别让生活忙得像陀螺，3 个管理时间的秘诀

职场小插曲：一位经理在年度总结会上说，他的目标是让团队成员‘忙得像陀螺，乐得像天使’。 #生活乐趣# #日常生活趣事# #每日生活新鲜事# #职场趣闻轶事#

 田美风子 2018-12-17   |  89阅读  |  2转藏

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如果你想练习一个跨产业、跨职务、跨世代、跨国界都需要的专业能力，那非时间管理莫属。

我是个快手，讲话快、吃饭快、思考快、决策快，但待处理的项目还是一直加进来，我恨不得像外星人那样可以读心、看脑，吃饭能以吞药丸带过。在时间压力极大的顾问业工作时，每天更是以15 分钟为单位在安排会议或对话。我很清楚这样不是办法，在如疯狂陀螺转了一些年后，我锻炼出几个时间管理的好方法，至少能让我在忙碌之余，找到工作的节奏：

1. GTD（get things done）

一个想法或做法，写下来就是跟放在脑袋里不一样。我每天收工前，会把隔天所有要做的事列下来，这样的好处是晚上睡得安稳，早上一进办公室也马上知道要做什么事，有效减少浏览网站或乱开档案所耗费的「暖机」时间。

每做完一件事就逐项打勾，没做完的事则挪到隔天的待办事项，通常挪到第三天，我就会因为受不了拖延的自己，更不想再誊写一次，就把该做的事做掉了。长久下来，逐渐训练出自己做事不拖超过3 天的态度，也堆叠出自己的信誉。

2. FTF（first thing first）

每天进办公室后，我会从待办清单中挑最难、或最重要的那件事先做。人难免有趋吉避凶的天性，会先做一点不痛不痒、容易完成的事，但其实心中明明一直挂念着另外一件大事，等到不得不面对时，通常还会伴随着压力与负面情绪。采取FTF后，因为最难或最重要的事情已经处理了，其他事情都不会比那件事更难面对，因此一天中有八成的时间，都能处于情绪相对轻松与踏实的状态。只是改变做事顺序，就能带来这么好的「副作用」── 有效降低无意识或不必要的情绪干扰。

3. 加强版时间四象限

将时间以重要、不重要、紧急、不紧急区分为四象限，是很多人都熟悉的作法了，我也深受其益。但随着管理事业愈来愈复杂，团队人数也越来越多，特别是牵扯到资源配置（包括人力时间与金钱）的项目时，我会加入2 个关键提问：

这件事做了会怎样？这件事不做会怎样？

例如公司需要建置一套SOP，原本总是被我分到重要但不紧急的象限里，但当部门主管有1/3 的时间处于救火的不健康状态，就会进一步思考：把SOP 做出来的好处是会有60% 日常营运的重覆性询问可以被解决，不做的话可能会让公司持续面临人员流动的空窗期对公司造成的损害，更重要的是可能有50% 的部门主管即将因为loading 过重而离职，这件事就会被我拉回重要又紧急的象限里。当把做了的好处，或不做的坏处都想过一遍，会对自己与组织能享受或承受的范围有个底，节奏就不会乱。

我们和成功者唯一相同的条件就是时间，能把时间做高效的运用，就拥有多一分的弹性与可能性。

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