文档打印节约技巧

　　一、文字压缩

　　无论是Word还是Excel，默认的字号都是五号字，实际打印时，可以再设置小一点，同样可以看得清楚。特别是Word还可以通过调整行距的方法来节省纸张。

　　在段落对话框中，将行距项选择固定值，在右侧的设置值下方就可以直接设定行距的大小了。具体的行距以及字号大小如何设置可参看下表。

　　二、先看后打，文档打印悠着点

　　打出的格式不理想，原本打算放在一页的内容变成两页了，不合要求扔掉重新打印，这是以往常有的事。只要在打印前做点小动作，这种情况是完全可以避免的。

　　无论是Word还是Excel，单击Office按钮，执行打印打印预览命令都可以以所见即所得的方式查看实际打印的效果，如果对预览的效果不满意必须调整到满意状态后才能打印。打印预览除了能够很直观的看到最终打印的效果外，好好的利用打印预览，可以帮我们有效的节约成本。

　　1.成本节约，Word有绝活

　　在Word中，执行打印打印预览命令进入打印预览界面。在预览功能组中，单击减少一页按钮，Word会自动尝试通过改变字号大小及字符间距，将整个文档减少一页。每次单击可减少一页，根据文档的内容，Word会自动调节，在不能再自动缩减时，Word会弹出提示。对于长文档来说，这种自动缩减还是挺方便的，最起码省去了自己调整格式的麻烦。

　　如果对Word自动缩减的效果不满意的话，还可以进一步手工调整，而所有的调整当中，效果最为明显的就是页边距了。在页面设置功能组中，单击页边距下拉箭头，在弹出的菜单中选择窄项，从而对页面进行进一步的压缩。小提示： 1）调整页边距后，可再次尝试减少一页功能，绝大多数时候，重新调整边距后都还能再减掉一页。 2）除了使用窄边距外，还可以选择菜单底部的自定义边距命令，在打开的页面设置对话框中手动调整边距大小，直到自己满意为止。页面边距建议不要少于1厘米，以免打印时有打印不出的部分。

　　对于图文混排的文档来说，还有个办法可以进行大幅度的缩减，那就是执行分栏操作。单击页面设置功能区的显示功能对话框按钮，打开页面设置对话框，切换到文档网络标签，将栏数设为2（可根据实际情况设定栏数，一般推荐2栏为佳）。

　　 2.成本节约，Excel有妙招

　　除了Word，Excel同样是我们经常使用的，Word有绝活，Excel又有什么妙招呢？

　　在Excel中同样执行打印打印预览命令进行打印预览界面。首先勾选预览功能组中的显示边距选项，这时页面边距及纵向单元格边距都直接显示了，可以通过鼠标拖动来直接修改边距。

　　如果对于自己制作的表格成竹在胸的话，可以单击打印功能组中的页面设置按钮打开页面设置对话框，在页面标签中，在缩放下方选择调整为XX页宽XX页高项，并按照自己的要求设定最终打印的页数。

　　与Word有点不同的地方在于，Excel在打印预览界面中，对成本节约似乎并不能有太大的作为。不过Excel中还有一个更加强大的功能，可以满足成本节约的要求。

　　在表格编辑界面，在视图标签中，单击工作簿视图功能组中的分布预览按钮，在弹出的对话框中单击确定按钮。这时你会发现最终的打印效果从这里都可以看到了，每个页面的边距都用蓝色的线条标示出来了，通过拖动蓝色线条，可以直接控制每一页中打印的内容。

　　三、Excel打多打少我作主

　　一个表格做好了，但是打印的时候并不需要打印全部，只需要打印其中的一部分，要怎么办呢？如果说使用打印范围是一个很好的选择，那么使用打印内容则会是最佳的选择。

　　使用鼠标拖动选中需要打印的区域，执行打印打印命令，在打开的打印内容对话框中，在打印内容下方选择选定区域项，这样就只会打印选中的部分内容了。

　　小提示：

　　在打印内容下方选择整个工作簿项，可一次性打印当前工作簿中所有工作表的内容，对于需要全部打印的内容来说，省去多个工作表切换打印的麻烦。

　　从上面的内容可以看出，文档打印，成本方面的节约还是可以节约很多的。只是流通传阅的，而不作为正式文件归档的，可以在字号、行距的调整方面多下点功夫，具体参数可参看前面的表格。

【责任编辑：黄丽红】

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