个人时间管理

时间管理：时间管理与个人成长 #生活技巧# #时间管理技巧# #时间管理博客#

1、个人时间管理个人时间管理时间管理小案例时间管理小案例v想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400,可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间，银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。这种情况下你会怎么做？当然，每天不留分文地全数提领是最佳选择。但是你可能不知道，其实我们每个人都有这样的一个银行，她的名字就是“时间(Time)”。每天早上“时间银行”总会为你在帐户里自动存入86,400秒。主要内容：主要内容：n 时间至关重要的资源n 鉴定浪费时间的因素n 有效的时间管理一、时间至关重要的资源1、时间的特性v 公平性：时间对每一个人来说都是公平的“有一件东西你们每个人都有，数量完全

2、相等，那就是时间”沃尔特.威廉斯v 流逝性：不能贮存，无情 “时间是我们生活中最无情和无伸缩性的要素” 查普林.泰勒v 没有替代品：零弹性2、对时间的误解v 时间损失可以弥补F“飞机起飞耽误的30分钟将到达北京之前得以弥补！”v 时间医治所有的创伤，时间带来希望F准确的说法：“只要给予足够的时间，条件就会改变。”v “我没有时间”因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。“汗水淋漓症汗水淋漓症”其实没有时

3、间只是借口其实没有时间只是借口v达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。v每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。v做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 v如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。 v 推迟决策会提高决策质量F“分析麻痹症”F一个困难的决策被推迟的时间愈长，作出决策就会变得愈加困难。而且，每次

4、推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。F“需要更多的事实”往往只是一个借口。3、时间的重要性v 时间是最关键的资源“时间是最珍贵的资源，如果我们不去管理时间，那么其它任何东西都没有必要加以管理了。” 彼得.德鲁克“除了健康和良好的新陈代谢，时间是我所有的东西中最珍贵的东西。” 弗兰克.农利斯特v 时间=金钱=生命；v 管理好时间=主宰生命；v 时间的掌握在于你自己，意识比方法更重要v 不懂管理时间的人，不可能是有效的管理者（链接）我们不能改变时间的长度，但可以拓展时间的宽度！ 二、鉴定浪费时间的因素浪费时间的因素v 外部阻碍因素F 不起主要作用v 内部阻碍因素F 起主要作用v 名

5、列前茅的153种浪费时间的因素1. 计划计划l 没有目标或任务l 缺少近期和无期目标l 把次要工作放在首位l 缺少最后时限l 不严守最后时限l 未实行目标管理l 不切实际的时间预算l 缺乏周密思考l 急躁情绪、仓促行事或鲁莽行动l 消防式管理或忙于应付问题l 未预防意外事件l 优先考虑宠爱的方案l 等待时机来自15个国家的调研结果2. 组织组织l 办公上杂乱无章l 例行公事或琐事l 文书整理汇集系统不完善l 有职无权l 不行使职权l 控制幅度过宽或过窄l 组织重叠l 缺少工作守则l 重复劳动3. 人力人力l 选择员工不严格l 员工未经训练或没有经验l 缺少发展方向l 裙带关系或偏袒或拉帮结派l

6、 员工不足或过多l 未充分发挥员工的作用4. 指挥指挥l 过于独断、不敏感的领导l 冷漠或懒惰l 工作癖l 没有首创精神l 凡事样样插手l 不让别人插手l 喜欢插手具体事务l 过多的授权l 互相矛盾的指示l 千篇一律l 不同等对待续：续：l 感到压力或心情紧张或担忧l 脾气急躁l 组织间的冲突l 怂恿争执l 反对变通5. 控制控制l 电话打扰l 大量未预定的会议l 噪音l 慢吞吞的午餐l 身体状况欠佳l 自我打扰l 动辄中断控制的倾向l 机械故障l 疏忽或粗心大意l 不称职的行为续：续：l 致力于毫无成功希望的事l 搁置未完成的任务l 没有信息资料管理系统l 资料不足就开始工作l 缺少反馈l

7、缺乏连续性l 缺少工作进度报告l 过度控制6. 讯息联系讯息联系l 安排大量会议l 含糊不清、模棱两可的讯息联系l 隐晦、使人误解的、虚假的讯息联系l 文书癖l 没有随时报告情况l 缺少信息资料l 不准确、不可靠的信息资料l 重复的、过多的信息资料l 社会交往（闲谈）频繁7. 决策决策l 优柔寡断l 害怕犯错误l 拖延l 搁置不合意的事l 等候决策l 未估量消极后果v 按管理职能划分的37项头号浪费时间因素计划计划l试图完成过多的工作或不切实际 的时间预算;l自己不确定最后时限;l消防式或危机型管理;l搁置未完成的任务;l经常变换优先次序;l没有目标、优先次序或每日计划.组织组织l多头领导；l

8、混淆职责与职权；l重复劳动；l个人混乱或办公桌上杂乱无章.指挥指挥l没有应变措施；l不能驾驭争执；l缺乏激励；l无效的授权；l陷入日常事务；l凡事样样插手.人力人力l人员未经培训或不胜任；l人员配备不足或过多；l职员对工作感到困惑控制控制l电话打扰；l顺便来访人员；l信息资料不全面；l没有标准或进度报告；l缺乏自我约束；l过度控制；l错误或无效的行为；l宽恕不称职的行为；l不善拒绝决策决策l仓促的决策；l优柔寡断或拖延；l要求得到所有事实；l由委员会制定决策讯息联系讯息联系l频繁的会议；l不足或不清楚或过多的讯 息联系；l不倾听意见；l社会交往过频v 鉴定自己最突出的15项浪费时间的因素1.

9、电话打扰；2. 顺利来访人员；3. 会议（未预定和预定的）；4. 突如的危机；5. 缺少目标、优先次序和最后时限；6. 办公桌上杂乱无章和个混乱；7. 无效的授权和陷入日常琐碎事务；8. 试图立即着手过多的工作和不切实际的时间预算；9. 缺乏或措词含糊的讯息联系或指示；10. 不完全、不准确、不及时的信息资料；11. 犹豫不决和拖延；12. 混淆职责与职权；13. 不敢说“不”字；14. 搁置未完成的任务；15. 缺乏自我约束拖延商数测验拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意1. 为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找

10、理由和借口 2. 为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 3. 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 4. 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机5. 当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复6. 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会 7. 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 8. 我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它 9. 我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务 10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件评分标准：评分标准： v每一个“非常同意”评4分

11、，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。v总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。v总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。v总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 三、有效的时间管理主要内容主要内容：n要事第一n80/20原则n时间矩阵图n有效计划n行动鹅卵石的故事1、要事第一柯维著，顾淑馨等译柯维著，顾淑馨等译. 高效能人士的七个习惯高效能人士的七个习惯M. 北京：中国青年出版社北京：中国青年出版社. 2002年年11月第月第1版版 要事第一要事第一 我们真的花了 时间去做这些 对我们一生都 很重要的事情 了吗?问题：问题

12、：a.我要_。b.我要_。c.我要_。D.我要_。 假如没有明天假如没有明天请你列出请你列出：假如没有明天，我此刻最想做的事。：假如没有明天，我此刻最想做的事。假如没有明天假如没有明天v 比较你现在正做的事，你发现了什么差别？v 找找原因找找原因原因：（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 （2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 （3）先做容易做的事，然后再做难做的事。 （4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花 费大量时间才能做好的事。 （5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。 （6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。 （7）先做经过筹划的事，然后再做未经

13、筹划的事。大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序： 做事偏好做事偏好（8）先做别人的事，然后再做自己的事。 （9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。 （10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 （11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以 完成的整件事或难以告一段落的事。 （12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所 拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密 切的利害关系的人所拜托的事。 （13）先做已发生的事，然后做未发生的事。（14）只有快到最后期限时，我们才会全力以赴评价：v上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求!v 正确的方法

14、是：应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序，即要事第一！ 80%最佳效最佳效果的工作果的工作20%较为较为次要的工作次要的工作80%的时间的时间20%的时间的时间2、20/80时间管理法v 80/20原则启示：F去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域；F用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做；F集中精力解决少数重要问题，而不是解决所有问题；F在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。3、时间矩阵管理法虚假的必要的危机任务有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的日常事务一些会议一些报告浪费的逃避的活动杂乱琐事DO IT NOWDO IT LATE

15、RDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%成功人士的时间安排成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%20-25%65-80%15%1%u销售部王经理下班后在做明天的工作计划销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10

16、位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会应用设计一应用设计一n 假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：前是这五天要做的事情： 1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2.星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3.你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4.有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1 小时。 5.明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6.明晚有一场演唱会 7.你在图书馆借的书明天到期 8.外地一个朋友邀请你

17、周末去玩，你需要整理行李 9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份 应用设计二应用设计二10.明天下午2 点到4 点有一个会议 11.你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 12.你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15.你想好好洗个澡 16.你负责的项目小组将在明天下午6 点钟开会，预计1小时17.你身上只有5 块钱，需要取钱 18.大家明天晚上聚餐19.你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20.这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21.你收

18、到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22.星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间 23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24.下个星期二，你要参加一次业务考试 v 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。周末的时间安排表。 注意注意v在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请： 1.把要做的事情

19、全部看一遍 2.确定每件事情的重要等级 3.根据重要程度把事情重新排序 v编好时间表以后，请考虑： 1.哪些事情被放弃不做？为什么？ 2.哪件事情有最高的优先级？为什么？ 3.你会高兴地执行这个计划吗？ 4、问题表时间管理法l 今天有哪些事情是在适当的时间内完成的？l 今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？l 今天哪一段时间里着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这一种工作？l 今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么这段时间最有效率？l 今天工作过程中最大的干扰是什么？l 今天最严重的三个时间使用误区是什么？l 今天做了哪些不必要的事？l 今天做了哪些不

20、需要亲自动手的事？这些事可以授权给谁去做？l 今天花费了多少时间做重要的事？l 今天花费了多少时间做不重要的事？l 今天哪些事情本来应花费更多的时间去做？l 今天哪些事情本来可以花较少的时间去做？l 从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？1. 计划限制了自由2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决3. 我没有时间做计划5、有效计划1. 联结使命2. 回顾角色3. 确定目标4. 每周规划5. 言行一致6. 评估小结6、行动讨论：习惯能不能改讨论：习惯能不能改？习惯是能改变的习惯是能改变的牛顿定律牛顿定律推论推论结论结论一个物体在静止时倾向于静止惰性和习惯是强大的力量江山易改本性难移一个物体在运

21、动时能倾向于运动一旦成功的习惯形成后也是强大的力量难移不是不能移，只要移动一旦开始，习惯便可改变行动！改变改变“拖延时间拖延时间”习惯的三步曲习惯的三步曲第一步第一步：承认自己有问题承认自己有问题 “我是一个爱拖延时间的人”第二步：想象不改最坏的结果和改变第二步：想象不改最坏的结果和改变后的好处后的好处 不改的结果：误大事。失去朋友，被解雇，神经崩溃得病。 改变的好处：生活有条理，改善人际关系，更乐观、自信，有较多空闲时间，拥有幸福的生活和成功的事业。第三步：提出行动方案并执行第三步：提出行动方案并执行1、制定一个具体的完成任务时间表并坚持它2、迫使自己现在就工作，严禁自己把时间耗在看电视或电话聊天上3、把在规定的最后期限内完成工作看成是一种非

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