每天忙而乱？你需要一套系统的方法

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我很喜欢用不同颜色的便签标注工作内容，以此提醒自己，要按照轻重缓急来处理工作，每完成一项，就撕掉一张纸。但是，这个习惯很难坚持。当遇到突发工作时，心理焦躁都来不及，哪还有什么心情去按颜色记录呢？况且，有的便签贴偶尔还会掉，我不得不再花时间确认：这是我昨天落下的？还是今天要完成的？

工作忙而乱，有时回了家还要加班，如果我还想再兼顾培养好习惯：运动、阅读，那就难上加难了——每天太忙太乱太累，回家只想“葛优躺”。

作为罗辑思维、新精英生涯、趁早大学等机构的特聘讲师，时间管理专家邹小强建议：做事一定要靠系统。什么意思？只有系统化地规划愿景，将目标落实到每一天的行动中，我们才有可能真正做到实现自己的人生目标。在《只管去做》里，他用一套系统的方法协助我们将愿景与目标落实到每一年的年度计划上，再将计划细化到按项目推进、按习惯培养，最后，他还告知了让每一天的工作、生活、年度计划都能井井有条的秘诀。

过好一年，要先从过好一天开始，我们可以来探究这个问题：是什么导致我们每天的生活都如此忙乱，而这个井井有条的秘诀又是什么呢？

一、每天的生活都像打仗，哪里出了问题？

1.没有足够的精力。

我们总喜欢这样计算自己的时间：上班8小时，睡觉8小时，自由支配8小时——自由支配的时间段可以用来实现自己的目标：减重、重新布置家居、阅读、写作……我们都以为这样的时间安排非常合理。事实是，每天8小时的工作时间后，我们真的还能在下班后做那么多事吗？每天上班，除了常规工作，偶尔还要处理突发事件，已经耗费了大部分精力，我们不大可能有足够的精力再去执行其他计划。

《只管去做》里有一条时间-精力曲线：早晨起床，是我们精力最为充沛的时候；随着时间的流逝，精力逐渐下降，效率逐渐降低，直至最低点。这说明了什么？当你希望忙完工作，再去着手自己年度目标的时候，你常常已经没有足够的精力了。

2.没有大块的时间。

在计划的时候，我们很喜欢这么设定时间：每天阅读+输出：1小时；每天运动（准备+正式）：1个半小时。定下这些计划的时候，我们很肯定：它们都是需要较长时间段才能做到的；计划的当下，我们也确信，我们肯定可以严格执行。

事实真的是这样吗？打开手机看看每天的屏幕使用时间，你一定会发出惊叹：原来我花了这么多时间在这么多不知道的地方：微信、抖音、淘宝、微博……我们的大块时间早就被划分得七零八落。因此，当你寄希望于用大块时间来实现目标时，首先得给自己打个问号：我真的能做到吗？

3.没有立刻去做。

我常常被说“记忆力不好”：同事跟我谈论的工作要点，我转过身就忘记；朋友要我帮忙找的资料，我嘴上说着“好”，放下电话就忘记。我真的是记忆力不好吗？我放慢自己的动作，试图找出原因。

同事和我说了工作要点，我答应了，但心里想着喝杯咖啡才能有工作效率，于是我走进茶水间，泡了杯咖啡。回座位途中，遇到跟进另一个项目的同事，和她讨论后坐回位置。接着开始整理桌子、喝咖啡、打开文档……我忘记了第一位同事和我说的话了。

因为没有马上去做，我总是在别人提醒或者过了几天后才懊恼地想起来。

那要怎么做，才能让每天的工作不忙乱，还能有多余的精力和时间去实现自己的目标呢？

二、系统的方法，让工作忙而有序，让梦想逐步推进。

1.心态准备：先处理心情，再处理事情。

每天，除了按部就班的工作、生活外，我们偶尔还会遇到突发事项。此时，即使心理再焦虑，也一定要提醒自己：必须冷静。只有不让慌乱、烦躁的情绪控制自己的内心，才能冷静处理事情。

2.利用4D工作法，让每一天都井井有条。

4D工作法指的是：计划去做、立刻去做、尽量别做、授权去做。《只管去做》里说，4D工作法需要和每日工作清单进行结合，才能发挥最大效用。

首先，清单制作必须遵循一个原则：清单中，工作、生活、年度计划是平等的。清单制作时，要将每日清单划分成两列：第一列窄，第二列宽。在第一列左边，写上时间，这是一天的时间轴，它让我们清楚一天有多少时间可以用。第一列右边，写上固定时间去做的事，这代表了这个具体时间段已经被占用，我们必须执行该项任务。右边栏比较宽，没有特别的格式，写的是待办事项，有新的事项随时可以添加上。特别注意的是，每天的代办事项里面必须要有年度计划中每天要执行的内容。

然后，将每个事项进行标注，说明重要、紧急程度。在左侧的固定时间里，是我们今天必须去做的事，为了对自己进行提醒，我们还需要写进手机记录里。在自由区，需要立即去做的事情需要标记好重要性；今天做但没有要求固定时间的，写在自由区。今天别人让我做，但是将来才做的，写在月历里。授权他人去做的，要将确定回复的时间记录在月历里，并设置提醒。尽量别做的，就不需要写在清单里了。

最后，分解项目步骤，缕清工作思路。项目分解的时候我们能清楚掌握工作要点，同时还明确了可以利用碎片时间来执行的步骤。

事实上，利用4D工作法，我们就很好地解决了没有足够精力、没有立刻去做、没有大块时间去做的问题。

3.靠理性而非感性处理突发事项。

那遇到突发事项，我们该如何处理呢？《只管去做》里提了三个具体的操作步骤。

第一，2分钟原则，也就是说：2分钟能做的事情立即去做。遇到突发事项，我们首先考虑，这件事情是我们能在2分钟内完成的吗？假如可以，那就直接去做，避免因为将事项的累积而给自己过大的压力。

第二步，写下来并进行预览。如果经过判断，该事项是无法在2分钟内立刻完成的，那我们需要将其写进清单里，并再一次预览所有事项的安排，进行轻重缓急的排序。

第三步，也是最重要的处理原则：优先去做最重要的事情。无论是突发事项还是计划中的事项，我们必须优先去做最重要的事，而不是因为突发事项的到来，就临急临忙地将原计划的事项全部推迟，或是直接将突发事项安排在有空再去做。

当临时突发事件出现的时候，永远去做最重要的事情，以不变应万变。

年近三十岁的我们为什么会常常觉得迷茫？邹小强回答说：“30岁左右的焦虑，往往是因为没有按照自己想要的方式活着。”想要每一天都过得不再迷茫，我们要利用好《只管去做》里的系统性方法：4D工作法，突发事件处理工作流。只有确保每一天都按照我们的意愿去过，我们才能保证自己美好愿景能最终得以实现。

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