用「提醒事项」开启你的任务管理之路

发布时间：2024-12-22 08:46

如何管理开机启动项：在任务管理器的启动选项卡中查看和管理 #生活常识# #日常生活技巧# #基础电脑操作#

写在前面：本文旨在提供任务管理的思考，一种面向新手管理的方法和心态，希望让没有任务管理经验的你，也能快速上手。跟其他任务管理文章的不同地方在于，我不仅想让你上手，还想让你从根本上理解任务管理的本质，培养任务管理的习惯，而非过 2 个礼拜就忘的干干净净。如果你也抱着相同的目的，请接着往下看吧。

为什么需要任务管理

不知道你有没有这样的困扰：

踏入社会以后，我们的身份一下子就多了起来，配偶、子女、员工、朋友......作为个人，我们要肩负自己的成长；作为配偶，我们要照顾自己的伴侣；作为雇员或雇主，我们要做好本职工作。不同角色对应着不同的任务，繁多而复杂，常常让我们在生活中疲于奔命，手忙脚乱。

生活中杂事很多，不记下来总是会遗忘，可记下来放到备忘录或是提醒事项中又常常拖延，要么就是让小事占了自己一天的安排，常常瞎忙活一通，回顾一天的工作，总觉得毫无收获。

如何你也想摆脱这种状态，那么现在正是学习任务管理的最佳时机。别担心，这并不难，它只需要一些基本的记录和规划就可以上手，希望本文可以成为你任务管理的入门之作。

让我们正式开始

不管有没有尝试过任务管理，你一定都听过 GTD 原则，这是一套任务管理的黄金法则。

我派关于 GTD 的优秀文章非常多，不论是入门还是系统学习都已经足够。但在仔细阅览之后，我发现在文章中，大家更专注于操作本身，却忽略了动作背后的原理和心理成本，导致很多人在学习过程中，往往没过多久就会恢复之前的状态。究其原因，是我们对任务管理的概念还没有一个全面的认识，没有深层次地理解任务管理的意义。

接下来我将以苹果的原生 app「提醒事项」为例，介绍这个月以来的任务管理实践心得，算是以教代学，巩固自己的知识。若有不对和补充之处，欢迎读者朋友们在评论区指出，感激不尽。

当然，其他任务管理工具也足以胜任，但考虑到新人入门，我还是建议你从身边最简单易用的工具开始，这会帮助你更好地理解任务管理的本质。

任务管理五步法

按 GTD 的原则，任务管理的五步法，根据收集、审视、分类、回顾和执行来完成。

收集：从一个点，牵出一堆事。

在这一步是将你的所有想法通通放到到一个名为「收集箱」的项目中，收集箱中的项目可以是你想到的任何任务，随便一个想法或者要做的事（大部分都是要做的事），重点是记录，不要遗漏脑海中的浮光掠影。

常见情况是，你会先想到一件事，然后顺着一件事想到另一件事。比如我先想到「今天要写一篇任务管理的文章」，然后想到这个任务需要「收集相关的素材」，可能突然会想到「跟某本书相关联，去翻一下这本书」，最后还想到「今晚要做菜，5 点半前把菜买好」，你可能还有一个「晚上跑步 15 分钟」的习惯，或是突然想到「某个视频的电影值得一看」。

在如此之多的任务下，如何抓住重点，合理根据自己的时间精力安排任务，就变得具体起来。

不过放轻松，现在你要做的。只是一股脑儿的把你能想到的所有任务丢进这个名为「收集箱」的盒子里，然后就不用管了。

GTD能高效运行的底层逻辑，基于一个简单的心理现象——蔡格尼克效应：未完成的任务会占领我们的大脑资源，直到我们将其完成或记录。

当各种各样的想法被我们记录以后，不仅可以避免遗忘，还能解救我们的神经，让我们不必时刻提醒自己应该做什么，专注于事情本身。

审视：留下具体有用的想法

在这一步，需要将之前的想法审视一遍。这步的关键在于排除那些不重要的想法，留下可以执行的任务，并将其具体化。比如你在审视收件箱时发现「家乡真美，想给它装修一下」，这显然是个不切实际的想法，你要做的就是迅速将类似的不能实现的想法划掉，留下那些真正可以执行的任务。

如何将任务具体化，就拿「我要去公园跑步」这个例子来讲，写上具体的时间、日期和地点，「今天下午 6:30 我会在XX公园跑步 3 km 」，让提醒事项在开始前的半小时提醒你，以提早做好准备。

标注好具体时间、备注需要携带的物品

如果你要看某个文章，那么同样附上文章或视频的相应链接，可以让你在看到任务时一点就跳转对应的地址，现在的大多数任务管理工具都支持填入 URL ，保证每一个任务清晰、具体，执行的标准是能让任何一个外人一眼看到就知道怎么执行。

链接可跳转，方便一键直达

点击图中的图标，在URL中插入链接

如果是某个想法有助于实现哪个任务，比如「书本28页记录了相关事实」有助于「进行写作」这个任务的实现，那么将其标注在该任务的备注下即可，而不是把它当成一个任务。

有一类任务称为「2 分钟任务」，具体指那些不用花费太多时间的任务，你可以给自己设定一个类似的「2 分钟任务」，如果这件事现在完成比之后完成的效率更高更快，你就应该立即执行，一般这个时间我会划分到 15 分钟以内，只要不影响我做最重要的事，一般看到了我都会立即处理，防止任务的堆积。

在划掉想法的过程中，有一类想法不是某个具体的任务，而是一个项目，比如「学会编程」「学习摄影」「学习英语」，对于这种复杂的项目，显然不是一条任务提醒可以解决的。我的建议是先考虑可行性，也就是这个任务是否有必要执行，如果你现在心里还没有答案，建议将其设置为3天内一直可见，等到3天过后，如果你觉得当下还没有时间精力去完成，就果断将其划掉。

如果实在不忍心就新建一个「想做」的项目列表中，暂且将其放入，或者放到备忘录中。如果你觉得该计划值得执行，那就先试着将任务分解，这自然是需要一定思考的，你可以挑个精力充沛的时间，好好将某个项目分解一下，将分割的项目融入到你的每一天中具体执行。

我们之所以会放任任务堆积，是因为我们既不想行动，又不想错失了一个好想法，于是就放任想法随意地堆积在任务列表中，抢占我们的注意力资源。

我也堆积了很多的「想做」

在这些堆积的任务中，那些未来可能会做的任务占了很大部分。堆积的任务会迅速让我们的任务系统走向崩溃，所以请你一定好好花时间想想这些任务是否真的重要，并且值得去做，如果你真的不想丢弃一个好的想法，那么也应该以一种好的行动去正视它们，否则堆积不过是轻视想法的另一种选择罢了。

整理和归类：用标签和列表给任务分类

在这一步，需要给任务进行分类。回看第一步，我们会发现很多任务都放在收集箱中，接下来，我们可以按照个人关注主题的不同，在任务列表中建立自己关心的任务主题，比如我个人就建立了「个人成长」「健康」「工作」几个主题，再将个人成长细分为「阅读」「笔记」「写作」的子列表，每次处理收集箱的时候，我都会按照任务属性将其归类到对应的项目中，这一步有助于我们了解自己关注的主题，并将重要的任务从中筛选出来，让我们在查找相应任务时也更加地得心应手，不会被其他干扰。

在这一步，我们还需要给任务贴上不同的标签，

做过知识管理或文件管理的小伙伴对标签这个概念应该不会陌生，但在任务管理中，标签的作用在于快速找到未完成的任务，而知识管理中则是找到已归类的文档，因此，两者的使用逻辑是不一样的。知识管理的标签以内容、主题的方向为准，而提醒事项的标签以事件的地点、日期、状态和跟优先级有关，这是区别于知识管理标签的地方。

提醒事项中的标签以「精力」「任务状态」「优先级」和「日期」为准，其中最重要的两项就是「日期」跟「优先级」，标签的作用在于高效地筛选出任务，以适应在不同场合和情况下需要优先处理的任务。对于比较需要时间和注意力的工作来说，那些「高精力」「高优先级」的工作就可以被优先安排在重要的时间节点，避免被杂乱无序的临时任务冲散精力。

同理，将「低精力」「优先级低」的任务安排在不是那么有精神的时候，比如在一天劳累工作回家后，我会用筛选的功能，将那些「低精力」「简单」的任务筛选出来，避免精力不对等的任务出现在夜晚。

对于那些重复性的习惯，我个人会打上#习惯的标签，提醒自己保持每日的完成打卡，对于那些尚未想清楚是否要执行的事情，则会打上一个#待办的标签，对于那些没有任务状态的工具，我会打上一个#执行中的标签，在IOS的智能列表中，你可以通过标签实现很多任务管理的搜索方式，用来匹配不同场景下的任务处理要求。

标签的使用象征着对任务管理的进阶需求，当你需要越来越多的标签区分不同种类的任务，往往也意味着你对任务管理的理解和使用达到了一个新的水平，现有的app也渐渐无法满足你的需求，此时就是迈向更高阶app的最佳时机，如滴答清单（初阶）、Things、todoist、OmniFocus（高阶）等。

回顾：排序

在这一项中，我倾向于根据重要性和截止时间安排好各个任务之间的排序，时常去想对你来说最重要的是什么，有助于你将真正重要的事情安排得当。

执行：

很多人在这一步都会有大大小小的拖延，特别是对那些让你讨厌的任务而言。我自己也深有体会，拖延任务的绝大多数情况都发生在安排好了，但是却不想执行的状态。

针对这种困难，我想让你知道：我们始终掌握着任务的主动权，我们是有选择的。

我们做这个任务并非因为自己被逼迫，事实上没有谁生下来必须要做某事，我们都是在衡量了利弊损失的情况下，主动去选择了那个对我们赢面更大的选项，哪怕这个选择不是个人喜欢的。

例如：完成毕业论文不是因为我被逼迫着做，而是因为如果不完成它，我三年的学术生涯可能得不到一个好的回报，为了这个好的回报，我主动选择去完成毕业论文，而不是被谁逼迫。意识到自己拥有主动权，自己是人生的主人这点很关键，在思想上，它会给你更多积极的想法和行动力，我个人也是在意识到这点后发生了很大的转变。

对于那些实在不想完成的任务，你可以试着先让自己做5分钟，或者10分钟，看看自己的状态是不是足够胜任，如果状态不佳就建议及时更换，但更多的情况是你会一直执行下去。

常见问题：

Q：某些任务的时间很难预估，或者没有具体的完成时间，应该如何安排？

A：对那些没有明确时间限制或开始的，建议按优先级排序，例如：「下午找时间看一下任务管理的书籍」，在提醒事项中，自带三种优先等级，分别用感叹号的数量表示，可以为这个任务标上2个叹号；

Q：每次到了该执行任务的时候，总是想拖延，或者状态不佳，应该怎么办？

A：首先，勤记录自己的状态，从任务安排到处理完成，将期间的用时和情绪状态、进展状态记录下来，长期看来，就会对自己有一个大致的把握，了解自己的处理任务的最佳时机。还有一个办法是增加仪式感，比如我每次写作前都会让自己先冲个冷水澡，然后打开音乐和专注模式，这虽然只是一件小事，但在之后的实践中证明它作用极大，会给我们一种到达什么状态就做某事的提示，让我们迅速进入工作的心流状态。

Q：总被临时的任务打断当前安排，怎么办？

A：我们在工作的过程中，很容易接到上级的各种临时命令，把我们预估的任务安排时间打乱，这种情况很常见。我的建议是，接到任务后，先从紧急程度上判断是够需要立即行动，再从重要程度上标出优先级，融入到自己的任务中。虽然这样会让原本的安排不可避免地拖延到第二天，但将其视为一种对现实情况的调整，而非拖延，会更加有利于你摆正做任务管理时的心态。

几个小技巧

可以用标签附上精力来对应主题，很多时候，标签就是帮助我们寻找「在什么情况最适合自己的任务」，几个基本原则：

精力和任务相对应：对于那些不想做的，费时费力的，难以完成的任务，最好都放到早上去完成，如果能在一天中精力最好的阶段做完最困难的事，一天的流程都会顺畅很多。这样做还有一个好处就是降低拖延带来的影响，因为我们很多人的习惯往往是先做小事，然后把那些重要的事拖到最后。

尽量多留下一点时间，因为我们总会高估自己完成任务的时间；做任务的主人，给管理留下一点空间，必须要空出一段时间做自己喜欢的事，不要试图将其塞满，那样只会让拖延迅速蚕食你的注意力，它们不是不做，只是现在还没有那么重要而已。不要给自己太多的负面情绪，如果今天没有完成预定的任务，这再正常不过，因为我们在执行过程中的问题根本没有考虑进任务管理中，我们做的只是最理想的设想，我们执行任务的情绪、精力和注意力，意外事件的来临，这些主观客观的因素在我们制定任务的过程中根本没有考虑进去，所以造成的任务拖延是非常正常的，对那些拖延的任务，并非是我们有意导致的，只是它们目前还没有那么重要。

对于那些任务状态切换的，不应该将其视为未完成任务，而应该当做新任务来处理，重新赋予时间、属性、状态等。因为我们对任务的了解总是随着实践的深入不断更新，这是在所难免的，而且很多的任务在我们了解后就会发现另有玄机，及时更新状态，交给明天，作为一个新任务去完成✅。

任务管理的意义到底是什么

正如时间管理的终极目标是「有意识地使用时间」一样，我认为任务管理的终极目的是「专注于任务本身」。它的实际意义表现为以下 3 点：

意识到时间和精力是有限的，这样你才会有目的性地分配时间，在各个阶段合理分配任务

它提供了一种踏实可行的方式，避免遗忘，督促你完成任务，有个提醒在的时候，你才会更愿意去完成并且实践它。

它对混乱的日常给予了一个合理的安排，让我们可以不用时刻去思考什么时候应该做什么事，而是专注于事情本身。

除了实际意义之外，在心理上，它提供了一种只要完成任务清单就能让人生更美好的感觉。

每天入睡前看着满满的画横线的列表总是让人心情舒畅。学会任务管理后，我们有一种简单的方式来确认自己是否正在路上。时常去想自己要做的事，是不是重要到必须执行，以及只要遵照着任务执行，就会有一种人生在不断变得圆满的感觉。

图源 to do list 官网

在游戏中，我们不断遵守着新手指引，跟着一个又一个任务执行目标，我们不知道为什么要执行，但我们了解更深层次的原因——因为要通关游戏。同样，任务管理帮我们从杂乱的琐事中挑选中真正重要的事，就像游戏的新手指引一样。只不过这一次，我们既充当玩家，又充当NPC。

任务管理的重要意义在于，它给我们指明了一条通关的路，我们或许不知道当前的任务跟我们完成人生的目标、实现成功或成功有什么具体意义，但是跟新手指引一样，只要做下去，我们就是在进步，我们就是在一条成功概率更大的路上。

在撰写本文的途中，我渐渐意识到，任务管理，其实在于让我们将目标放在当下，而不是对着尚未到来的未来空想。我们有理由相信，在任务管理的帮助下，我们可以专注于一个又一个任务本身，而不是盯着不可预测的未来，恐惧没有到来的事，或是沉溺在过去的自责中。我们能拥有的，只有当下。

不用焦虑任务堆积

你可能常常会出现任务堆积的状态，就跟学习任何一项新技能时，那种挫败和烦恼的感觉一样。不用担心，这些都是正常的，我也是如此，不仅是我，很多熟稔于任务管理的人都会遇到类似的现象：任务的堆积显示为一个红色数字的小圆点，显著地标注在右上角，好像在责怪你，遗漏了多少的事情没做。我想告诉你的是，你根本没有必要为此感到压力大，以下是我给出的4个理由：

1. 从你开始进行任务记录的那刻，进步就已经开始了。

正如我喜欢的一本书《如何用阅读改造大脑》中所说：

把书本买回来，就已经是进步。书本放在书架上，就会随时提醒你，有一本待读的书等待阅览。

让想法不被遗忘，就已经是进步，既然是进步，就不该为此感到难过。

哪怕是被拖延的任务，只要还在看板上，就有可能被完成，这远远胜过一个被彻底遗忘的任务。

正如一切有益的进步都是从察觉和记录开始，无论看起来「待办」的任务还剩多少，只要它们仍然能被我们注视，不被遗忘，这就是任务管理的意义，终有一天，你会去完成它的，哪怕不完成也没关系，那意味着这个任务已经不再重要。

2.平衡需求跟可用能力，把目光汇聚在一天能做的事情上。

任务管理的核心就是让你专注于手上的任务，并非是要你每天解决多少任务，真正重要紧急的任务根本就不需要记在任务管理的事项中。

在你未曾使用任务管理的数十年里，没做任务管理对你有什么影响吗？我想并没有，那些真正重要的任务是不会被遗忘的。

我们之所以需要任务管理，是因为除去日常被动地接受琐事和安排之外，合理规划时间，主动摄取和捕捉那些真正对我们人生产生重要变化的想法，掌握人生的主动权，才是任务管理的真正意义。

3.认真回顾自己的一天，只要一天没有虚度就足矣。

在这一步，我希望你试着将自己的任务安排跟完成情况记录下来，并将自己的情绪一并记录，这样会找到你在各个时间段最佳的精力和情绪状态，灵活安排不同属性的任务，找到最适合你自己的任务管理方式，这也是进化论的原理：我们的工作之所以能不断推进，靠的不是事先计划，而是不断试错。

4.我们完成任务的速度不可能追的上我们产生想法的速度

任务管理本就以记录想法为主，我们的大脑无时无刻不在产生各种想法，这是大脑为了应对生存进化的独特机制。我们不用对那些想法感到抱歉，也不用为此感到不适。我们时间有限，产出能力更是捉襟见肘，一天能做完最重要的 3 个甚至是 1 个任务就已经足够，意识到自己能力的边界，在虚心中不断进步即可。

最后我想说，不要把所有都交给明天，我们能拥有的，只有现在，现在是什么样，我们的未来就是什么样。不论任务有没有堆积，只要我们今天有好好生活，过好当下的每一分钟，或是有一点进步，完成了那些曾经在你看来很难完成的任务，这都是我们进步的证明，专注于重要的事，让任务管理回归管理本身，而非为此耗费过多的情绪跟时间。

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