纸质文件档案归纳整理小妙招

文件收纳：按照重要性和使用频率，将文件归类存入文件夹或档案盒。 #生活技巧# #收纳整理技巧# #杂物收纳箱分类#

纸质文件档案归纳整理小妙招

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

纸质版文件有什么好的归纳方法？

一窝多年做人事的经验来说，首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好。用便签子写清楚这类分类的意义和用途，然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的。如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明。最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。

如何整理家里的纸质文件？

纸类文件的特点是很薄，很多纸类文件还很小，比如我们随手带回家的广告，名片，优惠券，正是因为这些东西完全不占地方，所以每次带回家之后，都会被我们自觉地扔进抽屉里或者盒子里、篮子里囤积着，你也不以为然。

可是时间久了，当他们越积越多，占用的空间也越来越大，你就会发现它们变成了大问题，收拾起来很费劲。这个时候你就需要严格地对这些材料进行筛选，留下你需要使用的和可能用到的，对于那些早已遗忘的和根本不需要要的将其通通丢弃。

拜读了麻理惠老师关于纸类文件整理的技巧，我昨天闲暇之余也将家中堆积了几年的纸类文件进行了一番整理。一轮整理下来还是颇有心得，这里将自己的总结的适合国人的纸类文件整理方法与大家分享。

首先，结合中国人的生活习惯，我们家里的纸类文件一般主要包括这么这种：

[if !supportLists]一、             [endif]重要文件类：这类文件主要包括你的房子，车子，保险等文件，还有就是你学生时代的证书，以及你的孩子的证书，这些东西不管你是不是喜欢，它都应该是你必须好好保存的重要文件。另外还有一些例如户口本、银行卡、市民卡、医保卡、购物卡、会员卡等，也应该归为这一类，他们都是很重要的文件类，只是后者是属于重要文件中的常用类，所以，应该和前者区别对待。对于不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分别存放，然后再文件袋上贴上标签，存放在抽屉或者箱子里，需要的时候在拿出来；而对于常用的重要文件，可以找一个大小合适的收纳筐，将它们统一收纳于便于拿取的地方，需要的时候随手拿起，用完回到家之后又放回原位，这样就不会因为着急出门办事而找不到重要文件而烦躁。

[if !supportLists]二、             [endif]待处理文件：我们每个人家里应该都有数量巨大的待处理文件。主要包括：一些未开启的信件、超市的优惠券、广告纸、淘宝购物的清单、温馨提示扫码领红包、好评返现等中国特色的小卡片、一些家用电器的说明书、保修卡、旅游景点的门票、地图、银行业务的回执单、各种费用的收据单、发票单、医院检查化验的报告单、取药单、学生时代收到的生日卡、明信片、信件、童年时候的老照片、同学录等等。我想上面提到的这些东西应该是每个家庭都存在的。对于这些东西，很多人都把他们存放在家里，你会发现，大多数东西也许你几年甚至几十年都没有去触碰过。那么对于这些东西，到底应该怎么处理。我想说的是，你要做一个认真的筛选，虽然这件事情会花费你很多的时间，但是却很值得，也是必须要去做的。有些人可能觉得这东西占不了家里的多少空间，也没有那个闲时间去整理，但是，空间是一点点整理出来的，如果你不清理东西，不这样一点点地整合空间，那么空间只会越来越小，相反，如果你将空间一点点的整合之后就会发现，家里一下子清通了许多。另外对于有没有时间做家务整理这个事情，我觉得肯定有，只是你愿意不愿意，不要拿忙来当借口，只要你还有拍照发圈的时间，只要你还有出去吃饭聚会的时间，只要你还有看电视追剧的时间，只要你还有玩手机刷抖音的时间，你就完全有整理家务的时间。不需要为自己的懒惰和安逸找借口。

那么下面说重点，我们该如何整理这些待处理文件。你需要准备几样东西：垃圾篓、文件袋，标签贴、文件盒。接下来我们就可以开始筛选。这是一个考验毅力很耐心的过程，当然也是一个最重要的过程。

[if !supportLists]1、 [endif]可以直接丢弃的文件：广告纸，其实一般我们都不需要带回家，收到广告纸之后如果这对这类广告毫无兴趣，可以直接丢弃，如果有你感兴趣的部分，可以快速浏览一下，然后将可能用到的地方手机拍照，广告纸可以直接丢弃；对于淘宝的购物清单和扫码红包、好评返现也是一样的道理，如果你有记账的习惯，那么收到清单之后回到家第一时间完成记账，清单即可丢弃，如果你热衷于扫码红包和好评返现，那么也请尽快完成相关操作，然后将其丢弃，如果你对于这些其实并没有习惯，那么根本不必将其保留，清单快速确认无误后即可丢弃。对于信件，我们则需要认真筛选，如果只是一些通知类的日常信件，那么在读取有效内容之后即可丢弃，如果是重要信件，那么就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、 [endif]根据时效决定取舍的文件：对于家用电器的说明书、保修卡、各种费用的收据、发票、医院的检查报告，汽车保险等，我们需要做一个时间期限的筛选，首先对于每种文件的实效都不一样，所以，根据日期来决定取舍。家电说明书主要是看是否还有需要，往往来说，新家电买回家之后，我们都是稍微看一下说明书，但是对于一些常用家电，其实安装师傅一般都会向我们简单介绍使用方法，所以这一类说明书基本是没有用的，我们很多时候只是习惯性地将它们妥善保存，但是回过头想想，有几本说明书是你经常回去翻看的，肯定微乎其微吧。另外就是如果这台家电在你家里已经使用了3-5年以上了，那么这样的说明完全可以不需要考虑直接丢弃，你再去翻看它的可能性几乎为零。保修卡和收据发票是一样的道理，假设一台家电的保修时间为3年或者5年，那么一旦过了这个时间，这些票据也就完全没有了价值，可以直接丢弃。医院的检查报告我们往往会一张张的卡在病历本里很多人都有这样的经历，有时候拿出病历本来，还没有翻开，里面卡着这一打化验单、票据就全部散落一地，于是赶紧去捡。你认真想过没有，这些东西真的有用吗？对于化验单而言，一般的有效期限就是1个月到1年之间，因为人的身体是很复杂的，变化也很快，所以，很久以前的化验单是不可能作为你下次看病的依据的，完全没有必要留下。至于收据，如果你是需要报销的话，这些收据就应该用专用的文件袋妥善保存，如果不需要作为报销凭证，那么直接丢弃即可。对于优惠券更是看日期说话的，优惠券往往都有有效期，过了有效期的优惠券当然是直接扔掉，而那些还未使用的优惠券，如果是可能需要的就暂时保留，如果是和自己的喜好无关的那么可以选择送人或丢弃。汽车保险也是1年的有效期，过了有效期的汽车保险资料就可以销毁。这些东西都完全没有收藏的意义。放在家里，只是占空间而已。

[if !supportLists]三、             [endif]根据兴趣爱好决定取舍的文件：这一类文件主要包括名片和各种其它卡，我们很多时候都会收到一些有用无用的名片，对于这类东西，我们也是需要一个认真筛选的过程。如果这张名片上的人你根本毫无印象，而且他所从事的业务与你没有半毛钱关系，那么这种名片可以直接丢弃。如果名片上的人你虽然不认识，但是他所从事的业务可能会与你有关，或者与家人和家庭生活有关，那么选择保留。如果名片上的人你很熟，那么最简单不过，把他存进你的通讯录，名片可以直接扔掉。然后是一些其它的卡片，这里主要包括多余的银行卡、信用卡、会员卡等等，对于这些卡，不外乎两种情况，一种是公司单位群开的信用卡、银行卡，你从未使用和激活过，那么请确认无效后剪碎丢弃。现在很多会员卡都是用手机号注册的，所以，往往不需要实体卡，所以一些过期的老会员卡、或是一些你已经不再光顾的会员卡都可以剪碎丢弃，留下它们只是浪费空间。

最后，对于学生时代收到的生日卡、明信片、信件、童年时候的老照片、同学录等。这些充满回忆的东西，我们往往看到的时候都会带着一些心情，所以我建议留到最后整理，这样可以在前面完成了令人头疼的整理之后放松心情，经过前面一系列文件的筛选和整理，到了这一类文件的时候，我们一般都会感觉有些疲惫，力不从心，而将这类型文件放在最后做整理，可以一边整理一边感受当时的心境，说不定还能发现一些许久以前的美好。一般来说，这类物品我们主要是需要做一个详细的分类和归档，然后用合适的收纳盒或者文件袋妥善保存。无论这些东西是让你开心的还是伤心的，我觉得都应该留下。除非有一些特别的文件，你觉得已经没有了意义，那么可以选择丢弃。另外还有一部分文件也属于这一类，主要包括旅游景点的门票和地图。对于这一类，可以根据你的喜好来决定取舍，当然，对于那些游乐场、附近公园的门票，因为你常去，并无纪念意义，可以舍弃，而对于一部分重要的景点，也许你一辈子也就去这一次，或者你特别喜欢的景点，再或者是很精致的门票选择收藏。

完成了以上的筛选之后，其实我们的整理工作也就接近收尾，这时候只需要最后一个步骤。丢弃的东西扔进垃圾篓，把需要留下的东西分类之后装进文件袋或者收纳盒，然后贴上标签，再分成常用的和收藏的两类，常用的放在可移动文件盒内，方便拿取；收藏的妥善存放到抽屉或者收纳盒。这样，我们的纸类文件就整理完成。接下来，你只要继续遵循我们上面提到的筛选原则，做到不把无用的文件带回家，及时处理带回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏类文件，做到这三点，你家里的纸类文件就能一直保持一个最佳状态。

办公室文件资料的整理分类技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。

2.要删的文件暂时先留着

在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；

若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。

3.随时做好PlanB

列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。

4.将经常使用的文件夹放到桌面

在桌面创建快捷方式。

5.电子文件建档

选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。

6.定期备份资料

每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7.在名片上写清详细信息

在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。

8.手机号码备注要详细

以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。

9.活用手账的两个重点:及时写，多次看

一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

10.客户的名称要加上职称、称谓

在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。

11.手账上方注明日期和主题

给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。

12.所有的信息注明来源

为每条从外部获取的信息注明来源。

13.勤于找出问题、总结经验

提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。

14.记下经常去的餐馆

用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。

15.组织商谈的注意事项

打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

16.准备2个笔记本

只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。

17.给用过的笔记本制作索引

在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。

18.给笔记本足够的留白

开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。

19.以金字塔原理记笔记

做完笔记后，在笔记顶部写下结论。

20.利用“5W2H”整理重点内容

做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN) -地点(WHERE) ?用了多少钱(HOW MUCH)?

21.将工作的“PDCA”记下来

按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。

如何整理档案

法律分析：
1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

法律依据：
《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条 下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

衍生问题：
出纳档案整理的方法有哪些？
(1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类，一般应与本单位的会计分类相一致，兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行删除。
(2)装订。由于原始凭证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失。在装订时，应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装，防止散落;对于采用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒中。
(3)成册。时于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或库页，甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。
需要强调的是，出纳账簿在更换新账簿后，应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理，对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的，应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位，对于活页式或卡片式账，在归档时必须缩齐页码，加以装订，并要像订本账一样加上扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等，并加盖公章。

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