超高效时间管理：用12周完成12月的工作

策略12: 教授时间管理，提高学习效率 #生活技巧# #亲子教育建议# #青少年教育策略#

内容来源：本文为清华大学出版社书籍《超高效时间管理：用12周完成12月的工作》读书笔记，笔记侠经出版社授权发布。
布莱恩·P.莫兰：是美国执行力公司创始人和首席执行官，致力于指导管理者和创业者提高绩效、提升生活质量。布莱恩曾在联合包裹服务公司、百事可乐公司、诺森汽车公司管理层任职，担任多家国际一流企业顾问。迈克·莱宁顿：是美国执行力公司的副总裁。他既是一名顾问，也是一名教练和领导力训练师，他擅长帮助企业实现持久转变。迈克的客户遍及美国、欧洲、亚洲，帮助他们提升销售业绩、提高服务质量、增加公司收益。

封面设计 & 责编 | 丽丽

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读书笔记·人文生活

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笔记君邀您阅读前思考：

怎样掌控自己的生活？怎样平衡生活中的紧要事务？怎样减轻压力? 

一、重新定义“一年”

我们过去多年一直服务于我们的客户，从他们身上我们发现了一个很有意思的现象。其中的绝大多数人，有意识或无意识地都相信他们的成功或失败要用他们在某一年里取得的成绩来衡量。

他们设定年度目标、打造年度计划，然后在具体的事项里又将其划分为季度计划、月计划，甚至有时还有周计划，但是最终他们还是会以一年作为单位来衡量他们的成绩。这个现象被我们总结为年度化思维陷阱。

1. 摒弃年度化思维

年度化思维的核心是大家默认的一个信念，即一年中总有足够的时间来实现自己的目标。例如，总觉得现在才1月，12月还远得很。

试想一下，我们新年伊始制定了宏大的愿景，到了1月底我们通常就会发现自己离原本设定的目标已经有些差距了，虽然我们会感到失望，但是我们也不会过度担心。我们会告诉自己：“没关系，我有的是时间，我还有11个月的时间补上该做的事。”到了3月底，我们依然稍稍落后于进度，但我们还是不够着急。为什么呢？ 因为我们还是想着我们有很多的时间来赶上。这种思维模式会一直持续到年底。

我们错误地以为我们会有很多时间，所以相应地我们就不紧不慢地做事。我们没有紧迫感，意识不到每周、每天甚至每分每秒的重要性。但从根本上来看，有效地办公就是由每天、每周的具体实践决定的。

关于年度化思维的另外一个错误概念就是我们相信到了每年的后半段，我们会收获实质性的突破。

这样就好像每到了9月、10月会有奇迹发生，我们的项目或目标到了此时突然就会有突飞猛进的进展。

假设我们现在这周不去做出实质性的进步，那么我们如何能指望接下来的一年里我们会做出改变呢？

真相就是每周都很重要！每天、每个时刻都要利用好！我们应该意识到我们的执行力不在于每月、每个季度，应当把每周、每天的业绩都进行考量。

年度化思维和计划多半并不会激发出我们的完美表现。想要做到最好，我们必须跳出年度化的思维模式，不要以一年作为一个执行周期，而要去重视每个更短的时间段。

这种年度化执行周期使人们忽视了一个重要事实：生活是每个当下的瞬间，最后的成功是因为先前每个时刻不懈的努力。

而年度化思维误导人们，让他们以为那些重要的事项可以推迟，之后仍然可以完成原有的计划。

那么到这里我们可能会说，几乎所有的企业、组织都在用年度化模式进行运作，并且其中不少企业能完成他们的指标。但是我要反驳的是，他们完成的那些项目并非是他们所能办到的最好的结果。

我们见证了一些成功的企业，他们在短短12周的时间里将业绩提升了50%。我们曾帮助一家业绩达10亿美元的经纪公司在半年的时间里将销量翻了一倍。

如果按照年度化周期去执行，这些根本不可能实现。如果企业和个人能跳脱这种年周期模式，那么他们将会取得更好的成绩。

摒弃年度化思维模式，然后看看会发生什么。

2. 把12周视作一年

忘记“年”的概念。到现在为止，我们可以看清年度化思维的陷阱了吧。让我们重新定义一年：一年不再是12个月，现在一年就只有12周。是的，一年现在就是一个包含12周的时间段。

一年也不划分成四个季节，那些都是旧思维模式。现在，一年就是12周，接下来一年是新的12周，如此循环往复。每12周时间都是独立的——每个12周都是我们的“一年”。

设想一下，“用12周完成12月的工作”可能的结果是什么。我们每到了12月的那种紧张、兴奋、专注现在可以持续下去了。原来每12个月带给我们一次的年终驱动力现在时刻都能感受到。人们在11月、12月做事开始大有转变是因为他们知道12月31日会来临，他们的成果会接受审核。本书前面提到过，12月31日本身只是一年里任意的一天，但是自从它被定为一年之末，人们就会视它为审视、评估一年成绩的时机。这普通的一天因为我们赋予它的使命而变得无比重要。我们有的客户他们一年的财政年度截止时间是6 月30日，并且他们的业绩在6月会经历一次大幅上涨，这是因为他们努力想要强势收尾这一年的工作。这个日期在很大程度上是不确定的，重要的是有这么一个时间点来结束这场游戏并宣告成功或失败。

《超高效时间管理：用12周完成12月的工作》为评估我们的成功（或者失误）提供了一个新的收尾期。

“用12周完成12月的工作”的一大好处就是截止日期并非遥不可及，我们不可能忽视它的存在。

12 周这个时间范围足够长，可以保证任务的完成；但它又足够短，可以产生紧迫感和驱动力。当截止日期临近时，人们天性使然，会做出不同的反应。因此，我们应当改善拖延，减少或消除偷懒怠工，更加关注重要的事情。

《超高效时间管理：用12周完成12月的工作》也要求我们去直面我们执行力不足的时刻。

毕竟，如果我们一年只有12周，我们能拿出几周来消极怠工？因为我们顶多可以挥霍一两周，剩余一周里的每天都会变得更加重要。

“用12周完成12月的工作”使得我们要注重每周，甚至每天的工作执行情况。

想象到一年里再也没有余下那么多天来挥霍，我们就再也不会奢侈地推迟那些重要的事项了。

高效率执行不是依靠半年制、季度制或月制的周期划分来实现的，而在于每日、每时每刻的坚持。“用12周完成12月的工作”更能让人们直面现实。

另外，我们现在可以预想到以我们“用12周完成12月的工作”会有什么样的结果。在之前，如果一个人给自己制定了年度延伸目标，那么如果到了第三季度发现目标无法完成，就会产生一种目标未竟的失落感。

一些个人和团体在10月到来之前就想着放弃并不罕见。但如今按照12周作一年的分期方法，这种现象不会发生了。

因为每12周我们都会有一个新的开始——新的一年！所以即便我们经历了一个非常难熬的12周，那么挥挥手，整装待发，迎接一个新的开始；假如我们这个12周非常得意，那么我们可以继续乘风而上。无论如何，每12周都是一个新的开始。

用12周完成12月的工作真的能带来巨大改变！

我们还是可以根据日历年的传统，在“用12周完成12月的工作”的年底好好地休息放松、庆祝，然后重新蓄势待发。

它可以是为期三天的周末，也可以是一周长的假期，重要的是我们要利用这个时间去反思，重新整理自己，给自己充电。

渴望成功的人总是望向前方，不会过度留恋既有的成就。“用12周完成12月的工作” 的方法让我们至少有四倍多的机会去欣赏、庆祝我们的进步和收获。

坚持“用12周完成12月的工作”，将会帮助我们避免拖到终止时刻再努力，并且确保我们每周都过得异常高效！

二、摒弃年度计划，切实完成周计划

一旦你有了明确的梦想，就需要制订计划去实现它。假设现在你正和家人一起度假，驾车越过田野的时候却没有带地图，你一定会认为这太糟糕了！

没有计划的梦想就是白日做梦。

当你想实现梦想和职业目标时，制订计划格外重要，它甚至比越野跋涉时的一张导航地图的作用更大。然而可悲的是，大多数人在旅行时用来计划的时间比他们在工作时用来计划的时间要多得多。

按照计划工作可以给人们带来三个明显的益处。

一是减少错误。制订计划使你能够提前思考实现目标的最佳方法。如果在计划时发现不足，就能避免在实施过程中出现错误。

二是节省时间。研究表明，制订计划可以节省大量的时间和资源。这似乎有些自相矛盾。许多人都觉得没有持续不断地做事就是效率低的表现，但事实上，制订计划的时刻往往是效率最高的时刻。

三是目标集中。制订计划就像一张完美的路线图，既能使你精力集中，也能使目标更加明确。制订计划对你来说很重要，因为每天你都会被各种各样的事情干扰，但计划却能不断地引导你朝着更重要的目标前进。

1. 12周计划

12 周计划与人们熟知的其他方法不同，在它能带来的益处中，有一些要比传统的年度计划更好。

这里的12 周计划并非传统概念中的季度计划，因为季度计划是年度化思维模式的一部分。

12 周计划是指每个12周都是彼此独立的，每12 周是新的一年，根据计划实施这是个让自己变得更好的全新机会。

与年度计划相比，12周计划还有三个不同之处。第一个不同之处是12周计划更容易预测。你对未来的计划越长远，可预测性就越低。

长期计划的设想建立在先前的设想之上，而这些设想是建立在更早的设想之上的。如果你真能预测未来，那么请打电话给我，我想和你谈谈选择哪只股票回报更大！

实际上，即使可能的话，要预测你未来11个月或12个月的生活也是非常困难的，这就是为什么年度计划通常是基于目标而制订的。

12周计划的可预测性要精确很多，你可以非常明确在未来12周内每周都需要做什么。12周计划是以数字和行为为基础的，它们将你的行动和预期结果紧密联系在一起。

12周计划的第二个不同之处在于它对目标更专注。大多数年度计划目标太多，这也是执行计划失败的主要原因之一。

年度计划包含这么多目标的原因是你计划了12个月的周期，列出了未来365天里你想要完成的所有事情，这就难怪你为什么会感到失望和沮丧。

最终你会因为要做的事情太多而变得精力过于分散——这可不是我们走向成功的秘诀。

这个世界上的机会永远比你所追求的机会多。执行12 周计划的方法，就是抓住重点内容而不是所有事情都泛泛而谈。在12周计划中，你要找出最重要的1～3件事情，然后集中精力去完成它们。在这个为期12周的计划中，我们要把精力集中投入几个关键领域，以此来催生执行计划的动力和紧迫感。

12 周计划的第三个不同之处在于结构体系。根据以往经验，很多计划的制订都是为了制订一个好的计划。因此，在大多数情况下，这些计划被放在一个漂亮的活页夹中，很少能实现。

2. 周计划

周计划是一个强大的工具，它可以将你的12周计划转化为每天和每周的行动。

同时，周计划也是将你的一周时间和任务进行整合的工具，是你一周的活动计划，会让你每天都专心从事核心活动。

每周计划可以让你规划好活动，这样你就可以专注于真正重要的长期和短期任务，时刻保持专注和高效，而不是被所有使你偏离计划的噪音和干扰所困扰。

每周计划并不是一个美化版的待办事项清单；相反，它反映了你的12周计划中的关键战略性活动，包括为了达成目标每周需要做的事情。

一个有效的周计划的基础和起点是12周计划。12 周计划包含了实现12 周目标所需要的所有策略。

每一种策略都有一个指定的完成周，这些策略通过指导你的日常行动来驱动你完成每周计划。因此，周计划只是12 周计划的衍生品，本质上是12周计划的1/12。

为了更加有效地利用你的周计划，你需要在每周的开始阶段用15～ 20分钟来回顾你过去一周的进步，并为下一周做出计划。此外，每天的前5分钟应该用来回顾你的每周计划，以便更好地安排当天的活动。

“用12周完成12月的工作”的计划通过强调每周的价值，可以让你更加专注。在这项计划中，一年相当于12周，一个月相当于一个星期，一个星期相当于一天。如果你这样看待每一天，那么它就显得更加重要。你的每周计划能让你专注于你的行动，在一些事情上取得更加卓越的成果，而不是在很多事情上都做得平平凡凡。因此，为了确保你在工作中的努力取得最大成果，周计划是一个强大而不可或缺的工具。

你的周计划包括战略和优先事项、长期和短期任务，以及在一定时间范围内需要完成的任务。

它帮助你专注于计划中每周必做的事情，让你始终朝着“用12周完成12月的工作”的目标前进；反过来，你的目标又使你始终坚持你的愿望，使每件事都紧密相连。

要真正从此工具中获益，你需要将它随时牢记，并在日常工作中切实使用。

每天都从周计划开始，都要进行数次检查。如已把当天任务安排妥当，在未完成前请不要回家，一定要确保每周完成应完成的重要任务。

三、制订你的 12周计划，掌控你的时间

1. 有效的计划结构

如果想取得成功，计划的结构也非常重要。好计划通常都有合适的目标。如果我们的目标不是特别具体或难以量化，那么计划也会变得模棱两可。

我们的12 周目标越具体，越可以量化，计划就越切实可行。

很多人的12周计划都包含2～3个目标。举例来说，我们的12周目标其中一个可能是减重10磅，另一个是在新业务上收入105000美元。

我们制订计划时需要考虑为两个目标拟定相应的战术。减重战术是针对我们达到理想体重的一些具体措施。

如果我们想减重，战术通常是限制每天卡路里摄入在1200卡以内，每周做3次20分钟的有氧运动。把我们需要的战术以动词开头写一个完整的句子。

我们写下目标和战术时表述的方式非常重要。实现收入达到105000美元需要一系列战术。

以下五大标准将有助于拟订12周计划中的目标和战术。

标准1：描述具体，易于量化。

每个目标、每项战术都尽可能量化并限定成功的标准。我们需要打多少电话？我们需要减重多少磅？我们需要跑多远距离？我们需要赚多少钱？越具体越好！

标准2：采用积极的方式描述。

描述我们希望发生的积极结果。举例来说，不要说2%的错误率，我们可以说98%的正确率。

标准3：确保可行性。

如果我们不需要任何改变就可以实现这个目标，那么我们可能需要重新拟定。如果目标根本不可能实现，那我们需要回归现实。

如果我们在职场上从未向客户提出转介绍的需求，那么下面的战术如“与每个客户交流时都要求转介绍”可能就非常难以实现。

一个更符合现实情况的战术可以是“每周至少向一个客户提出转介绍”。

标准4：明确责任。

这一标准适用于在团队中执行计划（如果我们独立执行计划，那么责任全在我们一人）。

每个目标和战术都明确责任分工非常重要！一个和尚打水喝，三个和尚没水喝！

标准5：设立时间限制。

截止日期能够督促我们开始行动并坚持下去。确保设定目标的达成日期，否则我们的战术将不会落实行动。

除了上述的这些标准，还需要将每项战术以动词开头写一个完整的句子，确保在截止周内可以完成。

2. 高效能时间

有效的时间利用是“用12周完成12月的工作”体系中的五大规范之一，和其他四个——期望、计划、过程控制和记分——共同组成了这个体系。

我们在生活中所取得的一切成就都需要花费时间。只有为它们分配时间，只有为重要的事情分配时间，才能够完成它们。把时间花在最重要的事情上是成功的基石之一。

高效时间是一个易于使用的时间块系统，通过有意识地花费你最宝贵的资产——时间，你可以像CEO一样统领全局。

你运用高效时间系统的能力是个人领导力的体现。如果你有意识地去有效利用时间，你会成为更高效的领导者，以更快的速度拓展业务，获得成功。

正如第7章所讨论的那样，三个部分构成了有效使用时间的基础，它们分别是战略时间块、缓冲时间块和逃离时间块。它们中的每个都旨在帮助你更有效率地完成关键性活动。

战略时间块的长度为三个小时，一般安排在一周的前几天，这样如果万一中途被打断或是取消，也有时间重新安排。战略时间块应用于处理业务，即使是工作内容很少的时候，也不能省略。通常，每周一个战略时间块即可。

缓冲时间块旨在处理优先级低的活动，通常为30分钟～1个小时，每天可安排一到两次。缓冲时间块的实际时间量取决于实际事物处理的需要，如电子邮件、电话、干扰或是杂务的数量。

逃离时间块旨在防止倦怠及腾出更多的空闲时间。长度为三个小时，应每周安排一次——如果“用12周完成12月的工作”体系中的其他部分都能起作用的话。

我们建议在体系正式起作用和你的执行情况非常不错之前，每月只安排一次逃离时间块。

除了这三个类别之外，你还需要安排时间块来执行其他重要行动。高效时间系统可以将每周划分为时间块，帮你为最重要的事情分配好时间。

如果你一直能够保持在生活中和业务中完成更多重要的事情，会带来哪些不同？从现在起，12周后你会处于什么位置？三年后呢？通常，在运用系统的一周内，就可以看到改变，并且你可能会发现你要比之前更能掌控自己的时间。

*文章为讲者独立观点，不代表笔记侠立场。

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