时间管理之如何安排好每天的时间技巧.ppt

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1、 时间管理 名人名言 盛年不重来 一日难再晨 及时当勉励 岁月不待人 陶渊明凡是在事业上有所成就的人 无一不是利用时间的能手 华罗庚放弃时间的人 时间也会放弃他 莎士比亚 你热爱生命吗 那么别浪费时间 因为时间是构成生命的材料 富兰克林时间是最为宝贵的资源 如果我们不能管理时间 便什么都不能管理 彼得 杜拉克 名人名言 小实验 道具 铁桶一只 大石头一块 碎石若干 细沙一堆 水一罐 方法 把以上物品装进铁桶 提问 如果请你做这个实验 你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶 什么是时间管理 概念 由于时间所具备的基本特性 所以时间管理的对象并不是时间本身 而是指面对时间而进行的 自管理者的管理 所

2、探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间 一 时间管理的基本概念 案例分析 有效时间管理的五个步骤 明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级别排序明确你的任务对任务按优先等级排序 时间管理的步骤 价值观 金钱 权利 自我实现 价值观 健康 看牙医 洗澡等家庭 给家里打电话等社交 买礼物 回信 参加聚会 拜访朋友等生活 准备烛光晚餐等工作 准备简报等学习 听一场讲座等 价值观 目标与任务 优先级综合分析 四象限坐标图 重要度 紧迫性 A重要而且紧迫 紧迫但不重要 D不重要不紧迫 重要但不紧迫 分清的轻重缓急 请运用四象限方法排列你的工作 七

3、 分清工作的轻重缓急 四个象限的4D原则 1 我们的问题在哪里 时间的浪费 电话干扰 陪同煲粥 会而不议 议而不决 不速之客 礼节陪聊 回复信件 斟字酌句 外部客观的低效率 如 A 公共交通 班次少 道路拥堵 晚点等 B 餐饮服务C 社会化程度 三 时间管理 1 我们的问题在哪里 时间的浪费 某项调查数据结果 天 三 时间管理 睡眠8 05小时用餐1 31小时琐事0 55小时工作7 34小时交际0 39小时休息0 45小时娱乐0 31小时 上下班交通0 73小时读书报杂志0 42小时处理家务事0 26小时兴趣的工作0 37小时音乐或电视2 51小时与朋友聊天1 11小时 1 我们的问题在哪里

4、时间陷井 情不自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为 三 时间管理 国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示 管理人员平均每8分钟被打扰一次 业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时 行政管理人员每周会议20小时 心理学家指出 恢复思路平均时间为 分钟 日本学者关于时间浪费的调查 人们一般每8分钟会收到1次打扰 每小时大约7次 即每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是50 其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟 每天就是2 5小时 根据以上的统计数据 可以发现 每天因打

5、扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 三 时间管理 时间管理的原则 时间进度表制定原则 实际花费的时间总比预计的长 突发性事件应付原则 为突发事件预留处理时间 日常性事务维护原则 做好数据库清理与更新等基础工作 时间被占用说不原则 过度热心肠者的良药 三 时间管理 3 走出观念上的误区 缺我不可 的潜理念 事必躬亲的诸葛亮 导致操劳过度的高管人员 推迟决策会提高决策质量 借口 需要更多的事实 只要授权就可节约时间 相关人员能力不足 无效授权或授权失控 三 时间管理 走出观念上的误区 高效率就是高效益 快就一定好吗 方向错误和方法不当 鉴别问题比进一步解决

6、问题容易 想明白了再行动 找到管理捷径是节约时间的因素 管理上有捷径可走吗 三 时间管理 三 时间管理 时间管理 SMART原则 让目标达到SMART标准 四象限原则 关注重要且紧迫的第二象限 韵律原则 保持自己的韵律并与他人协调 流程优化精简原则 分析流程 减少多余环节 三 时间管理 案例 时间管理 韵律原则 韵律原则 包括两个方面的内容 一是保持自己的韵律 具体方法如 对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断 要多用打扰性不强的沟通方式 如e mail 要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等 二是要与别人的韵律相协调 具体的方法如 不要唐突拜访对方 了解对方的行为习惯等 三 时间管理 1 提高

7、你的时间管理技能 做个时间管理的高手 学会从事务型工作中解脱出来 有效地计划与安排自己的时间 找到节约时间的措施 学会积零成整 实行交叉 轮作 提高 复种 指数 整批使用时间 应付意外事件 分身有术 四 时间管理的基本策略 2 应该记住的20条实用方法 准备之一 长期准备 4 购买工具书 增加知识储备 提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件 文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯 四 时间管理的基本策略 凡事预则立 不预则废 2 应该记住的20条实用方法 准备之二 临时准备 5 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分

8、钟 做好正式工作前的准备工作 四 时间管理的基本策略 2 应该记住的20条实用方法 要培养的好习惯 7 利用各种装备如电话 信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高 避免上午开会 休息片刻 伸个懒腰 冲杯咖啡 茶 其他饮料 报刊放在晚上看 每晚沉思片刻 回顾与总结 四 时间管理的基本策略 2 应该记住的20条实用方法 与外部产生联系时的应变能力 4 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊 尽量回避来闲聊者 管理电话 主动拨号 与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱3 经理人员的时间管理 抓大放小 充分授权4 秘书人员的时间管理 认清自己的

9、角色和职责 四 时间管理的基本策略 树立时间价值观 首先解决思想认识问题 人的行动是受思想支配的 思想方法决定行为模式 牢固树立时间的价值观 时间就是效益 时间就是金钱 时间就是生命 五 基础工作与有备无患 牢记鲁迅先生的话 时间是组成生命的材料 浪费别人的时间 其实是无异于谋财害命的 工作环境 不同层次员工的准备工作 金领高管的准备工作 整体工作目标 阶段性工作规划 下级状况备忘录 用好秘书这个帮手 白领阶层的办公室 工作计划表 常用文件及工具书 柜子及办公室桌清理 相关人员通讯录 蓝领员工的作业现场管理 五 基础工作与有备无患 日常价值法控制时间 工作中的现象 我们每天都要面对各式各样的人

10、和事 这些人和事都需要你耗费时间来处理 你将如何应对 是坚持一贯的做法 还是依据本能的反应 通常的表现 有明确标准的 快速决断 没明确标准的 依据直觉感受 五 基础工作与有备无患 浪费时间的大敌 工作目标不明确 你为什么工作 你要达到什么目的 工作没有计划性 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作和生活 跟着感觉走 工作目标及其计划性 2 时间管理第一法则 目标管理与工作的计划性 工作方法三段论 六 工作目标及其计划性 目标 方法 行动 计划 计划是从目标到方法的桥梁 3 明确工作目标 怎样制定工作计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 每天工作任务 工作计划表要素 序号 任务内容 拟完成

11、时间 相关责任人 检查监督人 备注 六 工作目标及其计划性 目标体系的SMART原则 S Specific具体 不能笼统 M Measurable可度量 A Attainable可实现 指付出努力的情况下可以实现 避免过高或过低的目标 R Realistic现实性 指目标是实实在在的 T Timebound时限 完成目标的期限 工作目标及其计划性 80 20 法则运用 先做最重要的事情 你知道圆的面积占正方形面积的多少吗 你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗 结论 做重要的少数事情 分清工作的轻重缓急 工作任务转移 学会授权与借力 依据企业管理的组织原则 遵照公司岗位职责和权限 合理分权为

12、授权的前提 非指挥权限关系的借力 依靠个人非职务影响力 注意事项 授权有度 控权有方 借力要适当 注重实效 时间管理的统筹技巧 学会说 不 拒绝的学问 灵活运用日常价值法 快速反应 马上决断 注意国人的 讲面子 婉言谢绝 而非强力拒绝 动之以情 晓之以理 提供良好的建议 时间管理技巧的具体应用 时间的特性决定了人永远无法直接管理时间 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率 相对节约时间和完成更多的任务 时间管理的八大法宝 理念 原则 方法 20条应该掌握的具体实用方法 四类 简单实用方法和养成良好的习惯 课程总结 时间管理 顺口溜凡事明确目标 提前做好准备 制定工作计划 分清轻重缓急 操作统筹兼顾 学会说不借力 注意劳逸结合 一切注重效率 课程总结 请按下表类型列出你日常的工作任务 课后作业

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