搞定 — 2分鐘輕鬆管理工作與生活

发布时间：2024-12-09 22:02

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搞定 — 2分鐘輕鬆管理工作與生活

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前言／作者序

工作、生活兩全其美

歡迎來到這座金礦，教你輕輕鬆鬆、事半功倍完成更多工作。每個人都希望把事情做得又快又好，但在這個加班成習的時代，想保有幾乎不可能的生活樂趣，將再也不會是工作與生活二選一的難題。

沒有什麼軟體、研討會、精美記事簿或行動宣言，可以簡化每日的工作。學會在某一層級強化生產力且決策無礙時，必然晉升到另一個層級，承擔更多責任，並背負更抽象的目標。新職位的新挑戰將否決過去行事的簡易公式，人們不能再以一字訣，經由自己的期待方式達到目標。

雖然沒有單一方式，可使個人的組織能力及生產力登峰造極，卻還是有辦法強化。在工作日趨龐雜、模稜兩可時，本書教人們如何使產值最大化。我曾花費數千小時，訓練不同組織、層級、文化甚至學校和家庭「深陷泥沼」的人，幫助他們處理並組織手邊的工作，效果顯著，其中不乏最高階、最具生產力的專業人士。

上級長官都希望凡事能快刀斬亂麻。即使明知下班後，大門深鎖的辦公室裡，仍有無數通未回覆的電話、未交辦的任務、會議後未處理的議題、個人未完成的雜務、以及十幾封來不及打開的電子郵件。這些企業人士化解的危機，以及創造的財富，比在辦公室和手提箱裡製造的混亂重要得多。所以，我們需要透過確實可行的工具，有策略、有技巧地專注於他們的精力，才不會遺漏重要事項。我們需要創造使上班族免於因壓力而崩潰的工作環境和技巧，吸引並留住最優秀的人才。

本書談及的觀念威力強大且簡易有效，以時間排序工作流量管理及個人生產力的動態要素，並分成三大部分：第一部分描述整套系統，解釋其獨特性和即時性，然後呈現基礎應用方法；第二部分教你如何使用這套系統；第三部分進一步描述，將這個系統的各項模型和方法融入工作和生活時的深刻影響。

我有位客戶對我的承諾作了很好的描述：「這套系統挽救了我的人生……。這是一劑預防針，使你不再忙於每日的救火工作；也是一帖解毒劑，維繫身心平衡。」

前言　工作、生活兩全其美　
好事不多磨的藝術
１　新世界新思維　
２　管理工作流程的五階段　
３　專案企劃的五步驟　

工作無壓力的實務練習
４　安排時間、場地和工具　
５　蒐集：全員大集合　
６　處理：清空「收件匣」　
７　組織：行動分類　
８　檢討：確保系統順暢　
９　行動：下達最佳行動決策　
10　專案控管　

好事不多磨的成效
11　養成蒐集習慣　
12　下一步行動決策　
13 專注成果

書摘1：新世界新思維

人們經常會受到讓他反應過度或反應不足的事控制；
* 接受的任務總是比理解的多。
* 生活日理萬機卻仍保持頭腦清楚、好整以暇是有可能的。

我最近碰到的人，幾乎都覺得待辦事項太多，時間卻太少。壓力不斷堆積的主要原因之一在於，各種職務的實質內涵已急遽改變，超過人們能力所及，也超過人們所接受的訓練範疇。二十世紀下半，工業社會裡所謂的工作，才剛從生產線上的組裝、搬運，演變成彼得?杜拉克（Peter Drucker）說的「知識型工作」。

過去的工作內容是不喻自明的－－田是要犁的、機器是要修的、箱子要裝貨、牛要擠奶、發條要上緊。人們很清楚該完成什麼工作，是否完成工作也清清楚楚、一目了然。

現在，對大部分人而言，多數企劃案都是無邊無際的。每個人手邊幾乎都至少有六件待辦事項，即使投注畢生心力，也不可能盡善盡美。另一方面，工作零界線也可能使工作量加倍。許多組織都需要跨部門溝通、合作、參與，才能獲致成果。個人辦公室的象牙塔正在瓦解，跟著垮台的是過去的奢侈特權和享受。

我常在研討會上問大家：「在場哪一位現在做的事，是當初雇用時講好的事？」結果少有人舉手。因為工作不是定型的，如果有幸長久執行特定的工作職務，可能很清楚該做什麼、做多少、做到什麼層次。

傳統的時間管理，以及個人記事簿也許在以前有其效用，但新的工作需求是由人們選擇該做什麼，以及判斷什麼時候去做。當時間變成工作要素，個人行事曆就會成為重要的工具。即使是80年代後期，很多專業人士仍然認為一本口袋型行事曆，是有組織力的必備元素。許多人至今仍把行事曆當作運籌帷幄的主要工具。運用判斷力的時代已經來臨，現在還需要正確決策該採取何種行動。儘管行事曆有其重要性，人們卻只能有效管理工作中的一小部分。而當日的待辦事項清單及簡易優先次序標示，的確不足以應付專業管理人的平均工作量，以及工作中的變動特質。愈來愈多人的工作內容在於，每日傳輸進來高達上百封的電子郵件。我們不能忽視任何一項請託、抱怨或指示，也幾乎沒有人可以或者寄望以「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」標示每件事的輕重緩急，甚至沒有人可以維持預先擬定的行動清單，而不會被老闆的一通電話或其他指示全盤打亂。

我們在談知識型工作時，一直遺漏了一個可以在任務降臨時有效運作的系統，其中包含合宜的行為及工具。這個系統必須同時整合大方向及小細節，成功管理多層次、優先次序不同的任務；必須能掌握每天傳達進來的數百條消息；此外，這套系統省下來的時間精力，必須比維繫系統花費的多；也必須能更容易解決事情。

書摘2

人們經常會受到讓他反應過度或反應不足的事控制。大部分人面對事情的反應不是太在意就是太粗心，只因為無法「心如止水」。壓力來自不當承諾
我從過去二十年的教育訓練工作，發現一個事實，人們承受的壓力大部分來自許下不當的承諾。人們同意接受的任務，比理解的多，每項任務不論大小，下意識都會加以追蹤。這些事就是會分享注意力、但其實不該如此的「未完成事項」或「問題閘」。（指有可能出差錯的事情或狀況，處理得當便無事，處理不當可能惹出大麻煩。）

人們很可能同時兼顧超出自己理解的更多承諾。思索一下你覺得有責任去改變、完成、處理或盡一分力的事情。比方說，想辦法處理每天湧入的電子郵件、電話留言、來函公文，當然還有數不清的任務。工作及生活中的每件事都會讓人在某種程度上責任加重，這些就是有待收尾的狀況。為了有效處理這些狀況，必須先弄清楚所有會「警鈴大作」的事，然後計畫應對方式。

管理承諾需要執行以下基本動作：
˙如果心裡有事，就無法定下心來。必須驅離還沒完成的事項，放入一個可靠的系統裡或「收件匣」定期檢視。
˙釐清承諾，並決定如何做、如何設定進度以達成目標。
˙一旦決定所有行動，必須有一個提醒自己的系統定期回顧。

建議寫下眼前心裡最掛慮的事或任務，哪些事最教你煩憂、分散你最多注意力，或者你最感興趣，又或者消耗你最多心力？也許是燃眉之急，必須立即處理的事，或者是遲早避不掉的難題。

接下來寫下一句話，描述就這個問題希望獲得的結果。換句話說，就是你希望得到什麼結局。

現在，寫下這些狀況要有進展的下一步實際行動。如果你的生活除了解決這件事，沒其他的可忙，你現在會去哪裡？採取什麼行動？

這兩分鐘的思考，對你有沒有任何價值？完成這個演練，至少會感覺多了些主控權、輕鬆自在，注意力也能夠集中，也會更想真正為這個問題做點事。

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