清单式管理——提升工作效率的“神器”

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《前言》 在企业日常管理中，员工最常见的问题是：工作漏项和日常行为错误。 这两项问题造成的后果就是时间、资源的浪费，严重影响工作效率和管理效率。 造成这两个问题的根本原因就是员工经常会犯的两种错误：无知之“错”和无能之“错”，而解决这两个问题的最佳“神器”就是清单式管理。 一、基本概念 清单式管理也叫清单管理。是指针对某项职能范围内的管理活动，分析流程，建立管理台账，并对流程内容进行细化、量化，形成清单，列出清晰明细的管理内容或控制要点，检查考核按清单执行。 它方便快捷地反映出管理动态化的痕迹，能追溯到整个管理过程的来龙去脉。 二、清单式管理的表现形式 针对不同的管理项目、管理对象、管理内容，清单式管理有以下不同的表现形式： (一)台账式 如人力资源管理要建立《员工花名册》、设备管理要建立《设备台账》、《工具量检具清单》、《巡回检查保养清单》，采购控制首先要建立《供应商清单》、《材料清单》和《采购清单》，销售部门首先要建立《顾客清单》、《合同登记分类明细表》，综合部门首先要建立《文件总清单》、《受控记录总清单》等。 管理涉及到方方面面，如何理出头绪，不至于打乱仗，首先就要把各类台账建立清楚，这也是清单式管理的基本功，没有其它的捷径可走。 (二)检查表式 比如在设备部门的《巡回检查保养清单》上，可以建立整个生产现场的所有设备名称、保养点、保养时间、何时保养、保养到什么标准都十分清晰地列了出来。设备需要保养时，各个岗位上的员工只需要根据清单上列出的部位进行保养即可，既不会出现遗漏，又可以让每个关键环节都得到有效保养。 (三)总结式 总结式在制度规定的描述上，表现为简明扼要的指明问题的关键和核心所在，具体，确切，击中要害。 如“四无”是：车间必须做到无垃圾、无杂物、无闲聊人员、无乱放成品半成品。“五不走”是：当班任务不完成不走、设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、现场不清扫不走。 (四)可追溯式 1、在清单的动态化管理中，对于量化的数字型变动情况，采用中国人比较习惯的打“正 正……”号，以跟踪反应适时的状态。 2、对于检查类清单，采用中国人比较习惯的、且简单而高效的打“√”、打“×”法，以跟踪个反应工作执行和检查时的状态。 3、对于管理过程中存在的疑问、或需要沟通、或有待于进一步观察的问题，用“※”、“◎”、“#”、“☆”等符号予以标识，以提醒管理者此项工作下一步需要的动作。 4、对于涉及多部门管理清单，或需要输出后进行信息传递的，采用部门/岗位矩阵图法，以跟踪个反应各部门/岗位在工作协调和配合的状况。 三、清单式管理的特点 1、清单式管理的核心是超前预判，它突出全面提醒、细节提醒等特点和简单实用。对全面提高员工技术素质和操作能力，提升综合管理水平有指导和督促作用。 2、清单式管理是时代对管理信息化、全球化和高新技术化的要求，每一个组织都要面对大量新的复杂问题的挑战。而面对挑战就要清晰地了解问题，对管理领域和项目心中有数。 3、采用清单式管理，是现代管理的最基本的一个环节。列出各类管理问题的清单是为了研讨问题。有效的做法是把问题清单交给员工，让他们围绕焦点、难点问题，自由自愿地成立各种研讨小组，按照平等、民主、自由的方式研究问题，找到管理项目的办法。 4、清单式管理是针对某职能部门的一项管理，建立“动态式”的管理控制清单，以随时反应该项目管理变动状态，并且，其最大优势在于方便追溯、实现可追溯性。 5、清单式管理，一般是不需要传递的，因此一般也无须走审核、批准等复杂程序，也因为它能“动态式”的反应出管理的中状况，在需要供内部、外部传阅时，随最新版本打印输出。 6、清单式管理最大目的性，一是实现可追溯，能从中分析出管理过程中的蛛丝马迹，好在哪？差在哪？为自己的工作持续改进提供信息和线索。二是如何使某项管理能做到井井有条。 7、清单式管理是针对员工岗位职能或具体某项工作职能范围内的工作内容或管理活动，建立工作流程、优化工作步骤，对工作内容进行细化和量化而形成的明确的工作标准和要求，并按执行时间逐一列出。 8、员工严格参照清单执行就能确保工作不漏项，减少错误行为的发生，提升工作效率。 9、清单的功能主要有四个方面：计划、执行、检查和总结。通过四项功能作用的有效发挥，实现工作计划和管理的可执行性和可追溯性，提升工作执行和日常管理的系统性、条理性，使管理规范有序。 四、清单依据其功能和作用的发挥可以分为以下六个类别： 1、目标管理清单 目标管理清单是目标管理的具体体现。 就如同工作的指挥旗和指挥棒，使各项工作方向、工作原则、工作标准更加清晰具体，工作变得简洁高效。 2、职责工作清单 职责工作清单是约束全体员工特别是管理者“行为滞后”的良方。 通过明确部门和岗位必须承担的责任、基于责任必做的工作，来解决职责交叉重叠、漏项、缺项的问题，清晰责任边界。 同时激发管理者和员工的工作积极性、主动性、创造性，做到各司其职，保证部门和企业高效运转。 3、工作规划清单 工作规划清单是依据工作职责和工作任务的系统策划过程，具有计划、执行、检查和总结的全部功能。 是从工作流程、阶段主题、相关步骤、工作职责、督导检查职责以及执行结果的统一策划，以确保工作任务不漏项、阶段工作有检查、工作结果符合标准要求。 4、工作执行清单 工作执行清单是使单项工作的工作流程、工作执行步骤变得清晰、责任得以明确，成为强化落实的有效工具。 使管理者和员工养成工作执行内容具体、标准明确、严谨执行、关注细节、响应迅速的良好工作作风，保证工作质量，提升工作执行力，提高工作效率。 5、专项工作清单 专项工作清单是基于工作中瓶颈问题的有效解决方式，要善于抓根本、抓重点、抓主要矛盾。 只有抓住了主要矛盾才能抓住解决整个问题的主动权。 通过有效化解瓶颈问题，保证工作目标的实现。 6、行为底线清单 行为底线清单是敲响全体员工守住讲原则、守规矩，严格执行有关制度“底线”的警钟，培养员工在岗位工作履职的底线原则，守住履职的“关口”，建立管理的最后一道防线和“红线”。 清单式管理就是用简单、便捷的方法调动各方资源，在最短的时间内达到目标的一种有效的管理工具。 清单式管理使各项工作规范化、责任明确化、执行简单化、总结清晰化，有效提高了工作效率、管理效能和效果。(完) 《期盼》 在学习中思考：将学到的变为自己的； 在思考中学习：将想到的变为真实的； 在学习后实践：将学到的转化为标准； 在实践中验证：将标准落地产生效益； 在验证中复盘：强化认知提升竞争力。

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