常用沟通工具的比较

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常用沟通工具的比较

(2006-05-29 13:22:52)

沟通的重要性不用多说了，相信大家每个人都有深刻体会。在这里我们讨论一下几种常用的沟通工具的特点，对它们做个对比分析，希望能对大家的工作和生活有所帮助。

随着信息技术的不断发展，在沟通工具上我们可能的选择是越来越多。除了传统的面谈和电话沟通之外，我们还可以使用即时通信软件（IM）、Email、手机短信等方式进行沟通。除此之外，还有网上论坛、网站、个人博客、以及已经没落的书信等方式。本文只针对公司内部成员之间的相互沟通问题，对面谈、电话、IM软件、Email、手机短信这五种主要通信方式进行比较分析。希望通过本文的讨论，我们能够达到如下目的：
 了解不同沟通工具的特点；
 了解在不同的场合下应该选用什么样的沟通工具；
 了解不同工具对沟通过程的潜在影响，从而对不良影响可以有针对性的消除；

本文主要从如下四个方面讨论的各种沟通工具的特性，
 沟通效率：指单位时间内传递的信息量。
 沟通错误率：指信息传递过程中的错误率，即一方想表达的意思不能被另一方正确理解。
 沟通的干扰性：指沟通过程对沟通各方当前工作的干扰性影响。
 沟通成本：指沟通各方需要为沟通过程支付的资金成本。

沟通的三个层次

目前常用的沟通方式可以分为三个层次：面谈沟通、语音沟通、文字沟通。据大量媒体报道，人们沟通时，文字部分传达的信息量不到总量的10％，而语气语调中包含的信息量为30％，更大一部分信息量则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈时双方才可以全方位的交流上述所有的信息，这使得双方可以最充分最高效率的理解对方的思想，根据对方的反馈可以及时纠正可能的理解错误，从而可以节省很多时间，减少很多可能的误解。

语音沟通（如电话等）虽然不能象面谈那样实现全方位的交流，但是它可以实现远程沟通以减少沟通成本，同时通话过程中还是可以交流语气、语调等情感信息，因此它是介于面谈沟通和文字沟通之间的一种比较好的折中。

文字沟通具有私密性好（对第三人不打扰）、沟通过程记录方便、可以对沟通内容做深入思考等优点。但是由于文字方式的沟通通道很窄，并不能有效的传达信息。除非双方已经对沟通相关的上下文信息达成高度一致，否则很容易产生误解。另外从沟通效率上来讲，文字沟通可以说是时间杀手，因此必须做有效的管理。

面谈沟通

面谈是效率最高的沟通方式。大多数的公司等组织宁愿支付大笔的差旅费和时间支出，也要举行定期或不定期的面对面会议。我们自己也经常有这样的体会，邮件讨论几天也搞不清楚的东西，电话里面十分钟就搞定了；电话里半个小时也说不清楚的东西，见面谈五分钟就搞定了。所以在条件允许的情况下，应该尽量采取这种方式进行沟通。

优点：沟通效率高；沟通错误率低。
缺点：成本高（出差费用等）；会干扰对方的当前工作；沟通过程的记录比较困难。
适用场合：定期例会；重要事情的讨论；特定主题的脑力风暴等。

电话沟通（包括固话、手机）

做为语音通信的最主要手段，电话的发明极大改变了人类的沟通习惯。可以说它拉近了人和人之间的距离，同时也拉远了人和人之间的距离。近十年来中国的移动电话应用得到了迅速发展，使得电话沟通几乎可以无所不在。与面谈一样，电话也是一种同步的沟通方式，即要求双方都暂时中止其它的工作，同时参与到沟通过程中来，这会对双方的时间管理有一定影响。另外电话还会对办公室里的其它同事们产生一定干扰。

优点：沟通成本低；效率较高；错误率较小
缺点：会干扰对方的当前工作；沟通过程记录不方便。
适用场合：大多数一般性沟通场合

IM软件：

目前中国用户群最大的即时通信软件是MSN和QQ，其它的还包括Skype, Yahoo messanger, Google Talk等。除了允许文字方式的即时通信之外，这类软件通常还结合具有语音通信、视频通信、和文件传输的功能，很适合在计算机前的两人或多人沟通。

优点：沟通成本低；可以结合多种沟通方式；可以对文字内容进行完整记录。
缺点：会干扰对方的当前工作；单纯的文字方式耗费大量时间；只能用于计算机前的沟通。
适用场合：沟通各方都在计算机前且网络通畅。（注意：如果语音通话有问题，则建议用电话代替）

Email：

与上述各种方式不同，Email是一种异步的通信方式。接受方不需要和发送方同一时间参与沟通，因此Email不会对对方的时间安排造成太大打扰。这是Email通信的最大优点之一，因此它在一日千变的互联网中长期占据了重要的地位。我们应该养成随时检查邮件的习惯，或者最低限度是每天要至少检查一次邮件。

优点：不干扰对方；有时间对内容做深入的思考；有完整记录。
缺点：沟通效率低；即时性差。
适用场合：对即时性要求不高的场合；发布通知性的内容；需要对内容做深入思考的场合。

手机短信：

不知道是什么原因，短信被青少年朋友们大量使用。但是作为职业人士，我们应当尽量避免这种低效率而且极易引起误解的沟通方式。短信只能作为一种辅助性的沟通手段，在必要时用来发一些简短的通知性的信息。考虑到有时会有丢信息的情况，收到短信通知时应做个简短的回复。

缺点：沟通效率很低、沟通错误率高。
优点：私密性好、有时省钱（如漫游时）。
适用场合：发一些简短的通知性的信息。

总结

上述各种沟通方式比较如下表：

沟通工具

通道

优点

缺点

适用场合

面谈

多通道

沟通效率高；沟通错误率低

成本高；会干扰对方的当前工作；沟通过程的记录比较困难。

定期例会；重要事情的讨论；特定主题的脑力风暴等。

电话

语音

沟通成本低；效率较高；错误率较小

会干扰对方的当前工作；沟通过程记录不方便。

大多数一般性沟通场合

IM

语音，文字

沟通成本低；可以结合多种沟通方式；可以对文字内容进行完整记录。

会干扰对方的当前工作；单纯的文字方式耗费大量时间；只能用于计算机前的沟通。

沟通各方都在计算机前且网络通畅。（注意：如果语音通话有问题，则建议用电话代替）

Email

文字

不打扰对方；有时间对内容做深入的思考；有完整记录。

沟通效率低；即时性差。

对即时性要求不高的场合；群发通知性的内容；需要对内容做深入思考的场合。

手机短信

文字

私密性好

沟通效率很低、沟通错误率高。

发一些简短的通知性的信息。

 最后提一下对各种沟通方式的原则性建议，

1、如果在同一个办公环境中，应尽量采用面谈沟通；
2、一般情况下，应尽量采用语音方式沟通（包括电话和网络电话）；
3、条件允许时，推荐采用MSN/QQ等进行语音通信，辅以文字交流以记录关键信息。
4、如下情况可以采用单纯的文字沟通，但是要注意做好时间管理：
办公条件不允许语音沟通；
进行简短的讨论或交换意见（比如双方已经就相关问题进行过有效沟通）；
 发布通知性的内容；
 需要进行深入思考或文字整理的工作：比如写这篇文章；
 有一些需要记录的内容：如地址、账号等。

Yihua

2006-2-13

网址：常用沟通工具的比较 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/583181

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