孔子故里·中国曲阜网法规标准家庭档案建档指南

发布时间：2025-04-13 17:55

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　　一、家庭档案的定义
　　家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。
　　二、家庭档案的管理原则
　　家庭档案是维护家庭及家庭成员的合法权益和经济利益，反映家庭历史真实面貌的重要依据，应在家庭中集中存放、统一管理，维护档案的完整与安全，便于利用。
　　三、家庭档案的收集
　　家庭档案的收集，是指把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。
　　（一）家庭档案的收集要求
　　家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律，保证家庭档案的系统、完整和准确。
　　（二）家庭档案的收集范围
　　各家庭可根据实际，确定本家庭档案的收集范围。
　　家庭档案收集的范围主要有：
　　1、记录家庭荣辱、血脉传代的原始文献，如家谱、家族史、家族大事记等。
　　2、家庭在日常生活理财中形成的原始记录，包括说明书、保修单、存折、信用卡、医疗证明、房屋契约及各种证件和票据。
　　3、家庭成员在其成长、学习、婚姻、工作、医疗、娱乐等方面产生的档案材料。
　　4、家庭成员因兴趣爱好收藏或亲朋馈赠、祖传的实物。
　　5、其他方面的档案资料。
　　（三）家庭档案的收集内容
　　1、记录家庭历史方面的档案主要有：族谱、家训、家庭大事记、家庭会议记录本、住宅变迁记录，全家福、长辈和有纪念意义的照片，录音、录像带或光（磁）盘；家庭成员及亲朋基本情况登记表、简介；家庭获得的诸如“五好家庭”、“文明家庭”、“XX之家”类的荣誉证书、奖状、牌匾等。
　　2、家庭在日常生活理财中形成的原始记录，包括：
　　（1）家庭在生产经营活动中产生的材料。
　　经营前准备材料：承包经营、兴办企业、开厂开店的申请、批复、章程、制度等
　　劳资凭证材料：经营许可证、营业执照、体检证、健康证、工商、税务登记、交费缴税凭证、银行开户证明、资金借贷手续、劳动用工证明；失业、医疗、养老保险单、暂住证及交费凭证等
　　经营明细状况：日常进出货物、库存账簿、订货合同、协议书、生产销售日记、财务帐目、年检记录等
　　相关法律材料：获得的各种奖状、锦旗、牌匾、证书；经济纠纷中的裁决书、鉴定书、诉状，赔付、结案证明；法人资格证，聘请法律顾问、律师、专业技术人员的协议书等
　　（2）家庭成员在投资过程中形成的材料。
　　参与股票、房地产、期货、债券等经济活动所产生的各种记录、原始票据、银行存款订单、存折、存取结算账簿、基金借贷凭证以及家庭购买的财产、人身、医疗、养老、教育等方面的保险单、保险赔付记录、单据、证明等。
　　（3）家庭理财中形成的材料。
　　物资管理记录、家庭收支记录或账簿，购物发票、合格证、线路图、装箱单、随机工具、配件、说明书、包修单、维修记录、服务指南，水、电、煤气、电话交费凭证，存折等。
　　（4）家庭房产产生的材料。
　　购房合同、协议书、过户证明、公证书、分房通知书、家庭情况调查表、房产证、房卡、土地使用权证，购房发票、分期付款凭证、公积金贷款的有关手续，物业管理交费凭证，房屋装修合同、协议书、设计图纸、结算发票、房屋租约、维修记录等。
　　3、家庭成员在其成长、学习、婚姻、工作、医疗、保健、娱乐等方面的档案材料，主要有：
　　（1）婴幼儿时期的归档材料。围产期手册、婴儿胎毛、出生证明、母子手册、保健手册、防疫接种手册，婴幼儿时期的照片、录音带、成长记录、有纪念意义的物品、玩具，在幼儿园学习期间的入园通知书，各种作业、手工制作，学习成绩单，家长通知书，孩子参加各种培训的听课证、准考证、交费凭证，所获得的各种荣誉证明、奖品、证书、奖状等。
　　（2）学生时期的归档材料。
　　各时期入学凭证：入学通知书，参加各种培训、竞赛、考试的听课证、准考证、资格证，多种交费凭证，加入组织的申请书、批准通知书，工作、学习、参军等通知书、报道证等。
　　声像档案：各种照片、录音带、录像带等。
　　生活档案：毕业证、荣誉证、面试证、合格证、图书证、会员证以及学习获得的奖状、奖品、聘书、文凭、成绩单、学生手册及各种记录等。
　　课余活动记录：参加某项活动、出席各种会议的代表证、出席证、参观证、工作证等。
　　作品手迹及纪念品：典型作业、笔记、试卷、论文及著作手稿，有纪念意义的同学互赠礼品，学习用书、课外读物及文具等。
　　（3）爱情婚姻方面的归档材料。恋爱书信、照片、录音带，互赠礼物、信物、定情物，婚前检查、学习记录、婚前财产清单、公证书，结婚证书，结婚典礼宴请人员名单、请柬，结婚典礼题词、签到簿，亲朋好友馈赠礼金、礼品清单，结婚典礼的照片、录音带、录像带或光盘，筹备婚礼各项开支的发票、账簿等。
　　（4）在职和离退休时期归档材料。
　　各项资格证：各种培训证、资格证、合格证、上岗证、工作证、会员证、退休证、老年证、乘车证、身份证、车辆行驶证、驾驶证、聘书
　　成果档案：工作日记，科研、革新、发明材料，发表的论文及著作手稿，获奖的作品、满意的佳作，各项发明、专利证明，各种奖项证书和奖章
　　工作活动档案：加入组织的申请书、决心书、思想汇报、批准通知书，工作、职务变动证明、评聘专业技术职称材料、历年来年度考核材料
　　参加活动记录：历年选举的选票，参加各项活动、出席每次会议的入场券、代表证、出席证、请柬、邀请函、纪念品，在此期间的各种照片、录音带、录像带或光盘
　　（5）家庭成员死亡的归档材料。死亡通知单，户口注销证明，遗嘱、公证书，讣告、悼词、治丧委员会名单，参加追悼会人员名单，亲朋好友赠送的礼品、礼金清单、题词签到簿；各种开销的购物发票、清单、账簿，各种照片、录音带、录像带或光盘等。
　　（6）医疗保健方面的归档材料。家庭成员历次看病、疗养、体检的病历、诊断书、体检表、处方，健康证、献血证，家族病史记录，每次化验检查的报告、心电图、B超、X光片、CT片、磁共振片、录像带，入院通知、病危通知书、催款通知书、结算清单、缴费凭证等。
　　4、家庭成员因兴趣爱好收藏或亲朋馈赠、祖传的实物包括：祖传物品或购买的名人字画，名人签字、题辞、书信、集邮品、烟标、火花、票证、钱币、像章、文物，景点门票、藏书、珍藏报刊、标本等。
　　四、家庭档案的整理
　　家庭档案的整理是指将处于分散而零乱状态的家庭档案材料，进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之系统化、有序化的过程。家庭档案的整理应坚持根据情况、区别对待的原则，遵循由简到繁、由粗到细、由易到难、逐步规范的思路，围绕“管”、“用”下功夫。
　　（一）家庭档案的分类
　　家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。主要的分类方法包括：
　　1、基本分类法：
　　按家庭档案所反映的内容可分为家庭历史类、荣誉类、成长类、工作活动类、经济活动类、理财类、健康类、综合类。
　　按家庭档案的形式可分为证书类、信函类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机磁光盘类、综合类。
　　按家庭成员可分为父亲、母亲、子女以及家庭其他成员，即家庭中有多少成员就设多少类，外加综合类。
　　2.复式分类法：
　　家庭档案数量较多的可采用复式分类方法。
　　形式－－成员分类法　首先把家庭档案材料按形式分开，然后在同一形式下再按家庭成员分类。
　　内容－－成员分类法　首先把家庭档案材料按内容分开，然后在内容下再按家庭成员分类。
　　形式－－内容分类法　首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下再按内容分类。
　　成员－－形式分类法　首先把家庭档案材料按成员分开，然后在成员下再按形式分类。
　　各家庭可根据本家庭档案特点，选用家庭档案的基本或复式分类方法中的一种进行分类。分类方法确定后不可随意更改。
　　（二）家庭档案的排列
　　家庭档案的排列是指在对家庭档案进行分类的基础上，对每类档案材料分别进行排列，包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。
　　盒内档案材料的排列可以按时间或重要程度顺序排列。通常情况下按照形成的时间顺序进行排列。
　　档案盒的排列可以根据不同的种类分别按形成时间顺序排列。不同种类的档案不能排列在一起。
　　（三）家庭档案的编号
　　家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上，给每件档案材料一个号码（称件号），用以固定家庭档案材料的位置，便于查找和利用。家庭档案件号应按每个大类内档案材料的排列顺序，从“l”开始编流水号。
　　家庭档案数量较多的还应该给家庭档案盒编号，家庭档案盒的盒号，按大类从“l”开始编流水号。
　　（四）家庭档案的编目
　　家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录，填写家庭档案盒脊背。
　　家庭档案目录的项目内容包括件号、形成者、题名、日期、页(张)数、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制，单独存放。
　　家庭档案盒脊背内容包括家庭档案类别名称、年度、起止件号、盒号，可用碳素笔直接填写。
　　(五)家庭档案的装盒
　　家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。家庭档案装盒保存的目的是有序和保护，其装具可灵活使用，以规范适用、保护安全为最佳。
　　五、家庭档案的保管
　　家庭档案的保管是指对家庭中所保存的有价值的档案实行科学的日常管理，并采取相应的存放和安全防护措施，以防止和减少人为或自然损毁。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案送交市档案馆寄存或托管。
　　六、家庭档案的利用
　　家庭成员可根据实际需要利用家庭档案，用后放归原处，防止丢失。涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用，保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。
　　家庭档案所有者可以自愿向国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
　　家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当经曲阜市档案局批准，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。
　　七、家庭档案管理人员
　　家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用。家庭档案管理人员应掌握必要的档案法律知识和档案管理技能。家庭档案管理人员应定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。