04 整理出高效工作的空间

整理你的工作空间，提高工作效率。 #生活知识# #自我提升#

有这样一个价值1400万美元的故事。在纽约华尔街，一家大型投行，一个金融精英升职成为副总裁，职业前景一片光明。几周后，他的上司路过他的办公室，看到里面堆满了各种资料、文件，开玩笑说，如果还想继续升职，得好好学会整理办公室。上司发现文件堆里压着一张皱巴巴的纸，很不一样的纸，她就拿起来看。竟然是一张6个月前的公司支票，价值1400万美元。这个金融精英竟然忘记处理。接下来调查了一通还发现，这个家伙还弄丢了另外一张800万美元的支票。他的美好前程到此结束了，当天就被开除了。

他被开除，当然不是因为他办公室混乱，但他被开除，告诉我们，乱七八糟堆满东西的办公室可能是问题的表象。这几年，总有些讨论说，你看看，爱因斯坦或者那谁谁谁的办公室很乱，照样很成功。他们说的也许对，但普通人最好还是保持自己工作环境的整洁，包括看得见的办公室桌面的整洁，和看不见的电脑硬盘里资料文档的整洁。它们的整洁程度，其实反映了我们头脑的清晰程度。

要提高工作能力，我们需要清晰的头脑。那么，在精益工作里，“持续整理、保持整洁”的思路值得我们学习，更具体来说，我们可以学习丰田的5S整理方法，让自己拥有高效工作的空间。

“5S”，是由五个首字母为S的日文词组成的，这个五个S分别是 ：整理，整顿，清扫，清洁，素养。

我们先来通过形象的例子掌握基本思路，再看具体做法。先看一个厨房里的故事：

安东尼·波尔顿是世界知名的厨师，他讲过一个厨师长的故事：在就餐高峰时间，一个厨师拖后腿了，菜老是做得很慢，大厨过去发现这个厨师的工作台很乱，上面散落着胡椒粒、面包屑、还有一些其他的零碎废物。

大厨把手撑在这个厨师的案板上，狠狠瞪着他，然后他把手掌抬起来，手掌上粘满了案板上的碎屑和粘稠的废物，他把手放在这个厨师的眼睛前面，骂道：“你看这个，你现在脑子里就像这些东西一样。”

波尔顿讲这个故事，是告诉我们，优秀厨师的工作台上，各种调味料、工具一定摆放得井井有条，高度整洁。如果工作台变乱、变脏，你就会忙得团团转，却没成果，甚至出错。

在我们现在的工作里，很多人的工作台很乱，比如我们的电脑屏幕。每次开会要投影屏幕，我都有意先把文档调出来再接投影，这样就不用让大家看到我的桌面了。我总觉得，上面放着七八个工作文件夹，够乱。其实，我这真不算太乱，我还见过电脑投影到大屏幕上，上面堆满了图标的桌面。看到极乱的电脑桌面时，我总会想起那个沾满乱七八糟东西的手掌和那句话“你现在脑子里就像这些东西一样。”

那么，我们该如何丰田的5S整理方法来整理出让自己高效工作的空间呢？

电脑桌面不太形象，我们就以每个人的办公桌为例来举例看看，如何用5S整理方法让自己拥有一个整洁的工作环境。当我们要整理电脑桌面时，大体上也可以照此办理。

第一步，整理。它的真实含义是，丢掉那些没用的东西。整理现实中的工作台，先丢掉桌上的垃圾是一切的开始。在说整理时，我是用“垃圾”这个词，我是从断舍离里学的定义，它认为，现在没用的东西，都是垃圾。比如，堆放的杂志肯定永远不会看，比如，一大堆堆放在一起的打印资料，比如，别的公司送的带LOGO的记事本、日历。这些东西可以说毫无价值，只能直接进垃圾堆。

丢掉了垃圾，经过整理，留下的东西都应该是跟当下的工作任务相关的了。这时，我们就可以开始5S的的第二步。

5S的第二步是，整顿。整顿的意思是，把现在要用的东西放在相应的位置。关于整顿要补充的一个小提示的是，每一样东西，在使用之后都要放回原位。比如，我自己自从一次出差忘带电脑电源后，就养成了这个习惯，每次用完，都把电源线放在背包里固定的位置。

5S的第三步，清扫。5S清扫的最早字面含义是打扫，保持干净整洁，这是因为它是来自丰田工厂里的做法。

实际上，在工厂里清扫机器，我们可以认为就是做“预防性维修”，除了打扫之外，主要是保持机器在良好的状态。

我们工作中很多这样的小例子。比如，我们开会回到办公座位，都会无意识地把笔记本电脑接上电源，这就是预防性维修，让电脑电池始终有电。

而如果忘了预防性维修，我们会遇到很多尴尬的情况。比如，不少人会有这样的尴尬情况，从办公室出门，发现手机没电了，拿起包里的充电宝充电，结果发现充电宝也没电了。

为什么出现这样的情况呢？这其实是因为，因为手机一直拿在手上，回到座位还拿着，一般也就忘了充电。遇到几次这样尴尬的情况，我想，你就逐渐地会养成习惯，回到座位会给你的手机、充电宝充电，也就是进行“预防性维修”。

5S的第四步是清洁，也通常称为“标准化”。它的含义是，我们要把自己的工作空间标准化，形成让自己很舒适的、对工作成效有帮助的格式。

现在，我们很多工作在数字世界里完成，标准化可以演变成时间的格式：什么时间做什么事，形成自己的标准工作日程。比如，几点到办公室，什么时间做需要安静思考的工作，什么时间处理沟通的事，等等。

5S的第五步，是“素养”。素养，就是不断地根据需要，重复前四个步骤，让自己的工作空间始终处在好的状态。整理，成为工作习惯的一部分。

小结一下。今天我们讨论精益工里，建立每个人自己的高效工作空间的方法——5S整理方法，它包括五步：第一步，整理，也就是丢掉垃圾；第二步，整顿，要用的东西各归其位；第三步，清扫，我们可以借鉴的是预防性维修；第四步是清洁，是建立工作的格式，现在对我们来说是形成自己固定的工作日程；第五步是素养，反复地重复这个5S整理过程，让自己始终有一个好的工作空间。

最后，给你留一道思考题。请你看看你自己的电脑桌面，在上面你可以找到多少跟当下的工作没有关系、可以被删掉的图标和文件夹？欢迎留言，一起讨论。

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