提升日常工作效率的五点建议

发布时间：2024-11-18 14:04

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在处理工作的时候，你总是找不到资料在哪；一工作起来就手忙脚乱；干不完的工作、加不完的班……身心俱疲的你总是给领导留下不好的印象！

为什么你会如此力不从心？或许不懂得知识管理和时间管理是造成你工作效率低下的最主要原因。那如何提升工作效率？怎么让每天有属于自己的时间？下面的这些建议，或许能帮到您！

每天花10分钟制定日检查表

很多人在每天刚上班的时候，要么启动电脑，检查下邮件和看网页，然后写着邮件回复，或是一个接一个地浏览相关信息，要么就打开微信，刷下朋友圈，看一下微信群的历史记录，你会发现时间一眨眼就过去了。

如果你想改善工作状态，提高工作效率的话，建议您上班最初应该做的是制作“日检查表”列表，花上10分钟把日检查表完成，决定好当天该做的工作和截止时间，这样才能提高效率。

“日检查表”列表主要包括以下几项

日历：今天日历上有什么？未来三至五天内有哪些事项要截止了？还有行程需要查看吗？纸质日记本上有吗……

大石头：今天完成哪些任务才算圆满呢？我想划去哪些任务？有哪些重要任务需要特别注意的？

抵触情绪：在这些任务当中，我最有可能不想做哪个？为什么？

注意力管理：在这些任务当中，哪个最需要我集中精力，投入主动型注意力？哪些可以在不积极型注意力期间完成？

依赖性：我选择做的这些事需要什么特定的时间、人才或资源才能完成吗？

不想每天都重复列表的话，建议你可以在有道云笔记中做一个日检查表模板，这样一来，每天上班第一件就是填写里面的内容，当你把日检查表完成之后，就可以对当天的工作任务有更直观的认知和了解了。

以“15分钟”为单位设置任务

在工作的过程中，有时会感到厌烦或没效率，这是注意力被打断的证据。建议你可以把眼前的工作以15分钟为单位进行划分，一个一个地处理，就能让注意力得以持续。

当然，要是觉得15分钟太短，还可以用番茄工作法，用25分钟工作+5分钟休息的节奏来进行工作。

每天预留2、3次批量处理零散任务的时间

把一些特别零散的任务，集中起来进行批量处理。比如：查看、回复邮件、微信消息、打电话、签字、发快递等等，将这些微任务批量处理。

你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。根据情况，一天中留了2、3次批量处理时间，效果会特别高。

设置预备时间

不要把自己的日程安排的分秒不差，因为一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。所以，要在任务和任务的间隙设置一个“预备时间”。即使工作延迟了，也可以利用预备时间解决，避免影响下一项任务。

每周回顾

请注意，每周回顾需要你集中精力来完成。因此，你需要留出45分钟左右的时间，并确保在此期间不受干扰。如何进行每周回顾？以下是基本步骤。

1.收集所有的待办事项清单。

2.对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录。

3.将新项目分解为单个任务。

4.根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。

5.整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。

如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在有道云笔记中保存这封邮件加上提醒日期。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。

6.删除不再必要或不再重要的任务。

7.注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。

8.记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。

9.查看当前重要任务的截止日期，并在必要时进行调整。

10.给新任务设定截止日期。

做好每周回顾之后，基本上就对下周所面临的工作任务有了一个直观的了解，这样在制定行程和安排计划时就可以事半功倍。

时间管理是一个很大的方向，建议在初期可以用有道云笔记来记录，且不要做的太复杂，尽量简单实用。

当你面临工作混乱的时候，只要做好日检查表和每周回顾就能把自己的工作效率提高不少，当你能把日常任务管理起来之后，建议使用专门的时间管理类APP效果会更好。

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