如何高效地组织一次会议

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昨天我开了八个会，今天开了四个，但是其中两个在比较远的地方。我的习惯是每天上班出门前看一眼手机日历上的会议安排再看一下天气。有时打开后看到满满的会议安排，压力大的连天气到底是什么都没认真留意，出了门才又发现在下雨，要回去拿伞。

我知道很多专业人士的会议安排比我来的还厉害，所以总是佩服可以不停开会，甚至跨城市在路上还在开会的同行。他们真的努力且敬业。

以前看过一篇英文的文章，大概意思是说不要随便接受会议邀请，很多时候我们看到会议邀请来了，不明就里地按了接受，经常跑进去一个会也不明白自己为什么在里面，为什么要开会，回来之后又接受了几个会议邀请，日子就在乱接受邀请，乱开会，乱接受，乱开会中恶性循环。文章说得很极端，但会议邀请满天飞，开会不知道为什么要开，开了之后不知道要做什么的情况确实在现代职场不断发生。我总想发起一个公益活动，请大家珍爱会议邀请，不要随便甩出来，跟珍爱生命意思差不多。

今天我想说说发会议邀请的一些基本常识，不知道大家是否跟我会有共鸣。

不乱用会议邀请

认真填写每一项内容

会前会后发邮件

虽说会议邀请是有效的办公助手，但它也有自己的弊端，尤其是在我们如此忙碌和信息量爆炸的年代。发了一个邀请是不可能万事大吉的。恰如其分的事前提醒和事后跟进，可以有效地提升效率，且体现自己的专业性。

所有的会议在确认会发生之后，最好能在开会前的3个工作小时发邮件给对方提醒一下，另外问一下是否有人有特殊情况无法到来。如果是早上一上班就要开的会，那就是前一天的下午3，4点发邮件，规则就是3个工作小时，给对方充足的时间阅读和回复。有些人因为临时有事不能来，或者会迟到，如果大家都知道了，就可以提早重新安排。这样做也可以避免在微信、手机电话上不停地骚扰每一个人，而负责联络的人也不会因为联系不到参会人感到分外焦躁。

开完会的8个工作小时之内，要务必把会议的内容，达成的共识，以及接下去的工作安排发邮件给所有的人，以便大家有文件可以回看，且明确自己的工作。会议跟进的邮件千万不要纪录会议上谁都说了什么，那是记录，不是跟进，所以我经常把这种邮件叫做meeting minutes或者follow up，很少用recap来形容，以便大家知道这个邮件的目的。

以上，是使用会议邀请的一些想法和讨论，不知大家觉得是否有价值。说到会议邀请，就要顺便提一下开会。开会也要有效率，有一些开会的准则，是必须要做到的，比如：

会议开始的时候要介绍每位参会人员，讲明开会目的和流程 及时阻止离题或漫无目的的讨论和争辩 鼓励每一个成员发言及表明态度 一定要有时间压迫感，可以使用站立开会的方法之类缩短开会的时间 时刻谨记开会的目的是为了达成共识，不是为了讨论。如不能达成共识的部分，可以下次再议，最重要的是把达成共识的事情记录且推进下去 ▲

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