为了提高员工的办公效率,可以从哪些方面对办公环境进行改变?
记得在哪听过一堂关于管理方面的课程,时间久远,具体内容已记不太清了。由于当时印象深刻,看到这个问题,很想回答,接下来凭着自己的印象和对管理方面的理解,谈变自己的一些看法:
01.改变工作环境。
办公环境,就是指你的办公室,一定要每天打扫干净整洁,东西摆放有序,这会使你的心情愉悦,提高工作效率。有个“丰田工作法”,专门讲解整理术的,对于办公室也好,办公桌也好,都是讲的很实用。它的最终目的,是让你有序摆放,10几秒之内,能找到你需要的东西。
02.清理办公桌面。
这包括2个意思。一个是办公桌桌面,桌面上不要摆放不常用的各种资料、图书、工具、笔纸等,这可能让你工作时分心。一定要把这些全部处理掉,桌面上只留下最最最常用的工具,放在你最最最顺手的地方,你闭着眼都能拿到为佳。
另一个是电脑桌面,同样只留下必须要用的工具,如电脑、文档、浏览器、文档处理等。最最最不能要的是QQ、微信等即时通讯工具,更不要放一些游戏类的软件,所有与工作无关的直接清除,
03.改动手机位置。
不得不承认,现在手机占用了人大量的时间,很多人都有了手机依赖症,离开手机就心烦意乱,不知所措。其实拿着手机,也不过是刷新闻、微信、朋友圈等,浪费了大量的时间。简单的办法,就是把手机直接放到抽屉里,不让手机牵扯你的精力。
04.使用效率工具。
有个英国人帕金森,通过研究发现,人的专注时间是有限的,通常执行任务前30分钟效率逐渐提高,到30分钟左右达到峰值,之后迅速降低,之后一直处于低下状态。根据这个规律,可以使用番茄工作法,也就是定时25分钟,这个时间专注做事,到了时间立即放下,放松一下大脑,绝对能提高效率。
05.把工作碎片化。
根据帕金森定律讲,人超过30分钟以后,工作效率会越来越低。那么继续工作,纯属是白白地浪费时间和精力。那么,我们可以把工作碎片化,为确保工作时间内绝对高效。可以把工作分成几个碎片,高效完成一个工作碎片后,停下来,用几分钟时间放松一下,看看手机消息,喝点水,抽支烟,做什么都行,目的就是让自己完全放松。然后再忙进入工作状态。