掌握自己的时间：彼得德鲁克卓有成效管理法的微观应用

发布时间：2024-12-24 03:02

理解并应用彼得·德鲁克的管理原则 #生活技巧# #领导力技巧# #领导风格研究#

本文将对彼得德鲁克《卓有成效的管理者》中第二章“掌握你的时间”进行梳理与分析，并将其中的技巧方法从企业管理层面迁移到个人提升的微观层面，将我们平时东学西凑的时间管理小技巧系统化，下次无论遇到什么样的情景，都可以从这个系统化的工具架里挑选一件趁手的武器进行战斗。

每一个Learner所需要面对的第一个问题必然是时间，无论是时间不够用还是有大块大块的时间不知道如何分配（其实大部分情况属于前者）。而我们也为此付出了很多的努力，零零散散找了许多门道，无论是“三分钟法则”，“五分钟法则”，“番茄工作法”还是“爱因斯坦休息法”等等...无论哪一种方法，实则都仅仅是一条条鱼，我们其实可以将时间管理向上提升一个层次，搞清楚这五花八门的方法背后的逻辑，形成一套完整的体系，从而能够跟着这套体系在不同的场景下灵活调整，因地制宜地掌握时间。

掌握你的时间：时间管理与计划力

德鲁克首先梳理了管理者需要面对的时间压力。第一层压力来自于“组织本身的需要”，我们在进行生产性事务时往往需要成块的时间，但是这期间务必会被许多“非紧急但是又不得不做”的事情打断，从而将成块的时间分割开，每一次重新投入之后，又要花时间拾起之前的思路和上下文，造成大量的时间浪费；第二层压力来自于“处理人事问题的需要”，而且根据“管理幅度”理论，“人数越多，协调相互关系所需的时间就越长，组织规模越大，管理者实际可掌握的时间也就越少”；第三层压力来自“创新和变革的需要”，“创新和变革，形成了对管理者时间的过度需求。如果时间短促，一个人就只能考虑他已经熟悉的事，只能做他曾经做过的事”。

对于我们个人来讲，来自组织的时间压力主要是当组织与我们的个人提升诉求出现偏差时产生的，正如上文提到的“在职考研”，个人提升目标是脱离繁琐的工作，考上研究生，而组织一天的8小时却对此毫无贡献；不仅如此，即使是大方向一样，也会在不同的任务模块中出现偏差，比如一名高考生的英语成绩已经稳定在145分以上，而物理成绩却在及格线徘徊，那么学校中硬性要求的英语考试，英语作业对其来说也是来自组织的时间压力。对于此类压力，可以使用“物尽其用”和“寻找交叉点”两个方式来解决：

“物尽其用”指的是对于那些无可避免的事情，那就保证一次性做好，做绝做尽，保证之后再也不会占用其他的时间。英语已经稳定但无法避免英语模考，那就付出100%的认真确定高考考场上也依旧能145分以上；下班后要准备考研那就在上班时间竭尽全力处理干净当天时间从而给下班后留出充足的余地；切忌在处理非重要事务时还担心焦虑自己的主要任务或者抱着“这也不是我的主要目标，随便做做就完了”的心态，从而一边担心，一边拖拉。“寻找交叉点”比较适用于当两者分歧不是非常大的场景。比如想从传统行业转行到新兴领域，不要一味地只想着下班之后回去看资料，做课题，准备简历，完全可以在日常工作中寻找两者的交叉点以及自己可发挥的能力点，现在的行业能够在哪些方面与新兴领域联动，加入新技术之后会产生怎样的发展，以及新兴领域所要求的人才能力图谱中有哪些是可以在当前的工作中得到锻炼的？这样每天8小时的时间不仅不会浪费掉，还会带着内生动力与热情投入其中。当然，最理想的方式，还是尽量缩减两者的分歧角度，尽全力实现战略一致性。

处理人事问题的时间浪费对于个人来说主要来自于亲密关系以及组织中的合作关系。比如今晚本来的计划是整理完理综错题，但是因为父母的催促与责骂爆发争吵，结果什么也没做；抑或是在工作中因为合作部门的同事停止推进，导致我方工作也被迫停止，从而产生极大的负面情绪，造成心力消耗等。这些人际关系的问题在生活中是无法避免的，甚至于阿德勒认为“所有的烦恼都来自于人际关系”，针对心理学的问题不在本文的讨论范围之内，仅从时间管理与计划角度来说，我认为可以从以下两个方面入手：

“给自己的计划加Buffer”：对于来自亲密关系问题的时间压力，首先需要接纳自己生而为人的局限性，你不是机器，你有感情，“不以物喜，不以己悲”的修炼是一个很漫长的过程，那没修炼好事情就不做了吗？当然不是。我知道自己就是“以物喜，以己悲”，那我就给自己留出emo时间啊！我之前的周计划，每天晚上满满当当，从周一到周五没有一天是没事做的，但是我发现，确实每周都会有那么一两天深夜打开“网抑云”什么都不想做的时候，所以我就每周给自己一天的“emo时间”，如果这周状态很好没用到那固然好，用到了，我也不会因为计划没完成而陷入慌乱和愧疚。当遇到重大考试，重大面试等对心理状态要求十分苛刻的时候，你还可以选择完全逃离，与亲密关系对方提前沟通，无论发生什么都等Big Day过去再说。“及时暴露风险”：对于来自组织和工作关系中的人际交往压力，“及时暴露风险”不仅是避免背锅的好方式，同时也是一种情绪的抒发，可以有效缓解心理压力。合作方一直卡死流程，导致己方无法推进，那就第一时间给所有相关人员同步情况，基于事实，寻求帮助，商量预案；小组作业有人失踪，第一时间汇集组员，给每个人进行同步，商量是重新分配工作还是立马报告老师，而非一个人进行毫无意义的纠结。

最后，“创新和变革的需要”对标到个人成长，主要是发生在改变惯性，培养习惯的过程中，也就是第一篇文章中提到的“转型阵痛期”。对此有两点需要注意，首先是转型之前，一定要对“新方法”，“新习惯”，“新工具”进行全面的调研，确定其可以带来实际的效益并且适用于自己，如果有必要可以给自己一两天的“试用期”亲身体验一下；其次就是当确定了其可行性之后，一定要克服阵痛坚持下去，切忌因为刚开始的不熟练导致的一定程度的效率下降作为中途放弃的借口，又回到了老路上。

德鲁克有效性的时间管理体系“并不以时计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点”，“然后有效的管理者管理自己的时间，减少非生产性工作所占用的时间”，“最后，再将“可自由运用的时间”，由零星而集中成大块连续性的时段”。这三个步骤，是管理者有效性的基础：1. 记录时间； 2. 管理时间； 3. 统一安排时间。

记录时间

德鲁克作为管理顾问时曾与一名公司的董事长交谈其时间安排，这位董事长十分肯定地说：“我的日常工作大致分为三部分，1/3用于与公司高级管理人员研讨业务，1/3用于接待重要客户，剩下1/3用于参加各种社交活动。”但是德鲁克让其秘书帮忙实际记录了其6个星期的时间安排之后，发现在上述三个方面他所投入的时间占比非常少，大部分时间实则都花在调度工作上了，他所说的三类工作只不过是“他认为应该投入时间的工作”，而非时间真正的去处。由此案例可看出，“如果完全靠记忆，我们恐怕说不清自己的时间是怎样打发的”，这也正是有效性时间管理体系的第一准则即为“记录时间”，“有效的管理者知道，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的”。同时，德鲁克还提醒了一个记录时间的注意事项，也就是“必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记”。

记录时间是德鲁克时间管理法的第一步，也就是获取我们的时间耗用原数据。我们常说：“感觉也没买啥，钱怎么不知不觉就没了”，所以我们开始记账，那么对于时间也是一样的。人类的时间敏锐度其实是很差的，诸多的实验已经证明这一点，在黑暗的房间中，我们可以通过触觉等大致感知到房间的面积结构，但是却很难分辨几乎过去了多长时间，所以，提高“时间感”能够很大程度上提升我们对时间的把控度，从而获取原始数据，进行调整优化。时间感的提高可以从以下几个方面进行练习：

“从计时训练到限时训练”：很多时候我们定的计划是“今天早上我要整理完所有的物理错题”，“今天下午我要写完3000字的读书笔记”，“这个五一小长假我要啃完《尤利西斯》”...反之诸如此类的计划，笔者个人而言是没有一个完美地完成过...这其中重要的原因就是我们缺失原始数据，不了解自己也不了解任务。一下午4个小时写完3000字，自己的水平写1000字大概要多长时间？五一小长假每天的可支配时间是多久？《尤利西斯》一共有多少页？自己的阅读速度是一小时几页？意识流小说难以理解，以自己的认知水平会不会看不懂从而一个章节反复观看？所以，我们需要对自己有完全的认知，先从“计时训练”开始，一分钟能写多少字，能敲多少字，半小时能读几页通俗文学，几页严肃文学，几页完全不熟悉的专业书...在获得充分的原始数据之后，就可以进阶到“限时训练”，增加自己的时间紧迫感，将时间纳入能力的评价体系。手机也不要放过，播放列表能看出一个人的性格，每日app耗用时长能看出时间都去哪儿了。不要害怕面对现实，经常会出现“昨天刷了好久短视频啊”的懊恼，好久是多久？看看具体时间，定期统计，不管多久都勇敢面对，就算是昨天10小时，今天8小时，上周70小时，这周40小时都是进步，不管进步大小，一定要做到心中有数，而不是一句简单的“昨天玩手机玩了好久，今天不玩了”的敷衍推脱。不戴手表小游戏：要说到记录时间，前苏联著名学者柳比歇夫可谓是鼻祖，感兴趣可以搜索一下其自创的“柳比歇夫时间管理法”，这里要介绍的是柳比歇夫的一个随时随地都可以做的“时间感知小游戏”，具体操作是：在做一件事情之前-可以是任何事情，下楼倒垃圾，拿快递，吃一顿饭，离开工位去厕所再接杯水再和同事闲聊两句-把起始时间记下来，做的过程中一定不要看时间，做完之后心里先预估自己大概花了多长时间，然后再看表。笔者第一次尝试时候的误差是4分钟，据说柳比歇夫的时间敏感度经过这种长年的训练之后，其误差范围能控制在几秒之内。

管理时间

通过“记录时间”我们拥有了时间使用的基础数据，再次基础上，有效性时间管理的第二步是“管理时间”，也就是对这些时间样本进行“时间诊断”。德鲁克提出了两个维度的诊断方式： “非生产性活动造成的时间浪费”和“管理不善与机构缺陷造成的时间浪费”。

因为“管理不善与机构缺陷”主要还是集中在组织架构完善领域，所以我们在此不做过多探讨，主要对“非生产性活动造成的时间浪费”进行分析和迁移。

“非生产性活动造成的时间浪费”：1. 找出纯纯的“冤种任务”，识别这种事件非常简单，“只要审度一下对于组织有无贡献，对于本人有无贡献，对于对方的组织有无贡献”即可，针对schedule上的一项一项事务，不断地询问自己“这件事如果不做，会有什么后果？”，如果答案是“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消；

这种“冤种任务”在任务多且繁杂的日计划中一定要提高警惕，对着自己的schedule list先别着急开始动手，先按照“GTD方法”进行加工处理，在罗列出了一大堆任务之后，第一步就是“删除”，删除的标准就是对着每一项任务问：“一定要做吗？不做会怎么样？对组织，本人和对方组织有贡献嘛？”，如果回答是否定的就要果断删除。

2. 第二个该问的问题是：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？”，也就是“授权”问题，德鲁克认为：“授权这个名词，通常都被人误解，甚至是曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事，这才是有效性的一大改进。”

在删除完非必要任务之后，“GTD方法”的第二步就是进行分类，其中重要的一类就是“需要委托他人，与他人互动”的任务。此类任务的特殊性就是需要依赖他人，而他人属于不可控力。所以，对于可委派任务，第一时间放手交出去，并且交出去时候拉齐目标和验收标准，确定好死线，中途再适当追进度。

不要以为这是领导才能做的事，对于个人来说，委托任务代表着我们需要向外界寻求帮助的所有事件，其背后其实是一种“穷尽所有可能解决问题”的思维方式。爸爸让儿子搬走一块石头，儿子拼尽全力石头都纹丝不动，于是他对爸爸说：“我尽力了，真得不行。”爸爸回复道：“你并没有尽全力，我就站在这边，你并没有向我寻求帮助。”

就笔者来说，经常会出现一个bug修一天的情况，不仅会打乱整个日计划的节奏，还对整个流程进度产生非常严重的影响，于是我给自己定了一条标准：“每当遇到一个bug，30分钟的解决时间，如果30分钟还没有结果，那就带着自己已经尝试过的失败路径和可能解决方式寻求他人帮助。”

3. “还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，这项因素是：管理者在浪费别人的时间”。这里德鲁克举了一个在很多公司中非常普遍且操作性很强的例子：一位财务经理深感会议浪费了太多的时间，每次会议都是财务部全体出动，且每一个人为了表示自己的积极性都得提出自己的意见，而这些意见要么发散性过强，要么与之前的发言内容重复；但是，他又想到，如果少请几个人，他又会担心会是未被邀请的人觉得他们被忽视。后来，这位财务经理找到了一个两全其美的方法，开会前先分发一份开会通知：“兹定于xxxx邀请xxxx四人开会讨论年度资本预算问题，如那位需了解这个问题或愿意参与讨论，亦请届时出席，若无法出席，我们将于会后立刻呈送记录，供各位参考并希望提供宝贵意见。”

在团队任务中，无论我们是被浪费时间的人，还是浪费别人时间的人，我们首要做的第一件事就是与团队沟通，不管你是否察觉到团队活动中浪费时间的情况，都可以去主动询问他人，当大家对此达成一致之后，就可以对该项事务的流程进行优化或者果断取消，谢绝。

统一安排时间

对于统一安排时间，我们首先要有一个心理准备，那就是“别存太大奢望”：“一位管理者无论怎样无情地删掉了浪费的部分，其自由时间仍不会太多”。“有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间，时间分割成很多段，等于没有时间。时间如果能集中，即使只有一个工作日的1/4，也足可以办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数又3/4个工作日，也是毫无用处。”

统一安排时间的方法，德鲁克提出“将会议，审核，问题分析等例行工作，规定排在一星期内的某两天中办理，而将其他人日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的事务”。对于个人来说也是如此，对于生活中的一些例行工作，可以通过很多巧妙的小技巧进行整合，比如做午饭时候，顺手将晚饭的食材也准备出来，晚上直接下锅；打扫房间也可以集中处理在周六周日，不穿插在工作日中等等...这些技巧会因为个人的生活习惯而有所不同，详细观察自己的习惯与时间分配，逐渐摸出其中的门道是非常有成就感与安全感的事情！

上文中提到的“GTD方法”可以作为相关经验进行借鉴，满满当当的To-do List在经历了“删除”操作之后，分类处理除了“可委托任务”之外，还有一个重要分类就是“五分钟即可解决的零散任务”，对于这种任务，我们集中起来，一个小时统一歼灭，避免这些零零散散的小事儿打碎我们大块的专注时间。

同时，我们还需要对于这个“统一安排的时间”安排到什么地方有所警惕，德鲁克指出“现在喜欢把工作带回家来开夜车的人越来越多，这往往会造成一种不好的情况：人们以为可以晚上加班，因此反倒没有抓紧白天的工作时间”。所以，针对自己的专注力情况，尽量将大块时间和生产力与产出性活动安排在自己的专注力高峰。

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