构建数字收件箱，以任务调度组织高效工作

发布时间：2024-12-22 08:46

如何创建高效任务清单：将任务分解成小步骤，使用数字或字母排序，设定优先级。 #生活技巧# #组织技巧# #清单制作#

随着近几年远程办公的风潮兴起，数字化、无纸化办公也跨越了科技工作者的樊篱，扩散到更多传统的领域。面对新技术浪潮下的办公变革，有人掌握了技术带来的便利与生产力，但更多的人却未能适应于新的办公逻辑，陷入了工作侵入生活的陷阱中。

在一个娱乐与工作分割日渐模糊，工作状态更加容易受到干扰的数字环境下，作为一名有着轻度 ADHD 症候的拖延症患者，维持持久稳定的工作状态成为了我长久以来所不懈努力的目标。本文中，我将介绍一个我用于保持工作状态的任务管理和信息管理模型，并分析其可行性和适用性。希望能给在读的你一点启发。

知其所以然

各种工作在行为上的本质就是通过人类的劳动对已有的物质与信息进行加工，提高其品质/产生新的物质和信息。1

仅代表个人观点，为下文论证提供依据用。无意讨论劳动在哲学上的意义。

具体的，在数字工作中，信息以电子设备作为载体，经由人脑的智能对信息进行加工从而提高其品质/产生新的信息。这一加工过程既可以是为他人加工（处理工作），也可以是为自己加工（学习）；可以是简单的机械化工作（复制粘贴、填表格式），也可以是具有高度创造性的内容（研究、模拟、创作）。在这一层意义上，信息和任务管理是一体两面的：任何任务必然伴随着需要处理的信息，对任务进行的管理一定需要包含其相关信息的处置。

虽然对人类认知科学的研究蒸蒸日上，对注意力的解释也多种多样，但我最认同的依然是一个简单的模型。人脑的任务调度模式和计算机相似（或者说，计算机的调度模式就是依照最直接的人脑流程而设计的）。在足够短的的单位时间内，任务处理过程是线性的。多任务处理本质上并非真正的并行，只是在不同任务之间快速切换，擅长多任务处理的人本质上只是切换时对专注力的影响较小。任务调度就是对不同的任务依据其诸多属性进行排序，以提高任务执行效率的过程。

任务在执行过程中会有着其不同的状态，具体的：

就绪：任务的前序工作已经准备完毕，只等待进行处理；处理中：当前正在处理的任务；等待：其他外来因素导致一个任务在未完成的情况下需要暂且等待（例如，等待他人的邮件回信）；已完成：任务已经完成处理（不论是否需要或者已经转交给下一个流程）；

计算机任务调度的流程（取自GeeksForGeeks）

需要注意的是，任务调度本身也会占用思考处理的时长，并且与计算机不同，人类在进行任务切换时还会有由于上下文打断所导致的适应过程，在这一过程中对于任务的处理效率会减缓。因此，尽可能的减少任务切换是提高效率的一个主要目标。同时，人类的工作效率会随着持续工作时长而逐步降低。虽然最简单的恢复方法就是休息，但在休息不允许时以适当的间隔交叉执行任务也能有利于长时间保持注意力水平。

当任务进入等待状态时，工作不应当随之停止。同样的，任务出于就绪状态的时间越长，执行任务的表征时间（从接手任务到任务完成的总时间）就越长。恰当的调度过程应该尽量减少这两种等待时间。

良好的任务调度逻辑的基本目标是，在一个已知的任务集合下，让所有排队任务在尽可能快的时间内执行完毕。当任务集合可变时，定态的排队策略可以在各个时间点上动态规划从而尽可能接近最优。

混沌重归平静

经过如上的讨论，我们可以抽象出几个影响工作效率的主要因素：

任务入流过大，造成大量排队等待，“什么都做不完”所呈现出的工作缓慢状态；由于工作状态或者调度异常所导致的处理速度缓慢；工作状态异常：不在状态、拖延症发作等等；这样的状态问题通常与心理因素有关，并非方法论所能解决；调度异常：过多任务交叉导致注意力游移，在不同工具之间往返而被不断干扰，顺序错误导致在困难任务上纠结过久无从前进等等；任务出流过小，造成完成的任务堆积，本质上是对任务“完成”的目标不明确，导致对已经实质上完成的任务仍然反复回顾所浪费时间；

数字办公与传统办公室工作的区别很大程度上在于其隐私性：在设备安全的情况下，没有人会检查你实际的状态是否在工作。当然，对于传统办公室，出神（不论有意还是无意）的情况也同样存在，但是“在办公室”这件事，并且更进一步的使用纸、笔、打字机、计算器等等实体物品的行为，都给了一个非常明确的心理隐喻。在数字办公中，注意力的偏移门槛大大降低，也许只需要搜索时敲错一个关键词，或者打开错一个文件，整个人的工作状态就开始大大游移。

在这样的环境下，真正有效的任务调度策略并非是最大限度的提高接受任务的能力，也并未一味的快速处理任务。Get Things Done 本身仅仅是一个最低的保证，想要真正的让工作与生活平衡，合理、稳定的构建自己可重复的工作安排框架，从而形成可预期的工作吞吐能力才是上策。

请注意，整理任务与调度任务并不是一件事。许多人都用任务管理工具，诸如 GTD 之类的任务管理方法论也是层出不穷。问题在于，它们并不能实质性的解决如何高效的做单个任务，堆积如山的任务队列反而会让思维中时刻占据着被追逐的感觉。将大部分时间都浪费在低效的工作状态下并不能对生产力有任何的助益。

来自传统办公的灵感

在基于纸质材料传达的办公环境中，纸张本身就代表了信息。因此，如何处理纸质材料的流转就成为了提高办公效率的一个关键因素。在长期的管理实践中，一套基本的收件/发件箱逻辑被抽象了出来。

文件、日程、邮件、信息……收件箱是一切信息接收的第一位置。这也意味着，任务不会在未整理之前就漫溢于整个工作空间。桌面作为主要的办公区域始终保持干净整洁，一段时间内专注于一件任务。每天的工作从整理收件箱开始：归并任务内容，分类整理，整齐的堆放成摞。

接着一天的工作徐徐展开。从左侧的文件堆抽出相关的文件，批注、编写、签署、信件往来，再将成品转移到右侧。当一段工作结束时，拆分开右侧的文件堆，信件发送，文件转达，记录归档，敏感信息销毁。这就是一张纸的流程。

传统的办公室中常见的场景（Stock Photo 取自 Vecteezy）

数字收件箱

相仿于此，我总结出了一套可以应用于数字办公的 Inbox/Outbox 逻辑。其基本的工作单位是三个文件夹：Inbox、Outbox 和 Queue。

这个文件夹本身如何构建无关紧要，使用一个最简单的文件夹就可以。实际上，越简单，适应性越强，简单的文件夹与文件可以搭配很多其他工具实现复杂的功能。任何信息都可以以某种方式转化成文件，因此自动化脚本可以很方便的收集来自各个平台的信息；使用 Syncthing、坚果云等文件夹同步工具能够方便的在多个设备之间同步工作进度，等等等等。

Inbox 正如传统的收件箱，是一切接收信息的第一位置，也是一切任务的起始。在 Inbox 中的任务是未经整理的粗糙的原始信息，整理排序作为一个需要快速切换于不同上下文之间的行为会不断打乱其他工作所积累的专注状态。因此，对 Inbox 中内容的整理和分类归纳应当限于每次工作开始前和每次工作结束前，中间的核心工作时段不应当受其干扰。每次开始前，清理上个休息时段所获取的任务信息和之前工作遗留下来的信息，为本次工作的任务顺序排序；每次结束前，清理本次工作完成的任务和在通知隔离时段所积累的任务信息，为下次工作整理好待办列表；

Queue 是工作的核心区域，是未完成的工作累积之处。其主要用于存放两类任务相关的信息：

部分完成的任务在等待时的暂存；尚未开始/将在未来发生的任务的暂存；

Outbox 是完成任务发出前的暂存地。一旦工作进入 Outbox，那就意味着这份工作已经结束。使用 Outbox 不仅能够给自己对重要结果最后一次检查的机会，还能带来明确的“工作完成”的情绪奖励。因此，无论完成内容是否需要等待发出，都应当直接移动至 Outbox，等待固定时间统一检查处理。

本体系的日常执行流程

方法如此，实践又如何呢？进入这一体系的信息，我通常会用如下步骤管理其生命流程：预过滤、分类归纳、处理推出。

预过滤

面对信息爆炸的数字时代，保持专注的第一要务就是精简信息输入。因此，预过滤对于避免信息过度摄入导致精力耗尽尤为重要。

预过滤信息的基本方式

如果说技术对信息处理有什么实质性的助力，那么自动化的信息对接、转译、收集体系一定是一大特点。通过诸如 IFTTT 等自动化平台的收集、转发与过滤，很大一部分信息的整理收集都可以快速且无痛的完成，节省大量的工作时间。

对于许多工作，闭门造车虽然心无旁骛，但毕竟如无根之木。浏览、获取、收集信息是必然之举。但无论是工作来源，还是主动浏览，当今的互联网上充斥着大量无用的低质量信息。很多工作需要广泛多样的输入来激发灵感，而这类工作非常容易以工作的名义陷入低注意力的刷视频刷 SNS 刷刷刷状态。对于这样要求不断获取新知，保持更新的工作，拒绝低质量的算法推荐内容更为重要。

在获取信息时，首先应当尽可能从高质量的信源获取内容，例如公信媒体、数字图书馆、学术来源、开放的互联网素材库等等，远离内容农场、娱乐渠道和 SNS 等易受干扰的来源。对于有价值的信息，可以随时积累，构建自己的知识库，便于即时汇集。

一般的工作通知、日程安排等也是一大干扰的来源。在不同的即时通讯/电子邮件应用之间流转，收集信息，思考回复，安排日程的过程实际上会大大减弱专注度。对于这类信息，可以大致分为非紧急和紧急两种。非紧急的信息来源通知可以一关了之。这类安排一般不需要即时回复，因此每天划定一个专门的时间集中回复，其他时间完全不再打开是可行且有必要的。紧急的信息来源可以使用自动化平台整合到 Inbox 推送之中，避免打开其他应用所导致的中断。

分类归纳

我主要并用两个分类系统对任务进行归纳：紧急/重要四维分区和小/中/大三个等级的任务规模划分。

紧急/重要：

紧急任务在该工作日甚至数小时内必须完成或至少有阶段性进展，反之则为不紧急；重要任务是当日工作的少数几个主要目标，也是当日工作效率的基本考量，反之则为不重要。

特别需要注意的是，紧急/重要的主观评价应当基于自己的评判，而非外部因素所决定的紧急程度/重要程度。

任务规模：

小型任务：通知传阅，签字许可等十分钟内可以处理完毕的内容；中型任务：在一天的工作时间内可以完成的项目，是日常工作的主力内容；大型任务：跨多天的较长期项目，需要循序渐进的累积进度；

一些示例任务在这一分类体系下的位置展示

对于任务进行基本分类之后，就可以进行分类处理了：

小任务依据紧急与否选择在 Inbox 内就地处理或者保留在 Inbox 内，等待本时段结束前快速清理；紧急的小任务放在最开始做：符合“紧急”定义，并且能够最快速的减少总任务量；不紧急的小任务放在最后做：最疲倦的时间用于完成一系列琐碎且影响不大的任务，降低可能的出错导致的影响；中型任务发送至 Queue 内，按照紧急/重要程度进行排序处理，保留大段连续的心流时间完成；大型任务脱离管理体系，按照其自有的策划方案执行，安排固定时间做：用规律化的安排调谐生物钟，让每天积累的进度稳定可控；

处理推出

以文件为载体的信息的结束只有三种可能：发出、归档或删除。删除意味着一项信息已经永久不再使用，比如项目中无意义的中间文件，临时的便签，诸如此类；而存档是处理那些有保留价值，但是与当前工作安排无关的内容，例如项目的原始工程，涉及的素材等等。存档信息除了保存记录之外，很多时候也能转化为自身积累，定期整理时可以将存档中所积累的信息进行提取精炼，转化入知识库体系化储存。

在工作时，及时清理无用的临时文件，既能为存储减负，也能通过逐渐减少的任务列表提供工作完成的满足感。