资料整理术

使用思维导图整理学术资料 #生活技巧# #学习技巧# #学术研究方法#

台大教学发展中心学习策略工作坊
时间：2011/05/09
地点：普通 504 教室
讲者：郑如珊 (本中心学习促进组干事)
讲题：资料整理术
整理：郑如珊
内容：
整理的最大难处在于不知如何分类，但其实我们从小就已经培养了分类的习惯，如，玩大风吹时，我们就已在练习选择分类项目了，所以，分类的能力可说是自然培养而来，只是个人运用的巧妙有异，因此，造就出不同的结果。现今四通八达的网络世界里，也往往要求使用者选择分类项目，建立分类标签，但他们多半会提供范例可遵循，但学习的资料总没有范本，因此需要自己摸索出一套规则，这时，拥有良好的整理技巧就格外重要了。
从上回资料搜集工作坊里，我们应能分辨资料与资讯的不同。资料是各种没有经过整理、来源四方的文字、影音、图片等的集合。而资讯则是依特定主题，经搜寻引擎或资料收集法集结而来，经过整理分类的。因此，我们在做资料整理时，处理的也是「资讯」而非单纯的资料。此外，我们也应要分辨整理和收拾的不同。收拾仅是将东西归位、放整齐；但整理则是经由大脑思索，找出规则来将复杂的事物简化，简化之后再将之收纳的功夫。
我们现在获得资讯的来源和管道越来越多，每日接受的资讯量亦大增，垃圾邮件、广告透过各种形式强迫送到读者眼前。从四月份的小调查里，我们也发现同学在整理资料上，主要有四大困难，首先是资料庞杂不知从何开始整理，再来是想整理却找不到合适的分类法；第三为资料整理好却找不到自己所需的资料，或是不知如何应用整理好的资料。
另一方面，妥善整理资料有很多好处，不仅能提高工作效率，还可节省时间，更能活化资料内容。因此，能否判断资讯的重要性，以及收纳功夫的高下，更显重要；而做好资料整理也是做好个人知识管理的一环。

清爽的桌面可提高工作效率 
关于摆置桌面物品，可依使用频率由近至远放置，如各式笔类、立可带等每日会使用的品项，即可利用收纳工具分门别类地放在桌面伸手可及的角落。钉书机、剪刀等偶尔使用一次的物品则可放在桌旁抽屉里的固定位置；久久用到一次的事务用品则可安置在下方或后方的柜子里。适当地安排事务用品的位置，就可以更有效率地发挥这些物品的功能。

此外，使用后归位也是维持桌面整洁的一个好习惯。我们可以先从基本面做起，行有余力时再来美化桌面。

电脑桌面整理的原则亦如是。桌面上只要留下数个常用的捷径或资料夹，不要的档案就丢入资源回收桶中。新增的档案则要定期整理，收入资料夹里。有良好的使用习惯也是做好资料整理的关键喔！

善用工具书及工具 
坊间出版了各式各样有关收纳、整理的书籍，同学可以撷取书中概念，移转至自身学习需求上。平日也可多去文具行、书店走动，不仅可以获得新书资讯，也可在文具区发现新上市的文具收纳用品。除了购买外，这些新工具总能激发我们更多的想法，自己可试着动手打造适合的收纳配备。

而常用的收纳工具也可归类为以下几类：
＊第一类：文件夹。这类文具有许多形式，如 L 夹、资料簿、文书夹、弹簧夹、夹杆文件夹等。可以利用这类文件夹方便携带及收纳空间有限的特性来收纳暂存资料，待作业完毕后，再将资料归入档案夹中。建议同学在使用时，就能依主题来分类，且可多使用透明的样式，方便一眼就能看清楚收纳的内容。
＊第二类：档案夹。可分为两孔夹、三孔夹、多孔夹等。这类档案夹方便收纳大量或长期的资料。若遇资料大小不一，则可将资料放入 A4 资料袋中，再收入档案夹内。若有余力，则可制作目录，或在侧边做索引，以便搜寻。
＊第三类：风琴夹、杂志盒、收纳盒等。这类工具方便集中同类资料，亦可搭配第一类工具使用，让收纳工作做得更好。
＊第四类：文件袋、拉鍊包等。立体资料可收入这类工具中，但要记得利用标签标记内容物，以免时日一久忘记内容。

分类的步骤
首先要依必要性来检视分类对象，若为不必要收纳的资料，即可丢弃回收。而哪些资料可归类为必要资料呢？必要的资料可为「马上使用的资讯」，如：现在正在修习的课程，或是「使用频率高的资讯」，如：工具类资料、参考类资料或感兴趣的项目，第三类则为「将来可能必要的资讯」，如：未来研究主题、求职所需，或生涯规划之资料。而判断资料是否值得留存时，则可为自己设定一准则，当资料与主题具有一定程度的相关性时才留存，以避免留下过多无用的资料。且具时效性或容易取得的资料，就不需另外用纸本留存。若能认真地看待每一份留下来的资料，也就不需要过多的收纳物品，额外造成收纳空间不足的烦恼。

再来，便是决定基本的分类项目与层级，再依个别主题将之放入档案夹。在决定分类项目时，可视个人习惯以主题、功能、性质或时间序等来订定，并可利用图表呈现分类的结构，以方便理解及调整，之后就可区分每一项的细目，但请记得避免将项目分得太琐碎，这样反而容易造成分类重复的困扰。而档案命名也有技巧，取名要能一目了然，从档名就能明白内容物。大脑最擅长的动作是遗忘，因此，我们要常留下这些走过的痕迹来提醒自己。

整理资料时，切忌陷入情绪之中，一旦陷入回忆等情绪，将耽误整理的时间及打坏心情。至于实体资料是否需与数位资料整合，端视个人使用习惯而定；也请不要让同步成为一种负担，这样同步就失去意义了。然若要同步，也可尽量让名称维持一致。

建立标签，迅速找到资料 
分类最大的困扰在于模稜两可，遇到这样的情况，千万别轻言放弃，只要依靠第一直觉，多半不会错，也别忘了利用便利贴在资料上注明和另一分类的相关性，也许某一天会派上用场。平时也可多利用生活素材来做分类的训练，如，观察餐厅菜单的分类方式，或是研究期刊论文标示的关键字，或是参观展览时，可分析策展单位的分类方式，也可试着自己重新分类作品，这些新尝试会非常有趣。

分类的禁忌在于耗费过多时间，所以无法分类时，可检讨是不是不够熟悉资料呢，或者资料的性质过于多元，所以无法判断其属性；抑或是这是过去所没有的新事物，所以找不到同群的伙伴，如果遇到这样的情况，可将资料先收入「其他」一项，让时间来帮忙，有一天眉目就会清朗。对于不了解其是否有价值的资料也是一样，不要一开始就产生抗拒心理，反正先搁在一旁，观察一阵子再说。但若是分类架构出问题，就得重新安置结构了。

在搜寻资料时，要限定自己的搜寻时间，而非以读取的资料量为限，不然一定赶不上资讯成长的速度。判读资料时，能不能找到切合需求的资料，重点则在于有没有判别其重要性的能力。运用关键字从交集、联集和差集去扩大或缩小资料范围，像漏斗一样筛选流入的资讯，可以帮助锁定搜寻的目标，而非被资料牵着走；这也有助于明白该资料的内容是否够新颖或合于主题。反之，透过关键字也方便为资料建立标签，之后容易从大量整理好的资料中找到需要的内容。

梦想资料夹 
资料整理不仅具有反省回顾的功能，也有寄托未来的想望。利用自身梦想的关键字来搜集资料，渐渐地就会发觉和梦想的距离不那么遥远了。而当机会来临时，也能迅速掌握到梦想实践的重点，不需从头开始收集资料。

拥有良好的整理习惯能省下许多时间，加上梦想资料夹从旁协助，就有机会成就自己无限的可能。祝福同学很快地可以掌握资料整理的要领。

参考书目 
久我胜利(2005)，《一生受用的分类技巧》，台北:联经。
坂户健司(2010)，《大整理术》，台北:麦田。
熊谷正寿(2010)，《超效率资料整理术》，台北:商周。
吉越浩一郎(2010)，《超强情报整理术》，台北:立村。

网址：资料整理术 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/402711

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