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1、时间管理时间管理生产部调度培训课件 一、时间管理的内容1、决策时间的消费标准：选定目标、制定计划2、实施分割方法增加自由时间3、总结消耗情况，注重不良消耗时间4、实施科学方法、实行定量方法、控制自己的时间5、利用各种方法节约自己的时间6、用自己最佳的精力用于最重要的时间二、时间管理的一般原则1、明确目标目标刺激我们奋勇向上1.1、完整目标应该具备的特征： （1）、具体的目标（specific）： 目标一定要是具体的，可执行的。 （2）、可衡量的（measurable）： 目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。 （3）、可达到的（attainable）： （4）、相关的（relevant）： 目标

2、的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。 （5）、基于时间的（time-based）：2、有计划、有组织地进行工作（1）、将有联系的工作进行分类整理。 （2）、将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 （3）、按排列顺序进行处理。 （4）、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 （5）、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，有哪些是可以同时进行的工作。 2.1、做计

3、划大致的步骤： （1）、确立目标； （2）、探寻完成目标的各种途径； （3）、选定最佳的完成方式； （4）、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； （5）、编排月/周/日的工作次序并加以执行； （6）、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。2.2、行动：（1）、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。 （2）、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。 成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。3、分清工作的轻重缓急请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ （1）、先做喜欢做的事，然后

4、再做不喜欢做的事。 （2）、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 （3）、先做容易的做，然后再做难做的事。 （4）、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 （5）、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 （6）、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 （7）、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 （8）、先做别人的事，然后再做自己的事。 （9）、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 （10）、先做有趣的事，再做枯燥的事。 （11）、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 （12）、先做自己所尊敬的人或

5、与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 （13）、先做已发生的事，后做未发生的事。3.1、四象限图： 第一象限是重要又急迫的事。 这是考验我们的经验、判断力的时刻，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造

6、成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。 第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。3.2、急迫性指数测验选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候； C=常常） （1）、我在压力之下表现最好。 （ ） （2）、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） （

7、3）、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） （4）、我休息时会觉得不安。 （ ） （5）、我似乎永远在赶时间。 （ ） （6）、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） （7）、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） （8）、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） （9）、我处理危机时表现最好。 （ ） （10）、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） （11）、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） （12）、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ） （13）、我觉得处理突发状况让

8、一天的生活更有意义。 （ ） （14）、我常边工作边吃饭。 （ ） （15）、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） （16）、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） “A” 总数： “B” 总数： “C” 总数： 总得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态， 46分以上已经到了严重急迫性的程度。4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： （1）、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 （2）、即使外部没有

9、规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 （3）、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。三、时间管理的方式、方法在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前，先要有必要分析一下自己使用时间的方式和状况。1、分析自己使用时间的方式和状况大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。 下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不

10、是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。 接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。 表一：时间使用清单表 时间统计一周活动时间统计表序号项目活动估计花费时间实际花费的时总时间的每上两项时（小时）间（小时）百分比间的差额类型（%） （小时）1 公务2 活动345 个人活动家庭活动3 4 家庭外出家庭沟通其它家庭活动听广播与音乐2 看电视休闲阅读嗜好观看比赛运动休闲旅游聚会与社交其它休闲活动其它活动二、一星期时间日志与简

11、略分析表周一周二周三周四周五周六时间段周日6:00 6 7891011 12 13 1 2 5 6 7891011 12 1 休闲活动3 4 5 6 78910活动内容上下班开会打电话阅读文件、整理通信帮助下属接待宾客向上级汇报公务出差拜访客户其它工作上的活动整理仪容饮食睡觉煮饭洗熨衣服打扫房屋杂务与家事卖杂物其它的逛街活动缴款看孩子宗教活动实施步骤： （1）、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。（2）、在表一中列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。（3）、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。 （4）、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将

12、表一中的活动对应地列在表二中。 （5）、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7 点到7 点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7 点的空格里。 （6）、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。 （7）、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。 （8）、将“

13、每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间” 的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反。 （9）、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下： 百分比（%）=（每星期实际花费时间168）100 （1）0、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。 （11）、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三：

14、 表三 一星期时间总结表 时间统计 公务活动45 50-5 29.8%项目活动每星期估计花费的每星期实际花费的上两项时间的差占每星期的总时备注时间（小时）时间（小时）额（小时）间的百分比（%） 家庭活动32 46 -14 27.4%休闲活动4027.5 12.5 16.4%个人活动45 40 5 23.8% 总计1681680100%其它活6 4.5 1.5 2.6%动一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。 现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案： （1）、我如何浪费我的时

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