ABC时间管理法
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名称 ABC时间管理法 属于 事务优先顺序法的“鼻祖” 做法 将待办的事项按照又重要到轻的顺序划分为A,B,C三个等级,然后按照事项的重要等级依据完成任务的做事方法。 特点 使学习、工作和生活等活动在有条不紊中进行ABC时间管理法,就是以事务的重要程度为依据,将待办的事项按照又重要到轻的顺序划分为A,B,C三个等级,然后按照事项的重要等级依据完成任务的做事方法。
ABC时间管理法可谓事务优先顺序法的“鼻祖”,它不但屡屡为时间管理专家们所称道,还被许多热忠于规划生活的人们所采用。这种方法可以有效的解决因日常事务异常繁乱而陷入混乱的状况,使学习、工作和生活等活动在有条不紊中进行。
要想学会使用ABC时间管理法,可以按照以下步骤和原则进行:
根据事务的重要性来规定优先顺序,对每一项工作做如下考虑:“这件事是不是有助于达到我的长期目标或短期目标?”做出判断之后,再根据判断确定事物的级别。
(1)划分标准
①A级事务
如果非常有助于达到目标,即为最重要的事项,将其标注为A--必须做的事,是指与实现自己的目标相关的关键事务,比如管理性指导、重要的客户约见、重要的期限临近、能带来领先优势或成功的机会。
A级事物都是必须在短期内完成的任务。一旦完成,A级事务就会产生显著的效果。而如果事务为完成,那么严重的、另人沮丧的、甚至是灾难性的后果就有可能发生。A级事务的关键是需要立刻行动起来去做。
②B级事务
如果对于达到目标具有一般的意义,即为次重要的事项,将其标注为B--应该做的事,是指具有中等价值的事务,这类事务有助于提高个人或组织业绩,但不是关键性的。
B级事务是应该在短期内完成的任务。虽说不如A级事务那样一样紧迫,但它仍然很重要。这些工作可以在一定期限内相应地推迟。若规定的完成期限较短,就应该将它们很快提升为A级。
③C级事务
如果对达到目标起的作用不大,即为不重要的事项,将其标注为C--可以做的事,是指价值较低的一类事务,无论这些事务多么有趣后紧急,都应该拖后处理。
C级事务是可以推迟,但不会造成严重后果的工作。该事务中的有些工作甚至可以无限期的推迟。但其它一些事务,尤其是那些有较长时间限制的事务,也会随着完成期限的临近最终转变为A级别或B级别。
而不是看其在的整体中所占的百分比。总体来说,ABC三级事务在事务总量中所占的比例及价值是这样的:
A级事务约占任务和工作总量的15%,这是你必须集中经历完成的事务。对所有达到的目标而言,它真正的价值高达65%。
B级事务约占事务与工作总量的20%,你完成事务的价值也就是20%。
C级事务占事务总量的65%,你完成这级事务的价值仅为15%。
明确事务级别后,首先要全力以赴投入A级事务,知道完成或取得预期的效果后,再转入B级事务。如果不能完成B级事务,可以考虑授权。尽量少在C级事务上花费上花费时间。不过请注意,C级事务并不是可有可无的。除A级和B级事务外,工作中还有许多不太重要、但又不得不能不做的事情,比如准备工作、善后工作和日常工作等等。
更要注意的是,A级事务虽然重要,但未必就要第一时间去做,而把其它事务全抛开。这是由时间的效益性决定。比如,你一天有很多工作,你的A级事务是拟一份报告,需要花大半天时间;同时还有B级事务和C级事务,比如C级事务是一些委派别人去做的小事。那么,在你开始起草报告之前,用几分钟时间把这些小事分配下去,被分配到任务的人相对就会有更多的时间去做了。也就是说,有些时候紧急的事务虽然不重要,但要优先处理。
(1)增加级别
如果你认为以上3个级别不足以涵盖你的具体情况,你也可以再加一个级别,即D级事务。
D级事务上指那些理论上甚至不需要完成的工作。它们没有最后期限,如果完成这些事固然很好,但完不成也没关系。因为你可以完全无视这些事的存在,它们不会给你带来任何不利或严重的影响。
不过,从事这些D级事务也有一定的好处,它们往往可以让你有以外的收获。比如,阅读一本旧杂志时恰巧有一篇很有意义的文章;购买一盏台灯完全改善了你的工作环境;在文具店闲逛时,发现一种简化文件归档的使用工具;重新阅读你的手机使用说明时找到一些你从未发现过的新功能,等等。
(2)细分级别
对于这些人来说,把任务只分成A、B、C级还是远远不够,或者这样分下来同时会有太多的A级或C级任务。为了解决这一个问题,你可以将各个级别进一步划分,比如在A中分为A1、A2、A3;B分为B1、B2、B3......当然,A1要比A2更重要一些,A2也比A3更重要一些;B级事务也是如此。
举个例子来说,比如你明天想完成6项事务,其中有两项A级事务,而在这两项中又有一项最重要,那么就把它成为“A1”,另一项则称为“A2”;如果B级中也有几项事务,也按照这种方法划分。
ABC时间管理法的优点在于,它剔除了我们对每项任务附带的个人情绪,可以让我们理清思路,知道优先做什么,重要在哪里,不至于一味按照自己的喜好来做事或者不知从何下手。
1、第一象限是重要又急迫的事。
举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。
本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。
2、第二象限是重要但不紧急的事。
案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。
这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。
3、第三象限是紧急但不重要的事。
举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。
表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。
朋友,你是否天天在忙,是否忙得不得要领,认真领会时间管理的四象限工作法,它会让你的工作变得高效,工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。
请参考以下「三抓三放」的原则:
(1) 抓大事,放小事
集中思考工作上的大事,对于微不足道的小事,无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位,掌握未来发展的重要方向,别为枝微末节而操心;基层员工应将时间用于可明显提升业绩的事务上,无关紧要的小事则尽量删除。
(2) 抓正事,放杂事
要顺利完成一件工作,有其必要的程序及步骤,亦即完成该项任务的正事,而与完成该项任务无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事,将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题;至于与正事无关的杂事,可交由旁人处理,或是尽量避免,以简化工作内容。
(3) 抓要事,放闲事
重要又紧急的事情应该在第一时间完成;没有时间压力的闲事,则利用工作空档,简单处理即可。要事与闲事的差别,在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要。
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