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作，翻翻报纸乃至记几个单词。成功不是摸大奖，它需要日积月累的努力。需要心平气和的等待。

10.提前休息

在疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，从而大大提高工作效率。好的身体本身就是一个节约时间的要素，“没时间休息的人，早晚会有时间生病的。”

11.花开花落

不要固执于解决不了的问题，可以把问题记不来，让潜意识和和时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。切记，你放不开的事情会吃掉你越来越多的时间，直到你放开它为止。

12.学会速读

约大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般而言，一部三百页的图书有二十页可取的就很不错了，我们任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这个信息时代，速读的能力或日迅速抓住要点的能力已显得十分重要。读书如此，“读人”也是如此，你必须很快甄别出谁是你的朋友，谁是你的时间克星。在有限的时间看到、学到更多有价值、有意义的东西，人生才会不断精彩。

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