搞定：无压工作的艺术

发布时间：2025-01-14 04:22

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今天要介绍的这本书中文名《搞定：无压工作的艺术》，不知道大家看到这书名有什么体感？反正，我觉得这书名《搞定》怪怪的，一点不“艺术”。再来看看英文原名《Getting things done：The art of stress-free prodctivity》，感觉好多了，也有点“艺术”了。从书名的信息中我们可以得出两个关键点：

目标：让事情完结。过程：无压力的。

也就是说本书作者提供了一套方法，让我们能很快的将事情完成，并且在这过程中我们也是愉快的，并没有感觉到任何压力和焦虑。而这种做事情的方法不仅仅限于中文书名提到的工作，在工作、生活的方方面面我们都可以使用该方法，从而减轻我们日常生活中的压力和焦虑。

一. 你焦虑吗？我们为什么会焦虑？

改革开放四十年，中国特色社会主义进入新时代，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。人们的生活质量得到了显著提高，每个人都在孜孜不倦追求着更加美好、向往的生活。而这些年，特别是移动互联网的发展，大家的焦虑和压力也与日俱增。我们深深感觉到自己的渺小，知识的匮乏，我们面对的“知识工作”需要我们不断的学习，不断的跟上时代的步伐。大家就像上紧的发条，一刻都不敢松懈，这无形中给我们现代人造成了很大的压力和焦虑，而这些压力和焦虑又反过来影响着我们工作和生活的质量。

我们如今面对的问题：

工作不再有清楚的界限工作需要我们不断的学习、不断的挖掘机会和解决新问题工作、生活不断变化旧的模式和习惯已让人力不从心 ......

为了解决这些问题，前些年，时间管理，自我管理的图书特别火。什么重要紧急四象限、吃掉那只青蛙，七个习惯等等。稍微有点自我意识的人，都希望更好的管理自己的工作和生活，以期创造更好的生活。所以这些书，都很畅销。确实，这些书都很好，只是我们大部分人只是停留在读的过程中的自我陶醉。读完，却将书本丢一边，没能好好的去实行书中的方法，或者有些书只是提出了问题，没有切实可行的方法。

而这些年，随着移动互联网的发展和普及。大家对学习，自我成长，精进，认知升级渴望更加强烈。这些词汇这些年里不断的轰炸我们，我们也认识到我们知识的欠缺，视野的狭隘，心智的不成熟。于是，我们在知识付费的狂潮中，我们在焦虑中购买了很多付费项目、会员。我们希望从中能缓解我们的焦虑，可往往事与愿违，我们的焦虑在学习中反而愈演愈烈。

而焦虑随着时间发展就会变成压力，压的我们喘不过气来，最终影响了我们的生活质量。

而解决问题的出路在哪呢？我们如何提高生产力快速的搞定工作、生活的新挑战，同时我们又能减轻我们的焦虑，无压的享受工作和生活带给我们的乐趣呢？

《搞定》中提到一种“心如止水”的境界，而这种心如止水的状态正是我们所需要达到的无压、轻松的状态。书中说道：

空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中，池塘中的水会有何反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。

任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。一切尽在掌握的状态，才能让我们面对一切事务都能“心如止水”，“兵来将挡，水来土掩”从容应对。

接下去我们就来认识书中介绍的方法，它将教会我们如何面对几百个“悬而未决”的事情，如何让事情按我们的计划一步步推进，如何提高我们的生产力，如何让它们一切尽在掌控...

二. 最重要的技巧：把一切事务赶出大脑

如果我们把所有的事务都存储在大脑里，那么，我们就无法获得那种轻松控制感，焦虑和压力将随之而来。

如果拿计算机做类比，我想我们工作中的大脑不仅仅是我们的CPU（思考），它还是我们的内存（记忆）。而内存是有限的，CPU的计算能力也是有限的。面对增长的待处理的事务，我们大脑有限的资源和处理能力越来越显得力不从心。我们大家应该都有这样的经验：当我们在电脑中同时打开过多的应用时，电脑会变得卡顿，甚至无响应，甚至死机。我们的大脑也是一样，当同时面对那么多事务时，会感觉焦虑、压力，甚至无助崩溃。很多人终日忙忙碌碌，大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐立不安，执行能力减弱，这是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。

要想让大脑高效工作，就像让CPU高速处理任务一样，必须保证内存里的任务尽量减少。而解决问题的关键，也像我们使用电脑时一样，关掉几个现在不关心的应用，只保留手头的正在做的应用。CPU效率提高了，内存空间也不需要与其他应用共享，这时候整个电脑不再卡顿，CPU、内存有效配合，高效处理当前事务，工作很快完成了。

再回过头来想想，刚才我们做了关键一步是什么呢？

对了，关掉几个应用，将它们保存到硬盘中，让他们不再占用我们宝贵的CPU、内存资源。

同样的道理，当面对我们日益增长的“悬而未决”的事务时，我们也需要一块硬盘，把他们先存起来。这就是书中所说的将“材料”先收集起来。

材料(stuff)：进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，你尚未确定它的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。

而问题又来了，我们是不是时常把东西存到硬盘后就忘了保存在哪？或者硬盘里东西塞得满满的根本不知道哪件事情应该先做？哪件事情完成的进度是什么样的？

别急别急！本书中提到的横向管理和纵向管理将会指导我们处理日常工作、生活中CPU、内存、硬盘的协同合作，并且让他们各司其职，事半功倍。

横向管理：把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。纵向管理：对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。 三. 横向管理:一切尽在掌握之中

横向管理的目标：把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。

横向管理的五个步骤：

收集引起我们注意的事务和信息；理清每个项目的意义和相关措施；组织整理结果，提出选项；进行思考回顾；选择行动。

我们分别对以上五个步骤进行说明：

1. 收集

为了把大脑从那些低层次的、希望抓住一切事务的意识中解放出来，我们首先必须百分之百地收集一切“未竟之事”，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来。

“未竟之事”还包括:

有计划，但是尚未付诸行动的事情正在处理中、尚未结束的事务已经实施但尚未最终确认完成的事务 “需要做” “应当做” “我将要...”

在收集阶段，把一切你觉得应该收集的所有事务都收集起来，将他们保存到“硬盘”里。这里的“硬盘”可以是：有形文件夹、纸质记事簿、录音设备、便签app等

总之，你喜欢用实物收集就用实物收集，当然，如今移动互联网时代，各种app都可以达到收集的目的。但是，记住一点别偷懒，一定要把所有“未竟之事”都记录在案。

成功收集的三个必要条件：

把一切赶出你的大脑，只有将每一件悬而未决的事情都收集在案，才能让你的大脑暂时不用想着这些事情，你的大脑才会感觉轻松。尽量减少收集工具的数量，如果收集的工具过多，你可能就需要花额外的时间在几个工具之间同步事务，这无形给我们造成焦虑和压力。定期清理收集工具，我们收集了大量“未竟之事”后，就需要后面的步骤帮我们清空我们收集的事务。 2-3. 理清和组织管理

这里我把理清和组织管理合起来，是因为他们的界限有的时候比较模糊，很难分清。

用一张图整理了理清和组织管理工作的具体内容：

首先，当我们把所有“材料”收集起来后，不管是将他们收集到物理的工作篮还是记事本，或者是某个app上。我们接下去要做的就是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动？

如果不需要采取行动，或者说现在还不是时候采取行动。那么，我们大致可以把它们归为以下几类：

丢入垃圾桶放入将来/也许清单存入备忘录文件夹归档为参考资料

而需要采取行动的事务，我们又要进行进一步分析、归类：

立即执行那些2分钟内就可完成的事务。存入等待清单那些需要别人完成，或者需要别人协助的事务。归入项目清单任何一个需要多个步骤才能完成的任务。存入项目规划和资料的存储系统与具体项目或事务相关的资料。记录到日程表需要在指定时间指定的行动需要在指定日期指定的行动需要在指定日期获取的信息放入下一步行动清单下一步行动应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。

经过理清和组织管理，这时候收集的事务或被丢弃，或被立刻执行，或被分门别类的归属到各自清单、文件夹中。接下来，我们就需要不断的去回顾这些清单和文件夹，并开始针对项目进行分解，并进行具体行动，最终完成具体事务。

4-5. 回顾和行动

实行这套GTD工作流程管理方法的目的，并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法充分利用大脑的资源，并让它工作得更加优雅、更有效率、更具创造性。而定期回顾你的系统，反思其内容，保持其时效功能，这是实现系统清晰度和稳定性的前提。

而我们要回顾哪部分的内容？在什么时候进行呢？

每日回顾：

看一看你的日程表日程表可能是我们查看最频繁的，因为我们需要首先确定当天必须进行的工作。看一看你的下一步行动清单除了当天必须进行的有严格时间地点要求的活动（日程表记录的活动），我们可以看下行动清单，根据时间多少、具体所处的情境挑选行动清单中的行动去执行。

要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新。而定期更新我们的系统，保持状态的最好办法就是每周回顾。

如果你和周围的大多数人一样，你会发现，你的脑子再好使，也不可能跟上世界变化的步伐。我们每天在任务、合同、约定、协议中纠缠，我们的创造力也在这日复一日的劳作中不断萎缩。而每周回顾，让我们有机会夺回生活的主动权，对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。

每周回顾应该完成以下任务：

收集和加工处理所有的“材料” 回顾整个系统更新各类清单做到彻底、清楚、实时和完整

当我们的事务都经过了收集、处理、组织管理和回顾这几个步骤，那么，你就已经完成了对工作和自身价值的全面思考，这会在无形中大大激发和强化你的感性判断，也就能帮助我们做出当下更加明智的决定。

作者还介绍了三种选择模式，可以对我们的决策过程有所帮助。

1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”

情境：需要特定的地点、特定的工具有多少时间：可支配的时间长短有多少精力：头脑清醒，还是体力充沛重要性：带来最高的回报

情境、有多少时间、有多少精力三个标准描述了你每次采取行动的制约因素，而重要性标准则是评估行动的价值大小。你可以借助你的直觉，并依赖你此时此刻的判断力，来选择当下的行动。

2. 确认每日工作的“三分类法”

一般情况下，“工作”包括以下三类：

执行事先安排好的工作：日程表、下一步行动清单处理突发事件：应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标，也是其保持正常和可持续生活方式的关键安排自己的工作：收集、理清、整理、回顾

3. 总体检视工作的“六层次法”

为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。至少可以从以下六个不同的层次对此进行审视。我们可以用视野即知觉距离的概念进行类比。就像从一幢建筑物里往外看，你会在不同的楼层看到不同的景象。

5楼视野：目的和原则。整个生活的全景。你自己为何存在？你真正在乎的事情是什么？ 4楼视野：愿景。展望3-5年的发展前景，周边环境发展趋势，事业和生活转变的条件。 3楼视野：目标。在生活的不同领域，你希望有哪些新的体验？ 2楼视野：关注点即责任范围。你的兴趣及承担的责任和义务 1楼视野：当前项目。当前需要完成的工作地面：当前行动。行动清单 四. 纵向管理：大脑是最好的朋友

之前介绍的横向管理，通过收集、理清、组织、回顾和行动有效地控制和管理一切进入我们大脑的一切事务。通过有效地横向管理，我们希望达到以下目标：

明确判定工作的预期结果（目标）以及为实现目标所需要制定的下一步具体行动；把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和审阅。

然而，有时为了更严格地控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行，你需要将精力聚焦在某个项目上，这就是所说的“纵向”管理。在处理事务的时候，如果能采用更合理的思考方法，就一定能更快得出结论、辅助行动，并最终推动事务更有效地进行。而自然计划法就是我们遵循大脑运作的自然规律，发挥其真正创造力来帮助我们解决问题的工作模式。

而我们现在日常生活中常常使用非自然计划模式，甚至不计划（反应式计划模式），这些方法让我们陷入到解决事务的泥沼中，深陷其中不能自拔。

非自然计划模式：一开始就提出问题，而这样很可能会扼杀所有的创造力。反应式计划模式：最后一刻才开始着手制定计划，临时抱佛脚，匆匆忙忙，很难有什么好结果。

自然计划法一般遵循以下步骤：

定义目标和原则展望结果头脑风暴/集思广益组织整理明确下一步的行动方案

1. 定义目标和原则

一个明确的目标可以帮助我们更好的界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点和拓宽选择。

一个清晰的原则以及你所遵循的标准和价值观，它能为我们的行为提供清晰明确的指导。

2. 展望结果

展望结果，能够帮助我们的大脑清楚地勾勒出一幅成功的蓝图：成功将是一番什么样的景象？

大脑中产生了一个清晰的景象，描绘出你所渴求的事物，并且专注于这个事物时，你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。在知识工作的领域中，最有效的生活技能之一就是创造出清晰可见的结果。

3. 头脑风暴/集思广益

头脑风暴的原则：

不判断、不质疑、不评估、不批判：头脑风暴最重要的标准是包容和扩展，而不是束缚和缩减。追求数量，不求质量：追求数量可以促使你的思维不断延展、扩充。把分析组织工作置于次要的地位：分析组织工作时后续要进行的步骤，当下只管开动脑筋。 4. 组织整理

组织整理的的关键步骤如下：

明确事件的重要组成部分整理分类（按照下面一个或多个标准）构成因素先后顺序重要程度足够详细的描述 5. 明确下一步的行动方案

无论在什么情况下，都不要忘记明确下一步的行动。

针对当前这项工作进程中的每一个环节，确定下一步行动。如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案。 五. GTD与认知科学

GTD为什么有效？

GTD多项原则的有效性已被社会认知心理学的重大研究证实并确认。

积极心理学。我们通过GTD更好的掌控生活，也就更好的改善我们的生活体验。分布式认知：外脑的价值。你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！减轻未解决的认知负荷。未完成的任务占据了大脑空间，从而令大脑的清晰度和注意力打了折扣。沉浸理论。沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注，而且你通常会有掌控感，感到目标清晰。自我领导理论。行为导向、自然激励和建设性思维模式。经由执行意向的目标追求。确保实现目标的最佳方式是，就核实采取特定行动在大脑中形成因果关系。心理资本。自我效能、乐观、希望和韧性。 六. GTD回顾、总结 目标：解除你精神上的负担，并把事情做好。只有轻松，才能高效。原则：有效地处理内心的承诺原则一：养成收集待办事项的习惯。原则二：确定下一步行动。原则三：学会关注结果。最重要的技巧：把一切事务赶出大脑。如果一件事情总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。自下而上的方法：先琐事，再理想。当底层的具体事务得到及时处理后，你也就为更高一级的思维活动做好了准备。

我所理解的GTD：收集一切盘旋在你脑中的事情，存起来；然后好好挑选一个最重要的事情，“心无旁骛”的把当下的事情做好；然后再挑选下一个行动。主要的目的排除干扰，专注于当下手头的事情。

最后，我们以书中一位读者的来信为结尾，希望GTD能带给我们每一位在工作、生活上真正的改变。当然改变不改变或者说改变多少，完全取决于我们有没真正去实践，优化我们的GTD方法，最终形成一套真正适合自己的GTD。

一位践行GTD读者的来信：“当我习以为常地采纳本书中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中出现的临时救火现象；同时，这也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加给自身的不平衡的压力。”

【为善】

责任编辑：

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