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时间管理与压力管理（讲师用PPT）中国网通（集团）有限公司2006年11月1日中国网通运维人员岗位培训丛书-通用技能内部资料注意保密第三部分时间管理与压力管理3.5明确目标3.6合理决策3.7制定计划3.8寻找平衡科学的时间管理时间和时间管理3.1时间价值3.2时间特性3.3时间管理3.4理念演变时间的价值想知道一年的价值，请问问留级的学生。想知道一个月的价值，请问问早产儿的母亲。想知道一周的价值，请问问周报的编辑。想知道一小时的价值，请问问期待着会面的恋爱男女。想知道一秒的价值，请问问刚从车祸中死里逃生的人。想知道一毫秒的价值，请问问赢得奥运会奖牌的运动员。时间价值时间管理的对象并非是时间，而是我们使用时间时选择的行为。时间管理时间管理效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。时间管理的理念第一代：利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；第二代：理论强调长/中/短期日程表，注重规划未来；第三代：注重优先顺序，依据轻重缓急设定短、中、长目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间精力加以分配，争取高效率；第四代：个人管理，注重提升个人工作和生活的质量。理念演变第三部分时间管理与压力管理3.5明确目标3.6合理决策3.7制定计划3.8寻找平衡科学的时间管理时间和时间管理3.1时间价值3.2时间特性3.3时间管理3.4理念演变翻越逃生墙科学的时间管理方法时间管理螃蟹图明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序安排利用最佳的个人时间(arrange)留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权目标目标是一种追求：人生与事业的斗争取向。目标是一种选择：得失与利弊的艰难选择。舍得知道自己想要什么吗？明确目标您会如何做？有一个休息日，你把被子晾在阳台外，然后在家里看电视，这时突然下了雨，你的孩子又哭了，门外传来敲门声，电话铃也响了，与此同时你又想上厕所。请问：收被子，照顾孩子，开门，接电话，上厕所这五件事，你会用什么次序去做？

敲门声代表朋友，电话铃代表工作，厕所代表自我，孩子代表爱情，被子代表金钱。明确目标考虑过您的价值观吗？尊重、提升、冒险、竞争力、贡献、控制力、创造力、公正、名声、家庭、友谊、慷慨、健康、独立、和谐、影响力、真实、学习能力、忠诚、自然、秩序、个人发展、乐趣、权力、威望、出众、认可、责任感、安全感、服务、自尊、灵性、稳定性、宽容、智能。。。。。。明确目标列出您的工作及生活目标工作目标1._________________________________2.________________________________3.________________________________生活目标1._________________________________2._________________________________3._________________________________明确目标衡量目标的五把尺子S—Spceific具体的M—Measurable可衡量的A—Achievable可达到的R—Realistic相关的T—Time-able以时间为基础符合SMART原则能力范围内。有一点难度。确定最终目标的完成日期。建立小时间段上的“时间里程碑”。清晰可见明确目标基层组织/个人目标基层部门目标中层企业目标高层目标的类别组织层阶目标的相关性明确目标科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权怎样用同样的时间干更多的事情？工作的完成，必有其顺序，而工作的顺序常能左右时间的价值及效率。一般人大多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。——卡耐基明确目标科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间、使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权案例：又是月末的日子，部门经理又在催小倩的网络运行报告，但她还没有做完，并且周末和男友有约会，又答应周日和另外一个朋友去做头发，此时她该怎么办？A通过在周五前加班来完成工作，争取工作娱乐两不误。B婉言谢绝朋友们的约会，在周末加班来完成工作。C跟部门经理说身体不舒服，拖延到下月2日再交报告。你该怎么办？合理决策案例：刘志是一名机械工程师，每月他都要向公司出示一份技术总结报告，许多同事告诉他这份报告根本就没什么用，只是形式而已，他该怎么办？A忽视他人的评价，继续编写报告。B停止上交报告，看看会有什么结果。C查阅大量的新资料，根据调查结果改进报告质量。你该怎么办？合理决策你该怎么办？案例：王成是网管中心**部的一名主管，他每周五都需要花2个小时来整理员工的工作时间表，看是否有病假或休假的情况，并在周六要抄送给部门经理。但今天不巧的是他负责的大客户的设备坏了，需要紧急抢修，这时他该怎么办？A继续整理该信息。B停止整理该信息。C向其部门经理汇报工作情况，并请求领导允许这项整理抄送工作授权给其他人做或延至下周某具体的一天。合理决策四种cancel的方法学会拒绝。授权。简化工作。延后。合理决策授权

把自己值钱的时间解放出来，不重要的事情给别人去做。关键：明确。要让被授权的人有明确的指示。注意：挑选合适的人，明确期望结果以及完成时间。及时查询对方的工作进度。不要想当然认为对方能完成工作。出错的状况多是由错误的假设产生的。延后不是拖延不要固执，把一时难以解决的问题记录下来；把这个问题存档于潜意识中；从其他角度考虑这个问题。学会搁置问题合理决策打倒完美主义合理决策当你开始放弃理想的完美时，你才真正开始准备迎接成功。项目的环境总是复杂多变，过分追求理想和完美，往往会导致对真正项目目标的偏离。要真正获得成功，就要懂得权衡和放弃。项目是管理者手中的艺术品，尽管有残缺，但却是一种美。卸下不必要的负担充分发掘你的智慧，别老把自己捆绑在次要的事情上。卸下多余的帽子，卸掉不必要的负担，如果他们不能把你明确地引向目标的话。不要总想着把所有的事情都往自己身上揽。学会适时刹车，这样你才不会误入歧途。合理决策科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序ABC安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间、使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权时间管理工具制定计划年计划月计划周计划日计划事业目标计划清单列出待办事项清单（公务、私事）。每月或每周列明的工作；前一天未完成的工作；日常工作；特殊事项……决定优先顺序、删减和授权。估计工作需要的时间。限定自己必须在规定时间内完成工作；全心投入，排除干扰。预留时间给突发事件。设置控制点，进行每日检查。制定计划小心时间陷阱帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。严格地为自己定下工作进度，限制每样工作合理的时间，完成它。

制定计划每周时间计划表（1）目标：1、2、3、具体事务优先级别估计时间日期安排制定计划每周时间计划表（2）时间星期一星期二星期三星期四星期五备注8：009：0010：0011：0012：0013：0014：0015：0016：0017：00制定计划规划你的每一天在你离开办公室之前，写一张单子，列出次日要做的最重要的六件事情，而且要标出轻重缓急。第二天，做完一件事就划掉一件事，如果没做完，就移到第二天的单子上。——爱威.李制定计划每日工作清单（1）需要完成的任务级别估计耗时时间安排完成情况须完成的文档须约见的人须拨打的电话须发送的传真或邮件……总结制定计划每日工作清单（2）目标：1、2、3、优先顺序须完成的任务完成时间备注制定计划科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序ABC安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间、使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权尽量消除干扰找个僻静的地方做事，学会关门做事；发现规律，与别人的时间取得协作，制定自己的时间表；避免遗忘事情，马上记下自己需要的信息。不要过度依赖科技；制定计划整理整顿工作空间（充分利用办公工具、文书归档管理、不要乱放东西）；工作时间管理整理整顿工作空间。（椅子，光线、声音、色彩、通风、卫生、温度，取文件时的距离，便签本、电话、电脑、文具摆放位置及习惯）充分利用现代办公工具。了解他们的基本功能和作用。（订书机、文件夹、复印机、传真机等）经常整理空间。将整理淘汰列为经常性的事务，最好是每天下班前收拾桌面一次，每三个月定期清理一次橱柜，每半年整个办公室大整理一遍。制定计划文书归档管理尽量不用纸张，便于编辑，提高效率；及时存盘。采用合理分类，统一编目，合理使用。文件类型（公文、命令、制度、信函、报表、帐册、印章、证明、史料、照片、印刷品等等）时间分类：永久保存、十年保存、三年保存、一年保存。地域分类：部门分类：定期整理，归整淘汰。制定计划个人电脑其上内容并不一定真实。定期升级软件。善用内部办公网传递信息。删除无用的文件和文件夹。定期整理电脑及杀毒。把你的数据进行备份。只安装你需要的软件。努力学习你常用的电脑软件，但不要把时间浪费在那些你不需要的功能上。不要过度依赖科技制定计划每封邮件都该有个标题，且要言简意赅。标题行应该清楚明了，引人注意。只抄送给必要的人。习惯使用地址簿，保证地址的准确性与地址获取的高效。对邮件进行及时处理。过滤垃圾邮件。给打电话罗嗦的人发邮件联系。如果情况确实紧急，请采用电话联系。需要信息来回反馈的场合请使用电话联系。电子邮件制定计划电话沟通在估计对方不忙的时间打电话，避免忙音等待。态度诚恳真挚和谐。事先列出沟通重点。报名自己单位姓名。声音力求自然悦耳。适当尊称增进关系。长话短说，要言不烦。暂离或中断先告知。复述对方谈话要点。养成电话记录好习惯。制定计划Who谁What什么事Where地点When时间Why原因Howtodo怎样做Howlong…需要多长时间电话记录内容制定计划科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权你该怎么办？案例：假如有一天，经理让你写一份报告，并要求你一天时间完成。其中查阅资料需要两个小时，找三个人了解情况共需两个小时，且三人事前各需准备一个小时；找两个人统计数据各需三个小时；草拟报告需四个小时左右。算一算，一共需要多少时间才能完成工作？学会科学统筹制定计划合理安排工作时间60/40规则：把任务安排在60%的工作时间里，留下40%的时间处理未纳入计划和不期而至的事情。对于一个8小时的工作日而言，可以计划的时间5小时左右，剩下时间为弹性时间。

80/20原则：人们应该把80%的时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即会比别人干得出色的事情上。（狮子与鼹鼠决斗）制定计划科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间使用计划(plan)合理安排工作时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权有效利用不同的时间段首要时间A、思考一天的工作大块时间B、学习，例如听广播，了解本行业有关经济新闻等零碎时间C、完成计划内未完成的工作固定时间D、开例会弹性时间E、阅读、整理文件、清整办公室、完成一些小事等交通时间F、做最重要的工作安静时间G、锻炼寻找平衡寻找平衡发现你的生物钟8910111213141516171819时间企划此时思考、组织、计划能力最强，反映最敏捷，最适合用脑颇多的工作。决案短程记忆和推理能力达到最高峰。创意想像力较强。整理身体各功能跌停板，但利于长期记忆。运动体能达到最高峰，反射动作快，身体协调能力佳。身体的自然规律寻找平衡重视零碎时间把一些等候的时间利用起来。创造时间区。逆势操作。一心多用，几个工作同时进行。寻找平衡随时随地学习读万卷书，行万里路，交万个人。夯实基础，提纲挈领博闻强记，融会贯通重视实践，善于总结深入思考，改变观念强者同行，开阔视野勇于竞合，塑造自我学习是一辈子的事情寻找平衡科学的时间管理方法明确目标，确立优先顺序和具体任务(purpose)明确目标优先顺序ABC安排利用最佳的个人时间(arrange)时间管理螃蟹图留给自己充分的私人时间精力最好的时间做最重要的事情每日每周规划时间使用计划(plan)留出意外事件的处理时间尽量减少或消除干扰因素简化工作做延后处理去除不必要和不合适的事务(cancel)拒绝授权平衡工作与生活平衡是一个不可违背

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