《提高工作效率》PPT课件.ppt

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1、如何提高工作效率如何提高工作效率工作效率？工作效率？定定义：是指在单位时间内完成的工作量。高效的工作效率？高效的工作效率？定定义：是指在短短短短时间时间内高高高高质质量量量量的完成工作量工作量工作量工作量。目前的工作状态 杂事太多，总有做不完的事情；工作经常被突发事件干扰；一波未平一波又起，何日才是尽头；关键字01020304计划计划流程流程分工分工激励激励05创新创新一、工作计划与效率提升计划划=目目标+行行动措施措施古人云，凡事古人云，凡事预则立，不立，不预则废 计划计划成功成功失败失败10公里公里10公里公里10公里公里曾经有人做过这样一个实验：组织三组人，让他们沿着公曾经有人做过这样一

2、个实验：组织三组人，让他们沿着公路步行，分别向路步行，分别向1010公里外的三个村子行进。公里外的三个村子行进。乙组知道去哪个村庄，也知道它有多乙组知道去哪个村庄，也知道它有多远，但是路边没有里程碑，人们只能远，但是路边没有里程碑，人们只能凭经验估计大致要走两小时左右凭经验估计大致要走两小时左右甲组不知道去的村庄叫甲组不知道去的村庄叫什么名字，也不知道它什么名字，也不知道它有多远，告诉他们跟着有多远，告诉他们跟着向导走就是了向导走就是了丙组最幸运。大家不仅知道丙组最幸运。大家不仅知道所去的是哪个村子，它有多所去的是哪个村子，它有多远，而且路边每公里有一块远，而且路边每公里有一块里程碑里程碑表现

3、会相同吗表现会相同吗10公里公里10公里公里10公里公里甲组刚走了两三公里时就甲组刚走了两三公里时就有人叫苦了，走到一半时有人叫苦了，走到一半时,有些人几乎愤怒了，他有些人几乎愤怒了，他们抱怨为什么要大家走这们抱怨为什么要大家走这么远，何时才能走到。有么远，何时才能走到。有的人甚至坐在路边，不愿的人甚至坐在路边，不愿再走了。越往后人的情绪再走了。越往后人的情绪越低，七零八落，溃不成越低，七零八落，溃不成军军乙组走到一半时才有人叫苦，大多数人想乙组走到一半时才有人叫苦，大多数人想知道他们已经走了多远了，比较有经验的知道他们已经走了多远了，比较有经验的人说：人说：“大概刚刚走了一半的路程。大概刚刚

4、走了一半的路程。”于于是大家又簇拥着向前走。当走到四分之三是大家又簇拥着向前走。当走到四分之三的路程时，大家又振作起来，加快了脚步的路程时，大家又振作起来，加快了脚步丙组一边走一边留心看里丙组一边走一边留心看里程碑。每看到一个里程碑，程碑。每看到一个里程碑，大家便有一阵小小的快乐。大家便有一阵小小的快乐。这个组的情绪一直很高涨。这个组的情绪一直很高涨。走了七、八公里以后，大走了七、八公里以后，大家确实都有些累了，但他家确实都有些累了，但他们不仅不叫苦，反而开始们不仅不叫苦，反而开始大声唱歌、说笑，以消除大声唱歌、说笑，以消除疲劳。最后的两三公里，疲劳。最后的两三公里，他们越走情绪越高，速度他们

5、越走情绪越高，速度反而加快了。因为他们知反而加快了。因为他们知道，要去的村子就在眼前道，要去的村子就在眼前了了启示启示我们为什么不愿做计划我们为什么不愿做计划变化太快，计划跟不变化太快，计划跟不上变化快；上变化快；计划完成不了；计划完成不了；有计划太约束，不自有计划太约束，不自由；由；没有时间做计划；没有时间做计划；计划没有用；计划没有用；不知道如何做计划。不知道如何做计划。正因为有变化才需要做正因为有变化才需要做计划；计划；没完成才知道有问题；没完成才知道有问题；计划是有效实现目标的计划是有效实现目标的手段；手段；不做计划不知如何利用不做计划不知如何利用时间；时间；计划有没有用、怎么做，计划

6、有没有用、怎么做，做了才知道。做了才知道。恰恰相反恰恰相反何地做何地做Where to do？计划实施的地点计划实施的地点了解环境条件和限制了解环境条件和限制合理安排实施空间合理安排实施空间谁去做谁去做 Who to do？负责实施计划的部门负责实施计划的部门 和人员和人员做什么做什么What to do？所要进行的活动内容所要进行的活动内容活动要求活动要求怎么做怎么做How to do？制定措施制定措施/政策政策/规则规则合理分配合理分配/集中使用资源集中使用资源平衡生产能力平衡生产能力平衡派生计划平衡派生计划为什么做为什么做Why to do？计划的原因和目的计划的原因和目的论证可行性论证

7、可行性何时做何时做 When to do？工作开始和完成时间工作开始和完成时间进行有效控制进行有效控制对能力及资源进行平衡对能力及资源进行平衡需要多少需要多少How much to do it？5W+2H计划的内容计划的内容完整的计划应由目标、任务、方针措施、实施者、步骤、预算等要素构成完整的计划应由目标、任务、方针措施、实施者、步骤、预算等要素构成合理安排计划合理安排计划确定工作顺序确定工作顺序设定重点设定重点列出清单列出清单画图进行分类画图进行分类定位每项任务定位每项任务确定工作顺序确定工作顺序道具：水缸一只，大石块，碎石，道具：水缸一只，大石块，碎石，细沙，水。细沙，水。方法：把以上物品

8、装进水缸。方法：把以上物品装进水缸。提问：如果请你做这个实验，你将提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进水会按怎样的顺序把以上物品装进水缸？缸？启示：在这个实验中，水缸象征着什么？细沙象征着什么？碎启示：在这个实验中，水缸象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？又说明了什么？四象限法重要而重要而重要而重要而紧紧急的事急的事急的事急的事马马上做，尽快完成，上做，尽快完成，上做，尽快完成，上做，尽快完成，一般一般一般一般这类这类事不会事不会事不会事不会占用我占用我占用

9、我占用我们们太多太多太多太多时间时间。主要精力和时间放主要精力和时间放在处理重要但不紧在处理重要但不紧急的事情上。这类急的事情上。这类事情一般决定着我事情一般决定着我们总目标的完成和们总目标的完成和未来的发展。未来的发展。紧急而不重要的紧急而不重要的事，要学会说事，要学会说“不不”或请别人代做。或请别人代做。不重要也不紧急的不重要也不紧急的事，尽量不去做。事，尽量不去做。“四象限法”要点 二、工作流程与效率提升流程流程是一系列连续有规律的活动，这些活动以确定的方式发生或执行，导致特定的结果的实现。也可以理解为：为了一定的目的去做事情的顺序。流程就是做事的顺序流程图流程图在流程的设计和实施过程中

10、，要对流程进行不断的改进，取得最佳的效果。对流程的改进过程，成为流程的优化流程的优化。一般的流程优化的内容：工期优化、工艺优化、成本优化、技术优化、质量优化等工期优化、工艺优化、成本优化、技术优化、质量优化等。整体的全面优化，或某个指标优化。整体的全面优化，或某个指标优化。因此，在进行流程优化时，要因此，在进行流程优化时，要综合平衡综合平衡，以取得整体优，以取得整体优化的成效化的成效。(某一个指标得到了优化，而使另外的指标下降某一个指标得到了优化，而使另外的指标下降了。了。)流程的优化往往因不同的情境、不同的目的而体现出不流程的优化往往因不同的情境、不同的目的而体现出不同的目标和要求，进而体现

11、出不同的特点，可以是整体改进，同的目标和要求，进而体现出不同的特点，可以是整体改进，也可以是某一环节的改变，还可以是某一时序的改变。也可以是某一环节的改变，还可以是某一时序的改变。三、明确分工与效率提升一个一个组织的目的目标、计划制定出来以划制定出来以后，一个重要的后，一个重要的问题就是如何使就是如何使它它们变为现实。分工协作是分工协作是指既要分工指既要分工明确，又要明确，又要互相沟通、互相沟通、协作，以达协作，以达成共同的目成共同的目标。标。分工协作的优势分工协作的优势可以发挥整体效能，提高工作效率。例如：流水线生产，就是将一个生产过程划分为很多环节，每个人各自负责其中的一个环节，一个环节完

12、成后这个环节的人就可以接着开始下一轮生产，而不用等整个环节都完成再开始下一轮生产，大大的节约了时间。能充分发挥每个人的特长优势。分工协作令每个人根据自己的专长去完成相应的工作，这样可以使每个部分的工作都能相对尽善尽美。可以弥补个人的不足。很多工作是一个人所没有办法完成的，即使完成了也不能有很好的效果。西游记中虽然唐僧师徒四人每个人都有不足，但最终取经成功，正是分工协作弥补了这个不足。四、有效激励与效率提升l正确的激励机制，能充分调动人们的积极性，促使组织正确的激励机制，能充分调动人们的积极性，促使组织(团队团队)目标的顺利实现；目标的顺利实现；l员工的工作动机是激励的前提；员工的工作动机是激励

13、的前提；l员工的人格特质是激励的依据员工的人格特质是激励的依据 （领导行为、奖惩制度）（领导行为、奖惩制度）l员工的能力是激励的基础。员工的能力是激励的基础。提高员工士气提高员工士气!提升工作效率提升工作效率!激励遵循的激励遵循的原则原则l公平原则（公平原则（多劳多得）多劳多得）l实事求是原则（客观存在）实事求是原则（客观存在）l适时性原则（时机把握）适时性原则（时机把握）l尊重人的需要（增强员工回报组织的动力）尊重人的需要（增强员工回报组织的动力）l坚持物质激励与精神激励并重的原则坚持物质激励与精神激励并重的原则l坚持激励手段与激励效果的一致性原则坚持激励手段与激励效果的一致性原则l坚持激励坚持激励与压力相与压力相结合的原则结合的原则激励激励手段手段l物物质激励激励 l精神激励精神激励 l感情激励感情激励 五、创新方法与效率提升 创新的定义：创新是在旧的基础上有所突创新的定义：创新是在旧的基础上有所突破有所改变，从而产生新思想，新成果。破有所改变，从而产生新思想，新成果。能够解决问题能够解决问题勇于探索问题勇于探索问题善于发现问题善于发现问题创新的本质创新的本质-发现新方法新方法-发现新路径发现新路径-发现新见解发现新见解-发现新工艺发现新工艺打破固有思维、定式打破固有思维、定式总结出高效的工作方法总结出高效的工作方法阿里巴巴的智能化阿里巴巴的智能化仓库

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