时间管理培训.ppt

PPT演示时间管理技巧 #生活技巧# #工作学习技巧# #PPT制作设计#

上传人：x*** IP属地：河南 上传时间：2020-01-16 格式：PPT 页数：34 大小：1.61MB 积分：20 举报 版权申诉

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文档简介

目录 为什么要进行时间管理时间的陷阱时间管理的变迁如何进行时间管理 抱怨 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题 实际上没有所谓 时间太多 或 时间不够 的情形存在 一天就是二十四小时 不多也不少 不管你是谁 都是一样的 所谓时间少 只是表示在这段时间里要做的事情太多 以致这段时间不允许而已 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情 能够做 和 本来可以做 基本上并没有多大的差别存在 1 你通常工作很长时间吗 2 你通常把工作带回家吗 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗 4 如果你没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7 你时常在做重要工作时被打断吗 8 你在办公室用餐吗 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 9 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10 你时常把工作拖到最后一分钟 然后很努力地去做完它们 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍 15 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 总结你的时间掌控 它说明 你的日程表排得再满 你都能挤出时间做更多的事 它告诉我们 如果你不是首先把石块装进铁桶里 那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了 因为铁桶里早已装满了碎石 沙子和水 而当你先把石块装进去 铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西 所以我们必须分清楚什么是石块 什么是碎石 沙子和水 并且总是把石块放在第一位 时间管理与价值观 时间管理四维度 I II III IV 紧急重要 不急 不重要 急 重要 不紧急重要 不紧急不重要 紧急不重要 目录 为什么要进行时间管理时间的陷阱时间管理的变迁如何进行时间管理 陷阱一 时间的配置不对 Reaction消极回应vsProaction积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理 不合理的时间配置 明智的时间配置 1 重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2 重要的事情要逐漸地交給信任的部署 這叫 灌能 陷阱二 拖延 除了第四项以外 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 克服1 成本 效益分析法 成本 好处 克服2 思维习惯的改变 这件事令人感到为难 但是它非做不可 因此我將立即做完它 以便尽早忘掉它 养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份 让事情看起來像做完80 一般 陷阱三 事必躬亲 韩非子 八经下君 尽已之能中君 尽人之力上君 尽人之智諸葛亮凡事必亲躬 后來过劳而死为何事必亲躬 因为怕部署取代不放心部署 不信任部署要求标准过高 陷阱四 有求必应 会花太多时间 时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友 叫 施小惠 可以适当地拒绝 目录 为什么要进行时间管理时间的陷阱时间管理的变迁如何进行时间管理 时间管理的变迁 第一代时间管理 备忘录型特点 纸条或备忘录本 一方面顺其自然 一方面追紧时间安排 第二代时间管理 事先规划安排行程特点 制定合适的目标与计划 讲究效率 明确责任 第三代时间管理 规划 制定优先顺序 操之在我 特点 明确价值观 制定中 长 短期目标 将每天的活动排出优先顺序 有详尽的计划表 组织表 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上 第四代时间管理 注重单位时间的价值 而非单位时间的效率 一二象限 超越时空 今天要管理明天的时间 第二象限 以人为本的时间观 人的价值观统一 系统的而非个人的时间管理 时间管理理论适用范围 第一代时间管理 备忘录 适用于小作坊 小店管理 对突发事件无助第二代时间管理 计划效率手册 但与工作价值脱节第三代时间管理 当公司进一步扩大 管理范围扩大时 价值观的问题 步调一致的问题突出了 所以 必须抓授权 抓规划 第四代时间管理 公司规模进一步扩大 环境变化更为加剧 目录 为什么要进行时间管理时间的陷阱时间管理的变迁如何进行时间管理 阅读内部刊物1H打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟与华金公司讨论定价2H中实公司的合作意向书2H商讨索赔案处理1H周五业务会提前1H完成文件归档1H共进午餐 讨论促销会策略1 5H天际公司的货未到问题 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告上级要求上报三个月的业绩报表2H 案例 周经理某天的工作 案例分析 第一步将各项工作按其价值的大小一分为二 1 2象限为重要 3 4象限为不重要 第二步根据各项工作的完工期限 远近分为1 4为急迫的 2 3为不急迫的 重要 重要 不急 重要 急 不重要 不急 不重要 急 紧急 四象限工作性质分析 急迫 不急迫 重要 不重要 紧急状况迫切的问题限期完成的会议或工作 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力 造成干扰的事 电话 信件 报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 I II III IV 案例分析 共进午餐 讨论促销会策略1 5H商讨索赔案处理IH 与华金公司讨论定价2H中实公司的合作意向书2H天际公司的货未到问题 上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前IH 阅读内部刊物IH打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档IH 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告 不急 不重要 急 重要 对周的工作定位 并分析其工作现状 案例分析 第三步问题与措施第一象限 抓紧做 返回第二象限第二象限 重点做 按计划有步骤做 为明天准备第三 四象限 不花时间 少花时间 授权部下做第四步时间价值 工作价值将4个象限时间合理的科学配置 将会遇到15项阻力 控制1 电话打扰2 不速之客 顺便来访3 信息资料不全4 缺乏自我约束5 不善于拒绝计划1 试图完成过多的工作或不切实际的时间预算2 消防救火 式或 危机型 管理3 没有目标 优先次序 每日计划4 搁置未完成的任务 信息传递1 频繁的会议2 信息不足 或不清 或过多决策优柔寡断或拖延组织1 混淆职责与职权2 办公桌杂乱无章指挥无效的授权 15项浪费时间的主要因素 怎样处理并减少工作中的 救火 现象 一 方法一科学全面做计划将易出现的问题在计划阶段做出预见分析原因 制定对策严格信息管理 尽量采取预防措施 防患于未然 方法二严格计划控制过程明确计划控制点 尤其是关键控制点 设立控制检查人检查计划进展情况 健全各类检查信息反馈表预测可能发生的问题 做好必要的应急计划 怎样处理并减少工作中的 救火 现象 二 方法三对已出现的 救火 问题及时处理 不要拖延及时总结 将例外问题转入例内管理 有效运用工作日程管理表 将每天工作内容列入此表分析每项工作的性质 排出优先次序拟定处理对策 每日工作时间记录 打算今天完成 1 2 3 的工作 4 5 6 总结 时间管理的具体方法 1 此事花多少时间 取决于该项工作的重要性该项工作何时完工 取决于该项工作急迫性2 管理今天的时间 运用第4代时间管理 4象限管理法管理明天的时间 运用第二象限大石头管理法总结昨天的时间 总结经验 吸取教训 改进措施3 运用时间管理表记录你的时间计算你的

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