工作&生活做事慢效率低原因及解决方案
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时间和效率管理具体版(初阶)(一)
工作&生活做事慢效率低原因及解决方案
效率慢的原因(动物解析法(编者自创))
打败你的可能是生活的小事
1.无头苍蝇无流程
做事之前没有想好,或者压根没想,只是遇到一件做一件,一会儿做这,一会儿做那,遇到什么急事就就处理某急事。
例如:新人销售,没有经过专门的培训和SOP流程发送指导;远行而要收拾东西,结果翻箱倒柜,这看看那看看…
常见于:做全新的或少做的事的时候…
2.蝴蝶太多不专注
被外界容易吸引诱惑人的事物所转移注意力和时间。
例如:朋友和群聊消息、娱乐推文、窗外的热闹、优惠活动…
常见于:正在做的事略枯燥或困难,或久未休息,未设置外界环境屏蔽机制,忽略环境的影响和重要性
3.毒蚁侵蚀费时间
被不重要且费时间的事情大量占据时间,而不自知或难自控
例如:刷抖音停不下来,点外卖一个小时,购物选择犹豫纠结,
常见于:容易拟心流式沉浸事物,可不断刷新、无切断页面的系统设置
4.无休黄牛无效率
过分老实、勤奋、强调努力,忽略方法论和休息,不断做而忽略想,不断前进而忽略调整方向,不断重复忽略改变
例如:线上销售不停回消息永远回不完但结果也不佳,公司里加班努力却无产出的职员,每天从早忙到晚的辛苦的宝妈,每天做作业格外慢的孩子…
常见于:“以同样的方式做同一件事情却希望得到不同的结果”;无意识下“战术上的勤奋,战略上的懒惰”;同样的事每天在发生,但是你只是循规蹈矩从未意识到和想过去改变;坚持是好的,毕竟水滴石穿,但方法不对,努力白费,方向相反,白忙一场
5.完美孔雀未完成
总想着准备好所有再开始,总想着到一百分再拿出来,却因此迟迟未做或错过时机
例如:宝洁的润妍洗发水失败案例,执着研发和精益求精,结果,夏士莲“黑芝麻”洗发露抢占先机先一步发布和占领市场。没有准备完美的考试,如果慢条斯理细致去复习,那可能在第一章节还没复习完就考试了。等到毕业或有钱后再表的白,可能早就被人捷足先登。等到有钱后再想关心的家人,可能早已不在。等到孩子考上大学后、找到工作后、结婚后、生孩子后再放过自己做自己,其实最后还是不会放过自己,还是不会满足…
常见于:市场变化快,晚一步就错过时机。心理预期高,迟迟未开始。困难预设大,习惯性逃避。机会稍纵即逝,犹豫就会败北
二、提高效率的意义:
让工作更顺利、让生活更美好
拿出结果,让努力有意义
一举两得,一举多得,批量增高产出
减少时间消耗,把省下的时间去做更有意义、更喜欢、或关心家人、享受生活的事情
珍惜时间,过好这短暂的一生
三、提高效率的方法
•效率的定义
效率=完成量÷时间
•定义型方法:
提高单位时间内的完成量,或,减少完成单位量所需要的时间
•技巧性方法:
1.让苍蝇变大雁,有序飞行
•如果一团糟,先让工作和生活SOP化。/磨刀不误砍柴功
每天肯定有很多重复的事情,差不多的话术,相似的总要走的流程,与其次次重新组织和思考,不如花点时间,停下来整理和写一套SOP,提高重复事情的效率,才有更多时间去应对那些不重复的变数
举个例子(仅简单举例,具体以实际为准,后期也可能会细分和整理写教程),销售可以从先处理已有的订单和已谈成的合作,再去接待已有新客户,再自己发掘新客户,同时晚点还要不忘老客户,然后根据公司和业务和自身情况去制定一条专属流程。
又比如,线上业务,不要一开始就忙着回一大堆回不完的客户消息,而应该分类分个轻重缓急,比如优先处理已下或在途或确定的实盘,再处理其他消息,不要老实巴交还按什么时间顺序,也不管对方发来多少个询盘报价。
再比如,做家务,先做什么,再做什么。不要这一下,那一下,想到一个做一个,每个做到一半。而是根据清轻重缓急和重要性来。
•始于SOP,不止于SOP
提高效率熟悉流程后,接着就是灵活变通,比如根据场景适当改动话术,比如根据客户特点去调整策略,根据突发情况,去灵活变通…
•习惯成自然,孰能生巧,不止于前,稳中求变求创新
当一切走通走顺走熟后,你就会发现一开始觉得很难的事,也可以像喝水一样简单。这个时候,还是不能停步不前,因为你需要不去反思,去优化你的SOP,每次想到一点就改一点,以不断贴合新的趋势或者优化成更妥的话术
2.关窗或闭眼,不见蝴蝶
设置外界环境屏蔽机制,比如关闭网络,或者关闭部分软件,关闭声音,设置时间限制,时间排表安排具体化,互相提醒,一次只做一件事,不边娱乐边工作,设立提醒取件比如卡片比如立牌。同时在正在做的事情中找到乐趣,最好是进入心流状态。久专注后,适当放松休息
3.扼杀在摇篮,千里之堤,防始于蚁穴
《自律力》一书中有提到环境的魔力,那些以为我们可以控制的环境,甚至看不上的小细节,都会严重影响我们。再强大自控力的人,也难以抵抗环境的诱惑,所以,重视环境,改变环境,控制环境。
设置相关应用时间限制,设计手机使用时间限制,定闹钟或计时器,给自己规定和压缩时间,快到斩乱麻,小事不纠结。习惯于氛围学习的,去图书馆学习而不是家里。在家里也穿的整整齐齐,不要穿拖鞋…
4.不做老实人,做“聪明的老实人”,适当停下休息,黄牛变快马
休息,反思,方法,方向。
怎么做大于做多少,做什么大于怎么做。
适当停下来,休息和反思。每天都要给自己复盘时间,哪怕放下手中的活放下部分任务。盲目处理八十个消息不如好好处理二十个消息。实时确定目标调整目标。
上位者对于管理努力而无结果的员工,尤忌打击下属积极性,须知努力勤恳但未开窍者一旦开窍前途无限。他们不是不想反思,而是没意识到要反思,这时你的作用就来了,像恍惚梦魇中的提醒,黑暗摸索中的光。再一个就是主动传授方法、技巧,给予支持。
5.乌龟也能赢兔子,蜗牛终将出深井
知道100分,不做等于知道0分。60分有时大于100分。“只要开始就成功了一半”。“完成大于完美”
降低心理预期和困难度,《微习惯》中斯蒂芬•盖斯的健身习惯始于每天做一个俯卧撑,设定一个毫不费力甚至小到荒唐可笑的预期目标,让开始变得简单,让成功更进一步,“先小步快跑再迭代”。
6.进化的巨龙
光知道没用,知道了还得理解,理解了还得去做,做了还得坚持,坚持了还得及时反思调整、不断优化
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