极简任务管理教程

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写这个的契机，其实是去年夏天的时候在火车上什么都不想干，Kindle和豆瓣阅读上的书也看不进去，手机和平板上下的游戏也过于硬核，没有什么不动脑的游戏，也玩不进去。于是想找个不动脑，又不太低级，但是可以振奋精神的东西，对我来说自然就是老外写的任务管理类书籍了。这类书勉强算是成功学，还没有一般成功学读物那么low，读着不用动脑，书中给你描绘出一个成功的蓝图，也能刺激让你萎靡的精神。不过那次我看了那本书之后，突然察觉到这类书其实有一些共同点，再仔细想想的确如此，因为现在的任务管理书，不管都是怎么写的，都是基于“GTD”原理，所以如果你勒令写这些任务管理类书籍的老外把自己的书弄缩成一页，否则就炸地球，你就会发现“那一页”都差不多。

再想到我也算是“效率”类App爱好者，很多价格不菲的任务管理软件我都买来试试，用多了也发现了它们共同的逻辑。所以我当时在火车上就萌生出写一个任务管理的极简教程，也算是我看这些书后的一个总结吧。

现在的主流任务管理流程，几乎都是基于戴维·艾伦的GTD（Getting Things Done）系统。几乎所有的任务管理类书籍，所有的重度任务管理类App，都是根据这个GTD系统。

在几十年前，流行的任务管理方式还是时间管理，简单概括就是什么时间干什么事，感觉很多人都写过时间表，寒假暑假的时候，有些老师还强迫学生写时间表，什么生活读书，什么时候写作业，什么时候看动画片什么的。但是随着现在生活的节奏越来越快，交流也越来越方便，时间表管理法也就不再跟得上时代了，GTD取而代之。

一句话来描述GTD，就是：写下自己想做的事，整理，然后根据整理出来的任务表心无旁骛地一项一项完成任务。

那么，流程是什么样的呢？

哪怕只是看搜索结果，也看得出来GTD只需要一张图表就能讲清楚

不同的书有不同的说法，不同的软件使用不同的逻辑，但是这些都离不开以下几个步骤：

审视。 一切任务管理的开始，是因为有了任务管理的意愿。很多人开始下载清单类App，开始关注“效率”类应用，开始搜索这类的教程，都是主动的行为。想这么做的人，一定是对自己的未来有期待的人。所以我把“审视”放在了第一步，没有这一步，后面的行为也无法实现。在这一步，你需要回答四个问题，推荐用手写，甚至可以说为了有仪式感，你甚至可以买一个昂贵的笔记本，买一支一直想买的笔，去一个特殊的地方（比如一直想去的咖啡厅、图书馆）回答这些问题。 第一个问题是“你人生的目标是什么？”幻想你即将归西，身边是为你哭泣的亲友（或者你就喜欢孤独一人，像张爱玲那样死去），你眼前的是你的人生走马灯，什么样的人生会让你满足？写下这些人生目标。 第二个问题是“你五年内的目标是什么？”幻想你五年后在哪里，是什么样的人，已经掌握了什么样的技能，已经解决了什么样的问题。把成为这样的你要做什么写下来。 第三个问题是“你今年的目标是什么？”可以说就是今年的目标，也可以是从思考这个问题开始的365天的目标。幻想元旦、春节或者明年今日的你会是什么样的。写下那些你希望完成的目标。 第四个问题是“你手头的任务都有什么？”这个问题相对就轻松了不少，没有那么严肃了。电费、网费是不是要交？什么电影快下档了还没看？有没有作业或者工作快到死线了还没完成？谁的生日快到了想给那个人一个惊喜但是总忘？反正你感觉此刻值得去做的事情都可以卸下来。这样，你的第一步就完成了。拆解：不论是人生目标，还是5年目标，还是今年目标，还是手头的任务，你都可以尽可能的拆解。其中人生目标，五年任务的拆解如果无从下手，可以先放一放，这种无从下手的情况也会产生一个任务，就是“为了完成这些目标，我需要了解什么”。认真完成这个任务，你也许会发现一些目标你其实了解得不够多，甚至你会发现一些目标只不过是你一厢情愿，你会重新审视你的人生目标和5年内目标。让你看完一本两千页又晦涩的著作可能非常困难，但是如果你规定自己每天读二十页，一百天读完，甚至一天读五页，周末一天读十页，一年读完，听起来就没那么难了。就好象一些3A级的游戏大作，想体验完整的游戏内容也许要一百多个小时，但是往往你不知不觉就通关了。一些游戏批评家讽刺现在的游戏是“任务表”游戏，但是反过来说，你根据游戏不断提供给你的“任务表”，每次玩的时候你都有一个小目标，一个庞大的游戏你就通关了，这就是拆解在我们身边的例子。 一个看似复杂和宏大的任务如何拆解，这个还是看个人的，我读过的不同的书有不同的方法，只是有两点的共通的：第一点，需要是具体的、可操作的任务，比如说“实现财务自由”、“因为想看泰剧熟练掌握泰语”这就是模糊的任务，而“每天记账，存下X元钱”和“自学《基础泰语》第一课”就是具体的任务，甚至还可以细分，比如我现在背的某本单词，我把每一课的每小节都算作一个任务，这样学一课一下子完成好几个任务，更有成就感。第二点，最好是一天内，一段时间能完成的任务，这样任务表更好管理，每一天回顾时更有成就感，例子还是前面学习外语，一课包括预习，课文，单词，语法，练习等等，很难一口气完成，如果拆成一些小任务，规定今天完成某一部分或者某几部分，那么本来赖在你任务表上好几天的“学习某课”就能变成清清爽爽地今天完成了某些任务了。 当然，也不用太教条。如果是一些比较远的任务，你可以把多少时间后拆解这个任务作为一个任务。比如说你准备在几个月后学书法，那就没必要现在就把整个任务都拆解，不如就设置一个“设定学习书法的计划”的任务放在几个月后。甚至一些特别遥远的任务，比如说“四十岁生日开始环球旅行”这种，你甚至可以算在每年某日”审视自己的人生目标“里。收集，一般是以天为单位，很少以周为单位（不过也有以周为单位的软件或者任务管理书籍），周期再长就不推荐了，整理这个周期内的任务。这些任务是你在这个周期内希望完成的任务。至于收集的工具，基本上所有的稍微重度的任务管理软件都有“收件箱（inbox）”这个功能，不想那么复杂的话，只有最基本功能的记事本，甚至纸笔都可以胜任，全看你用哪个最舒服。整理，把你收集的任务整理成可以执行的任务表。要知道，经过了“收集”之后，你的任务还是乱七八糟的，有今天必须完成的任务，也有一些无关紧要的任务，显然你不能根据这个乱七八糟的任务表开始的你的一天。那你就需要整理这些任务。最简单的整理就是根据任务的重要程度排列任务，也是效率最高的。但是哪怕是时间比较自由的自由职业者，一天的任务表也很难这样实现，上班族更是有各种并不以你意志为转移的乱七八糟的任务，所以任务的设定可以灵活一点。比如说以时间段整理的你任务表，早上上班前干什么，上班干什么之类的；比如说以场景整理你的时间表，比如说在家里干什么，在地铁上干什么之类的。有时候你会发现你高估了你的执行力，任务表塞得太满，完全做不完，有时候你会发现你低估了你的精力，半天就把任务表做完了，然后突然不知道干什么。所以你需要一点点调整你的任务表，时间一长，在整理任务表的时候你自然懂得如何拿捏分寸。执行。这个就不用说了，任务表都给你了，你就从头到尾，一项一项完成。在执行任务的时候，一定要心无旁骛，脑袋里除了任务外，没有其他的东西。有些人把这种一项一项完成任务的感觉称为“任务流”，有点像《黑子的篮球》中提到的“zone”的状态，你完全沉浸其中，然后在每次完成大量任务后，看着干干净净的任务表，会对自己的未来充满自信。当然了，如果太过集中精神，或者长时间坐着，其实很容易疲倦，也很容易影响到健康，所以如何执行任务，也有非常多的理论，甚至光是”工作法“都有很多种书。我本人比较推崇”番茄钟“工作法，简单说来，就是工作25分钟，也就是一个”番茄钟“后，休息5分钟，你可以起来活动活动，然后继续工作，在完成4个”番茄钟“，也就是两个小时后，你可以长时间休息一下，十五分钟到半个小时都可以，我有段时间干脆是设定休息一个小时，但是要工作到晚上。关于“番茄工作法”，可以阅读《番茄工作法图解》。检查。至少每周找一段时间，一般是周末，翻看自己这段时间执行任务的情况，为之后的任务设置作出调整。 当然了，最好是每天写日记的时候就开始检查任务。每个月，每年，也要找一段时间，审视自己这个月，这一年的表现，并未下一个月，下一年作出调整。如果是时间比较长的周期的检查，这一天也可以做为一个阶段的结束，让自己休息一天。

审视，拆解，收集，整理，执行，检查。这十二个字就构成了最简单的“GTD任务管理”，市面上几乎所有的任务管理类书籍都逃不开这十二个字。如果读到这里的你已经眼前一亮，跃跃欲试，那么你就可以开始了。

至于使用的工具，那说法就更多了，你完全可以一个个试，找到适合自己的，这也是个非常有意思的过程。可以是最简单的纸笔，也可以买一本精美的手帐再加上各种可爱的配件，还可以使用电脑或者手机自带的记事本或者待办清单，或者购买几十甚至上百块的任务管理类应用。我本人是在使用 OmniFocus 和滴答清单，OmniFocus 用来规划我所有的任务，而滴答清单从OmniFocus几百个任务里跳出我“眼前”的任务。

当然，这只是一个非常粗糙的教程，如果想进一步了解GTD任务管理方法，可以买一些书更加深入的阅读，比如说《搞定》，《Zen To Done》，《时间管理：如何充分利用你的24小时》，《微习惯》等等。这些书其实没有离开我所讲的这些重点，却有大量具体的例子和细节，有助于解决你在实践中遇到的一些具体的问题。

总之，寻找适合你的书，适合你的工具，这都是非常有趣的一个过程。说实话你来问我，我反而不知道有什么具体的建议。

我还是能回忆起我当年购买OmniFocus时候的激动，如果我现在财务自由，成为CEO，升职加薪，那么这篇文章也许更有说服力，甚至可以写一本畅销书什么的。可惜这几年我也没实现什么能拿得出手的成就，其实在执行上也有这样那样的问题，所以说GTD并非灵丹妙药。不过我忘了我看过哪本任务管理类书籍讲到：拿破仑，成吉思汗以及其他历史上的超人，他们不需要去读一本GTD工作法的书，他们天生自带“审视，拆解，收集，整理，执行，检查”十二字真言，脑袋里就有个任务表，而且他们还有超人的精力，像推土机一样把这些任务一一完成。不过因为时代的进步，我们这些资质平庸的人，也能使用这些工作法，让自己的生活更好过一些。甚至根据我看过的某本书上讲，虽然有拜伦、伽罗瓦这种生命已经比我们短暂就有了巨大贡献的人，但是绝大多数人的伟大贡献，都是在四五十岁才完成的。如果我们内心还有一个不甘现状，还有梦想的火苗，并为此努力，认真生活，谁也不知道未来我们会得到什么。

所以哪怕生活中充斥着失败和不如意，甚至有时候完全放弃了手头的任务表，但是隔一段时间，我还是必定会畅想的未来，打开我的任务管理类软件，像整理几个月不用的耳机线那样，把那些乱七八糟的任务再次整理，打起精神，开始下一次出发。任务管理已经成了我生活的一部分，我甚至不知道离开任务表怎么生活。

希望会有什么在下一个山顶等着我们。

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